秘奥进销存软件系统的安装调适

秘奥进销存管理软件是广州秘奥软件科技有限公司的产品，该企业是中国中小企业管理软件行业具有领导地位的供应商之一，产品涵盖服装店管理软件、进销存、ERP、超市POS软件和英文/中文英版软件等。该公司2004年底针对中小企业推出了“秘奥”进销存、财务一体化软件。该软件以“实用、易用、通用，贴近中小企业管理现状”的特点受到中小企业的广泛认可，“秘奥”也由此成为中小企业管理软件的新星。软件采用“傻瓜”思路，使用者可以无需懂会计或特别的电脑知识即可进行管理。

本章介绍的秘奥进销存管理系统软件为增强版，它集财务管理(钱流账)和商品进销存管理(物流账)的功能于一体，相当于身兼企业的【会计+出纳+商品仓管】，直接帮助管理者全面管账，了解每一分资金，每一件商品，每一个欠款，每一笔费用，每一份收入及盈亏的来龙去脉。

8．1．1安装
(1)安装对系统的要求具体要求如下：
1、硬件要求：
服务器端：PentiumⅡ266以上电脑，推荐PentiumⅢ500以上电脑，内存要求在128M以上，至少500M硬盘空间。
客户端： Pentium100以上电脑，内存要求在64M以上，至少100M硬盘空间。
操作系统：Windows95/Windows98/WindowsNT4.0/Windows2000或更高版本。
网络配置：正确配置网卡后，必须添加"TCP/IP"协议。
建议：服务器使用586以上电脑，64M以上内存，200M以上硬盘空间，服务器端用WindowsNT4.0或Windows2000 Server操作系统为佳。

2、软件要求：
在安装使用本软件以前，您需要在您的服务器上先安装SQL Server2000。如果您使用的是单机版，那么您的计算机既是服务器又是工作站，因此需要在同台机上同时安装SQL Server服务器软件和秘奥进销存管理软件。如果是网络版，需用一台机器作为服务器，在该服务器上安装SQL Server200软件，当然也可以同时安装秘奥进销存管理软件。其余机器作为工作站，工作站上只需安装秘奥进销存管理软件。您按照上述的硬件和软件配置要求，将系统设置好之后，如果是购买正式版的用户还请您将我们提供的注册号在您登陆秘奥软件时输入注册号并注册上，否则您在安装后无法正常操作；使用试用版的用户则可以忽略此步骤。

(2)系统安装
①切断电源，将电脑关机。
②将软件狗(火柴盒大小的塑料块)插在电脑机箱后接打印机的插槽上，然后再将打印机电缆线接在软件狗的另一端。
③将光盘放入光驱或将软盘的1#盘插入软驱中，找到setup．exe文件，运行安装主程序。
④进入安装程序，出现如图8—1所示窗口。系统缺省路径为C：＼GRASP，用户可以更改该路径名(注意：路径名不能为中文，不能超过八位)。路径名确定后单击【下一步】，系统进一步提示输入“系统名称”，缺省名为“秘奥增强版”，确定名称后，单击【下一步】，开始安装程序。
⑤如果该路径下已安装有秘奥软件，将提示选择【升级安装】或【全部安装】。如图8-2所示，选定安装方式后，单击【下一步】。安装完成后在Windows【开始】菜单中建立一个秘奥程序组，包含秘奥运行程序、数据备份与恢复、基本信息搬移工具。单击其中的一项即启动相应功能，见图8-3。

8．1．2启动
软件安装完毕后，可以通过下列任何一种方式调甩《秘奥》：
(1)快捷方式秘奥安装完毕后，在Windows桌面上自动生成运行图标，双击该图标进入程序主界面。
(2)程序组单击Windows桌面【开始】按钮，在【程序】菜单下找到【秘奥增强版】，单击菜单下的【秘奥增强版】进入程序主界面。
(3)资源管理器单击Windows桌面【开始】按钮，在【程序】菜单下找到【资源管理器】，单击【资源管理器】按安装路径找到秘奥安装目录，双击该目录下grasp．exe文件，进入程序主界面。

8．1．3数据备份与恢复
由于财务软件对数据的安全性和连续性有较高要求，秘奥设置了“数据备份与恢复”功能。单击Windows桌面【开始】按钮，移动蓝色光条至【程序】菜单处，弹出子菜单，如图8—4所示。鼠标光条移至【秘奥增强版】处，弹出下一级子菜单，继续移动鼠标至【数据备份与恢复】处单击鼠标左键，出现如图8—5所示窗口。选择用户名，并输入正确的密码后按【确定】(系统默认是没有设置密码的)。系统将提示选择【备份数据】和【恢复数据】如图8-6所示。选定后按【下一步】弹出提示用户选择工作路径的窗口，单击选中的工作路径，核对无误并确认后，系统开始执行“备份”或“恢复”工作。完成后提示“备份”或“恢复”成功。图8-6选择备份或恢复
“超级用户”可以直接使用该功能，其他用户必须由“超级用户”在系统“用户口令及权限设置”中设定此项权力，才能使用。

8．2建立基本信息
8．21超级用户与用户密码
进入秘奥首先弹出【用户密码输入】窗口。初次使用只能以“超级用户”的身份进入，该用户密码为空，直接按Enter或【确认】进入如图8—7所示的画面，略。秘奥系统允许为每一个职员设置进入秘奥所使用的密码(好比不同的职员，进入不同的房门有不同的钥匙)，并确定该职员的操作权限，即他能做什么，不能做什么。这个拥有至高无上的权利的特殊用户，在秘奥中被称为【超级用户】。注意：密码不能为中文，并区分英文字母大小写。

8．2．2了解秘奥用户界面
秘奥的用户界面如图8—8所示共包括三个部分，主菜单部分、快捷键部分和图形化主界面。
图8—8用户界面
注意：如不需要显示图形菜单，可在主界面右上角，隐藏“图形化菜单”。

8．2．3建立基本信息
当您新建帐套后并希望开始使用本软件时，需要对系统的数据进行初始化，即首先要输入与进销存、生产等业务相关的基本资料。也就是把以前的手工业务数据转入到本系统中来，以便手工账与电脑账保持正常的衔接输入基本资料是开始正常使用本软件的首要步骤。 选择主菜单【基本信息】，弹出其子菜单，共9类如图8-9所示，略。

其中8类信息库(会计科目除外)分别介绍如下。
【库存商品】记录商品编码、名称、规格、型号等信息。该库是以“商品全名”为关键字段，不能有相同的商品名称。假如有名称相同的商品，但产地或型号、规格不同等类似情况，建议采用分级或在“商品全名”处标识。
例百事可乐(中瓶)、百事可乐(小瓶)，在“商品全名”处标识中瓶、小瓶把两种不同规格的相同商品看作两种商品。
【往来单位】记录业务往来单位和个人的信息。
【内部职员】记录公司职员人员的信息。
【银行账户】记录公司的开户行、账号的信息。
【费用类型】建立费用科目，可根据公司的具体情况自行增加、分类。
【其他收入】建立销售收入以外的收入科目。
【固定资产】记录固定资产项目。
【存货仓库】建立存货仓库或营业分点。
例建立商品信息库应用，如表8-1所示。具体操作为：【基本信息】l【库存商品】，如图8—10所示。建立分类路径的操作是直接在该录入窗口完成的，需要注意的是，录入时应先录入一级分类，依次录入各级分类，最后录入具体商品，录入分类时应单击窗口中的【分类】按钮，录入商品时应单击窗口中的【添加】按钮。在快捷按钮下面会即时显示正在录入的商品分类信息。

8．3建立期初账本

8．3．1建账时应注意的事项
①确定建账日期，该日期是以建账前进入系统时确认的时间为准。如进入系统的日期为2014-03-08，其建账日期也为2014—03—08。所以用户在建账时应注意该问题，调整好建账日期，此后系统不允许修改建账日期。
②秘奥期初账包括以下几个方面。
a．期初库存商品：各仓库中商品的数量和成本单价；
b．期初应收应付：往来单位的应收款或应付款金额；
c．期初现金银行：现金及银行账户的金额；
d．期初固定资产：固定资产项目的价值；
e．期初待摊费用：需要摊销还未摊销的费用，如全年房租；
f．期初借出商品：已经借出的商品，需要注意和库存商品的区别；
g．期初借进商品：已经借入的商品，需要注意和库存商品的区别。
下面就采用成本核算法中的移动加权平均法对期初建账进行介绍。

8．3．2建立期初库存
单击主界面【期初建账】弹出菜单，单击【库存商品】进入基础仓库窗口，基础仓库信息如表8-2所示。录入库存商品期初库存及成本。
注意：期初总价一期初数量×成本均价，自动计算得出。
图8—11录入数量和单价
移动蓝色光标至某个商品处，单击【修改数量和单价】或在该商品栏双击，在弹出的窗口中输入该商品在某仓库中的【期初数量】和【成本单价】，如图8—11所示。按照此方法，逐一将每个仓库中的商品期初数量和成本单价输入到系统中。

8．3．3建立期初应收应付
在【期初建账】菜单中，单击【应收应付】进入，如图8—12所示，移动蓝色光标至某个单位处，单击【修改应收款和应付款】或在该单位栏双击，在弹出的窗口中输入往来单位的【应收款】或【应付款】。如图8—12所示，录入FEDE北京连邦总店期初应收款120000元。
注意：一个往来单位不能同时输入【应收款】和【应付款】。在实际财务中一个往来单位可能同时有应收款和应付款，但在期初应收应付中只能输入其往来账的累计值。

8．3．4建立期初借出／借进商品
在【期初建账】菜单中，单击【借出商品】进入如图8—13所示的窗口，图略。
单击【添加】按钮，弹出如图8—14所示的窗口，图略。
在弹出的窗口中，【往来单位】和【商品全名】通过鼠标单击旁边的“手指”图标或双击该栏空白处，从建成的基本信息库中选择单位和商品后录入【期初数量】和【成本单价】，确认无误后单击【确认】键退出。
“借进商品”的期初建立方法和“借出商品”方法类似，只需在【期初建账】菜单中，单击【借记商品】．这里不再复述。

8．3．5确认正确完成期初建账
打开【资产负债表】，整个期初财务状况已自动核算出来，一目了然，如图8一15所示，图略。

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