进销存软件日常业务处理

8．4日常业务处理
8．4．1商品销售管理
销售管理中涉及销售、销售退货、往来账结算等业务，以下就三种业务进行绍。

8．4．1．1销售业务
单击主菜单【录账】I【业务录入】，系统弹出如图8—16所示的业务单据供用户选择。
如录入第一笔业务：家电销售部4月24日，销售2台“长虹2919”给“北京连邦总店”，单价为4000元。对方支付了lOOO元现金，余下7000元应 收款。根据该业务，打开一张销售单，作如图8—17所示的操作。
在实际销售业务中有下列几种情况：现金结算销售货款、支票结算销售货款、销售货款挂往来账等，所以在图8—17的收款账户录入时应注意区 别处理，前两种情况需要在收款账户中选择【现金】或【支票】并在收款金额中录入对应的金额即可，而销售挂账时一般在附加说明里写明收 款期限后，在【收款账户】和【收款金额】处空白。

8．4．1．2销售退货
(1)按原价退货分以下两种情况。
①销售时是现款的情况：【单价】输入原销售价，在【付款账户】和【付款金额】处输入相应的账户和金额。
②销售时挂往来账的情况：【单价】输入原销售价，在【付款账户】和【付款金额】处空白。
(2)按新价退货分为高于销售价退货和低于销售价退货两种情况。

8．4．1．3往来账结算
往来账结算针对销售货款挂往来账的情况，如图8—18所示。
在【付款单位】中录入或选择往来单位，【收款账户编号】选择现金或其他付款方式，在【金额】一栏里录入销售合计金额(往来单位所欠的货 款)。

8．4．2商品进货管理
进货管理中涉及进货、进货退货、往来账结算等业务，以下就几种业务进行介绍。
8．4．2．1进货业务
假设A单位发给本单位一批货，会涉及三种进货情况。
(1)货款两清在进货单【付款账户】中选择【现金】或其他付款方式，在【付款金额】中输入合计金额值，如图8—19所示。
(2)先付货款后进货首先，做一张【付款单】，把货款支付给供货商，如图8—20所示，然后在收到供货商发来的商品后，做一张【进货单】。
只需注意【往来单位】的一致性和【付款账户】、【付款金额】空白。
(3)先进货后付货款首先，做一张【进货单】i在【付款账户】、【付款金额】处空白。
其次，在确定结清货款时，做一张【付款单】。只需注意【往来单位】和【付款金额】的一致。

8．4．2．2进货退货业务的处理
①减少【库存商品】账户中库存数量和库存总价。
②减少【往来对账】中供货单位的应付款(先进货后付货款的情况)。
③增加【现金银行】账户中的金额(货款两清的情况)。
特别注意：进货退货时允许用户设定退货的结算单价。这样，出库的成本额与结算额之间将产生一个差价，它放在【经营情况表】的【进货退 货差价】账户中。

8．4．2．3往来账结算
主要针对先进货后付款和先付款后进货这两种情况，在进货业务中已经介绍。

8.4.3商品借进借出管理
从会计做账的方式（只管金额，不管数量）来看，因为借进、借出业务只管数量不管金额，是一种“不太规范”的商业行为，所以不能用于会 计作账，只能由库管人员管理。系统中对借出商品及调拨的定义如表8-3所示。
借出：处理销售性不太确定的商品出库，这样，就不会产生销售收入而夸大了经营利润；
借出转销售：明确地将借出商品作销售处理，并同时生成销售收入，销售成本；扣减借出商品的数量和金额；
同价调拨：如商品移库，实际上是变价调拨的一种特例；
变价调拨：用于对代销单位的往来款及商品种类量的双重考核，通常意义上的代销有两种：一种是为您为用户提供代销品，一种是供货商为您 提供代销品。

在秘奥系统中，专门设计了一张表格用于商品的借进或借出统计，如图8—21所示。
注意：借进商品的金额在本系统中以尽可能高的自动化程度管理商品成本，以“避开”用户，而充分体现“按数量核算”的原则。
作为一套全面核算的管理系统，既然收货仓库的商品成本在增加或减少，该增加额或减少额必须在资产中反映出来，才能保持会计借贷平衡的 原理，所以在资产负债表中增加一个【借进商品】或【借出商品】账户，用以记录应退还的借进借出商品总值。
注意：借进借出商品的成本结算是自动管理的。这样，出库的成本额与结算额之间将产生一个差价，它放在【经营情况表】的【借转进货及成 本差】账户中。

8．4．4商品拆装管理
商品拆装单如图8—22所示，可以应用于下列几种业务中。
(1)组装业务例用主板、内存、显卡等配件组装成一台“586电脑”，则在出库商品处输入主板、内存、显卡的配件，在人库商品处输入586电脑。
(2)拆卸业务例一箱“可口可乐”拆卸成瓶装“可口可乐”，则在出库商品处输入一箱“可口可乐”，在入库商品处输入12瓶“可口可乐”。
(3)更换名称例一件“青岛啤酒”错记为一件“五星啤酒”,则在出库商品处输入“青岛啤酒”,在入库商品处输入“五星啤酒”，如表8-4所示 。
系统会自动进行如下处理：减少出库商品的数量及金额；自动计算出库成本；增加入库商品的数量及金额；自动计算入库成本；出入库成本的 差额记入【商品拆装差价】账户中。

8．4．5商品报溢管理
商品报溢单如图8—23所示，除处理库存管理业务外，还可处理获赠业务。
商品报溢处理对账目的修改结果是：该商品的库存数量将增加；该商品的库存金额将增加，增强额根据成本管理方法自动确定；库存增加金额 将记入经营情况中【商品报溢】账户。

8．46报损管理
商品报损单如图8—24所示，除处理库存管理业务外，还可处理赠出业务。
商品报损处理对账目的修改结果是：该商品的库存数量将减少；该商品的库存金额将减少，减少额根据成本管理方法自动确定；库存减少的金 额将写入经营情况表的【商品报损】账户中。

8．4．7商品调拨管理
商品调拨包括：同价调拨和变价调拨两种情况。如图8—25和图8—26所示。
(1)同价调拨单对账目的影响
①商品数量在两个不同的仓库问作等量的转换；
②商品价值在两个不同的仓库间作等价的转换；
③系统自动计算并管理出入库商品成本；
④入库成本等于同品种的出库成本，不产生任何价差。

(2)变价调拨单对账目的影响
①商品数量在两个不同的仓库间作等量的转换；
②商品价值在两个不同的仓库间作不等价的转换；
③系统自动计算并管理出入库成本；
④入库成本等于入库商品的【数量】×新【单价】；
⑤商品变价的价差写入【经营情况表】的【变价调拨差价】账户中。

(3)调拨单在代销处理上的妙用
①把要管理其商品未结算数量的代销商，作为自己的一个仓库看待；
②发货给代销商时，用调拨单；该代销库的价值，就是应收货款；
③代销商与我们结算时(只是确认销售的性质，与是否收款无关)，录入从该代销库发货的销售单。

8．4．8商品调价管理
商品调价是指对“商品零售价”和“商品成本价”的价格修改。秘奥有以下两处地方可以修改“价格”。
(1)【辅助功能】菜单下【物价管理】可修改零售价，零售价在秘奥里被称为“预设售价”，其只是一种信息，与“账”无关，其在本系统中只
用在以下2个地方。
①在【物价管理】菜单中【商品报价表】，分析销售毛差等；
②在录入销售单时，商品的销售单价可以自动弹出并填在【单价】的表格栏里，以便用户可以减少一些录入量和录入错误。

(2)【录账】菜单下【调价：设定成本单价】成本调价对账目的修改结果如下。
①不改变库存数量；
②修改对应到被调价的那部分商品数量的库存的价值；
③将价差写入【经营情况表】的【成本调价】账户中；

8.4.9费用管理
在秘奥软件中，费用的概念和会计中费用的含义不太一致，所以在学习费用管理之前，先对该软件中的费用种类进行如下介绍(括号内是建议使
用的费用名称和付款方式)。
①业务请客(招待费用，现金支付)；
②吃饭签单(招待费用，挂往来账)；
③现金短款(财务费用，扣减现金)；
④支付利息(财务费用，银行存款支付)；
⑤某笔应收款成为呆账、死账(调账亏损，扣减应收款)；
⑥咨询费，维修费(办公费用，现金或银行存款支付)；
秘奥提供了两种费用单据【一般费用单】和【现金费用单】，如图8—27和图8—28所示。

8.4．10收入管理
【其他收入】与【一般费用单】完全类似，但恰恰相反。存管家蘑软件的弹念中．以下均被认为是收入(括号内是建议的收入名目及收款方式) 。
①现金盘盈(财务收入，增加现金)；
②某笔应付款已无法支付(调账收入，扣减应付款)；
③银行存款利息(利息收入，银行存款增加)；
④咨询服务(咨询费，现金或银行收入)；
⑤维修服务(维修费，现金或银行收入)。
秘奥提供的【其他收入】，如图8—29所示。
实际应用：上述③、④、⑤项用【其他收入】处理；上述①项用【调账一现金增加】，2项用【调账一应付款减少】处理。

8．4．11固定资产管理
8．4．11．1固定资产管理的概念
固定资产管理是对【基本信息】中建立的“固定资产”进行购置、变卖、折旧等行为；
固定资产管理在秘奥中只影响其资产的变化即资产负债表的变化。

8．4．11．2固定资产购置
如图8—30所示为购置固定资产的录入窗口。
资产负债表的变化如下。
(1)以现金或银行转账的方式购买一项资产增加另一项资产减少，即固定资产增加，现金或银行存款减少；
(2)以挂应付款的方式购买一项资产增加一项负债增加，即固定资产增加，应付款增加。

8．4．11．3固定资产变卖
如图8—31所示为变卖固定资产的录入窗口。资产负债表的变化如下。
(1)以现金或银行转账的方式变卖一项资产减少另一项资产增加，即固定资产减少，现金或银行存款增加；
(2)以挂应收款的方式变卖一项资产减少另一项资产增加，即固定资产减少，应收款增强。

图8-31固定资产变卖
固定资产折旧资产负债表的变化：一项资产减少一项权益减少，即固定资产减少，利润减少。

8．4．12待摊费用管理
待摊费用是指一次性发生的较大额的，需要分摊到每个月中的费用，例如：房租。
待摊费用管理包括：待摊费用发生和待摊费用摊销两种单据。

8．4．12．1待摊费用发生
待摊费用发生的录入窗口如图8—32所示。账表的变化如下。
①在“资产负债表”中“待摊费用”金额增加；
②其他账表没有任何变化。

8．4．12．2待摊费用摊销
账表的变化如下。
①在“资产负债表”中“待摊费用”金额减少；
②“经营情况表”中费用支出金额增加，当月利润减少。

8.4．13转账、捉现、存款业务
存款在不同户头上转账、从银行提取现金、把现金存入银行这三种业务都用同一种业务单据，如图8-33所示。
(1)转账业务在【收款账户】输入需要转入的账户或户头，【付款账户】输入需要转出的账户或户头。
(2)提现业务在【收款账户】输入现金，【付款账户】输入需要转出的账户或户头。
(3)存现业务在【收款账户】输入需要存人的账户或户头，【付款账户】输入现金。
账表的变化：“现金银行表”中现金或银行存款变化；“资产负债表”中资产类科目(现金、银行存款)变化，但是其“资产合计”没有增减。

8.4.14调账业务
调账业务包括：应收款减少、应收款增加、应付款增加、应付款减少、资金减少、资金增加、收入转期初、费用转期初八种业务单据。
8.4.15商品赠送、获赠管理
商品赠送、获赠管理的账务处理与报损、报溢管理相似，能清楚记录库存商品数量及金额的变化情况；而与报损、报溢相区别，它还能明确跟 踪、记录与赠送、获赠商品相联系的往来单位，使单位商品账的外部、内部管理更清晰，更详细、更透彻。如图8—34所示。
商品赠送处理对账目的修改结果如下。
①该商品的库存数量将减少；
②该商品的库存金额将减少，减少额根据成本管理方法自动确定；
③库存 减少的金额将写入经营情况表的【商品赠出】账户中。商品获赠管理与商品赠送管理相类似。

8.4.16业务单据通用操作：
一、业务单据的操作基础
当您进入打开单据编辑窗口时，您在窗口工具栏上一般会看到【新增】、【修改】、【删除行】、【删除】、【无效】、【保存】、【审核】 、【查询】、【打印】、【导出】、【退出】。以采购订单为例如下图-1：
在单据的表头右键弹出菜单中有与工具栏具有相同的【新增】、【修改】功能之外，还有【第一单】、【上一单】、【下一单】、【最后单】 。如下图-2。
在网格中右键将弹出【保存列界面】、【修改模块列】。如下图-3。
（说明：该章均以“进货订单”为例，简要说明单据的通用操作）。

1、新增单据
当单据处于浏览状态并且【新增】按扭可用时，单击工具栏【新增】或在表头右键弹出菜单单击【新增】，系统显示一张空白的业务单据，然 后录入相应的项目即可。

2、修改单据
当查找到所要修改的单据时就可以对其进行修改了，在找出的采购订单中，首先检查该单据是否审核，未审核则可以直接修改，如果审核则不 允许修改。修改时单击工具栏【修改】或在表头右键弹出菜单单击【修改】。此时单据处于编辑状态如果您想放弃修改则工具栏【取消】。

3、删除单据行
当单据处于新增或修改状态时，可以对单据明细删除行。若单据处于浏览状态时，【删除行】按扭将不可用。在单据明细的网格中用鼠标点击 您要删除的记录，然后单击工具栏【删除行】或在表头右键弹出菜单单击【删除行】将删除改条记录。

4、删除单据
当查找到所要删除的单据时就可以对其进行删除了，在找出的采购订单中，首先检查该单据是否审核，未审核则可以删除，如果审核则不允许 删除。删除时单击工具栏【删除】或在表头右键弹出菜单单击【删除】，系统会提醒您是否删除，确认后可删除该单。

5、取消
当您在新增或修改单据时需要撤消当前的操作则可以取消，恢复原始状态。单击工具栏【取消】或在表头右键弹出菜单单击【取消】，此时单 据恢复到原始状态。

6、保存
编辑后的单据若需要暂时保存则单击工具栏【保存】或在表头右键弹出菜单单击【保存】。保存后的单据只是简单的草稿，不完全生效，不影 响业务变化如应收、应付、库存等。

7、审核单
当查找到所要审核的单据时就可以对其进行审核了。单击工具栏【审核】或在表头右键弹出菜单单击【审核】。审核后单据最下方状态将显示“已审核”，系统自动将审核人与审核日填上。审核后的单据不能再修改或删除。

8、冲红单
如果单据保存后发现单据中的某些数据出错，而单据已经审核后，这时您可以选择“冲红”的处理方式，将对应的业务单据冲回。
操作时在表头右键弹出菜单点击【冲红】即可，冲红的业务单据会即时保存，同时该单在表头会显示“冲红单”的标记。原来被冲红的单
据会在显著位置标记“已冲红”。

9、查询单
当您要对业务单据进行查询时，单击工具栏【查询单】或在表头右键弹出菜单单击【查询单】。点击后将弹出如下图窗体,上方是单据的主表 ，下方是单据的明细信息。当下移动主表时下方网格将显示相关明细信息。 您可以输入“单号”和“状态”作为查询条件查找单据，其中单号可以是模糊查找。 如果当前的“单号”与“状态”查询条件还不满足您的需要，您可以点击左下角的【高级查询】按扭添加更多的查询条件，具体如何使用高级查询请参考报表高级查询。 在上面网格中选中您要浏览的单据，双击或鼠标单击【选择】按扭将返回进货订单浏览您所选的单据。 此外，您还可以利用本系统的快速浏览单据功能，在表头右键弹出菜单单击【第一单】、【第二单】、【最后单】流水型浏览所有的单据。

10、打印
打印【打印】按扭提供了与该单据相关的各种打印搁置。您单击右边的小三角即可打印或预览，如果您对系统自带的打印格式不满意，您还利 用报表设计器自定义打印格式，详操作请参考报表的自定义打印格式。

11、导出
当您感觉目前的列表状显示无法满足需要时，您可以单击【导出】将单据明细信息导出到Excel表格中，然后再进行其他操作即可。

12、保存列界面
当您感觉目前的列宽或列位置不适合时，您可以在表头用鼠标按住拖动位置，您也可以移动列之间的线条而修改列宽。然后右键弹出菜单【保 存列界面】下次打开窗体时将按您的设置显示。

13、修改模块列设置
当您对当前列的显示位置、宽度、名称不适合时可以右键弹出菜单【修改模块列设置】，此时系统将弹出模块列设置模块。

14、自动排序
您可以通过单击表中的列表项目来对单据明细进行排序，以方便您的查看。例如：在采购订单明细中，用鼠标单击列表项目"商品编号"，会出 现【▼】表明单据明细按升序排列，再次单击该栏目出现【▲】则表明按照降序来排列；

提示：
1、保存后的单据只是简单的草稿，不完全生效，不影响业务变化如应收、应付、库存等。只有审核过后的单据才是真正生效的单。对业 务产生影响。
2、业务单据单号系统有两种格式，默认是前缀+日期+4位流水号。您在帐套选项选择流水型的单据编号格式。
3、已经冲红过的单据不可以再冲红，冲红单不能冲红。

二、商品资料的选择录入
将鼠标移到商品编号处即可录入单据商品信息。您可以用【↑】、【↓】、【←】、【→】键在网格的上、下、左、右的来回移动到各列位置。您还可以用回车【Enter】移动下一格。

1、商品的查找
（1）、按编号查找在商品编号处输入您要查找的商品编号，然后按下回车【Enter】，系统将自动查找商品。若您输入的商品编号为精确编号，系统将自动添加商品到明细中，若您输入的编号是模糊编号，系统将弹出商品选择对话框，选择您需要添加的商品。
（2）、按名称查找在商品编号处输入您要查找的商品名称，然后按下回车【Enter】，系统将自动查找商品。若您输入的商品名称为精确名称，系统将自动添加商品到明细中，若您输入的名称是模糊名称，系统将弹出商品选择对话框，选择您需要添加的商品。
（3）、双击选择商品您可以在商品编号处双击鼠标弹出商品选择框。然后请参考基本资料选择框操作选择商品。
（4）、单击小按扭选择商品您可以在商品编号处单击小按扭弹出商品选择框。然后请参考基本资料选择框操作选择商品。
（5）、添加多条商品当弹出商品选择框时，您可以按住鼠标向下拉动选择多个商品。您还可以按住【Ctrl】键，用鼠标点击你需要添加的任意条商品。
提示：当您输入商品编号或名称再双击时将不再按输入的值查找，必须按回车才可以按输入的值查找。

2、折扣、价格、订货金额、税率、税额、金额的录入与计算方法
系统提供了三种单价：原价格、价格、成本价。原价格是根据系统的价格跟踪所取的默认原始单价，原价格不可更改。价格是在原价格的基础经折扣得出的，价格可以改动。 成本价是系统按照会计移动加权平均成本核算方法得出，成本价不可更改。

为了明确个数值之间的关系，以下是各个数值的计算关系：
（1）、价格=原价格*折扣/100；订货金额=数量*价格；税额=订货金额*税率/100；
金额=订货金额+税额；成本金额=数量*成本价；库存金额=库存数量*成本价。
（2）、当折扣改变时价格、订货金额、税额、金额改变。各数值将按（1）的公式变化。
（3）、当价格改变时折扣、订货金额、税额、金额改变。各数值将按（1）的公式变化。
（4）、当订货金额改变时价格、税额、金额改变。各数值将按（1）的公式变化。
（5）、当税率改变时税额、金额改变。各数值将按（1）的公式变化。
（6）、当税额改变时税率、金额改变。各数值将按（1）的公式变化。
（7）、当金额改变时折扣、价格、订货金额、税额改变。各数值将按（1）的公式变化。
提示：在进货与销售时原价格是不可更改的；成本价不可更改，且有成本价权限的人才可查看；单价可以更改。

3、多单位处理
系统有基本单位、单位、多单位三种显示方式。他们的关系是：多单位=数量+单位。而单位则是商品资料中基本单位、小件单位、大件单位三种单位中一种，您可以自定义选择。方法如下：（1）、双击“单位”列或单击小按扭将弹出单位选择框，选择您需要显示的单位。系统将自动计算出多单位。例如：基本单位是‘条’、小件单位是‘包’内装数为10、大件单位是‘箱’内装数为20。输入明细的数量为100，则当选小件单位‘包’时多单位显示‘1000包’；当选大单位‘箱’时多单位显示‘5箱’。

三、价格跟踪方法
货品价格包括参考进价、参考销价、进货等级价（四级）、销售等级价（四级）、系数乘成本价等，并且在编制单据时系统会根据"帐套选项"中设置的价格跟踪方式自动添加所选货品的对应原价格与价格构成了一个较为系统的价格跟踪体系。系统添加价格的规则如下：

1、采购
（1）、帐套选项进价取价方式选“进货参考价”，则系统会根据您所选的商品取商品资料的“进货参考价”。若取到的参考价格
为0，则根据所选供应商与您所选商品取在该供应商最近的进货价格，否则取参考价为准。
（2）、帐套选项进价取价方式选“供应商最近进价”，则系统会根据所选供应商与您所选商品取在该供应商最近的进货价格。若
取到的最近进价为0，则系统将根据您所选的商品取商品资料的“进货参考价”，否则取最近进价为准。
（3）、帐套选项进价取价方式选“供应商级别价格”，则系统根据您选的供应商的价格等级，再根据您所选的到商品取商品资料
对应的进货级别价。若取得的级别价为0，则再采用（1）的方式先取参考价再取最近进价。
（4）、帐套选项进价取价方式选“成本价乘系数”，则系统根据您所选商品的成本价再乘帐套选项的系数取价。

2、销售
（1）、帐套选项销售价取价方式选“销售参考价”，则系统会根据您所选的商品取商品资料的“销售参考价”。若取到的销售参
考价格为0，则根据所选客户与您所选商品取在该客户最近的销售价格，否则取销售参考价为准。
（2）、帐套选项销售取价方式选“客户最近销售价”，则系统会根据所选客户与您所选商品取在该客户最近的销售价格。若取到
的最近销售价为0，则系统将根据您所选的商品取商品资料的“销售参考价”，否则取最近销售价为准。
（3）、帐套选项销售取价方式选“客户级别价格”，则系统根据您选的客户的价格等级，再根据您所选的到商品取商品资料对应
的销售级别价。若取得的级别价为0，则再采用（1）的方式先取参考价再取最近销售价。
（4）、帐套选项销售取价方式选“成本价乘系数”，则系统根据您所选商品的成本价再乘帐套选项的系数取价。

提示：
1、除采购、销售、生产外，与库存相关的单据明细的价格均属成本价格。
2、生产入库或组装入库价格为半成品总金额/成品数量

四、供应商、客户、仓库等资料的选择
单据中供应商、客户、仓库等文本框可以用【↑】、【↓】键在文本框之间的上、下的来回切换到各文本框。您还可以用回车【Enter】移动到下一文本框。
供应商、客户、仓库等基本资料可以模糊查找也可以精确查找，方法如下：
1、输入编号查找精确查找：在文本框输入资料的精确编号后，然后按回车【Enter】，系统将自动查找相关的资料，并自动把相关的名称填入到文本框；模糊查找：您在文本框输入模糊的编号后按回车回车【Enter】或单击文本框旁边的小按扭，系统过滤编号弹出资料选择框供您选择。
2、输入名称查找模糊查找：在文本框输入模糊的名称后按回车回车【Enter】或单击文本框旁边的小按扭，系统过滤名称弹出资料选择框供您选择。
提示：本系统只支持输入编号的精确查找，输入名称的的精确查找系统还将弹出窗口让您再选一次。
其他资料的录入
其他非必需录入的资料您可以根据您的业务需要选择录入。比如收发日期、备注等。
基本资料选择框操作
当您选择基本资料时将弹出基本资料的选择框，我们将介绍如何操作基本资料选择框，这里我们以选择供应商为例如下图：
除商品资料可多选外，其他基本资料只能单选。
1、查找资料本系统提供了“按编号查询”和“按名称查询”两种条件供您查找，您可以选择其中之一并在关键字处输入您所要包含的字符，再单击【查找】过滤基本资料。如果有类别的资料您还可以点击左边的类别树过滤。
2、选择资料在网格中选择您所需的记录，并双击网格或单击【选择】按扭选择资料。
3、新增或修改资料当您查找不到您所需要的资料时您还可以在选择框新增或修改基本资料。

文章来源：秘奥软件网，中小企业信息化领跑者！全国咨询热线：400-9908-527_www.misall.com