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进销存软件数据查询分析

8.5.1库存上下限报警
库存上下限报警对监控滞销商品和畅销商品特别有效。用户既可设置某一仓库报警,又可设置合计仓库报警。操作流程如下。
①首先在【查账】l【库存商品】I【商品上下限报警量设置】中设置某个仓库中商品的上限或下限报警量。
②其次在【库存商品数量上下限报警】中查询是否有报警商品,如果有报警商品可以自动生成:进货单、报损单、报溢单等单据。

8.5.2库存盘点
实际工作中仓库管理人员提供的商品数量统计和电脑库存账不可能完全一致。当发生这种情况时,需要做报损报溢单。但在一些行业中(如服装行业),这种情况相当普遍,特别是月底盘点时工作量相当大,如果仍然采用业务单据中的报损报溢单显得力不从心。为此系统提供了库存盘点的功能,可以对某个仓库的部分或全部商品进行自动盘点,增加或减少电脑库存账。
打开【库存自动盘亏盘盈】表,可参见图8—35在需要报损报溢的商品处输入“实际数量”(鼠标双击该商品),在输入完毕并确认无误后按【盘盈盘亏】键。此操作将所有“库存数量”和“盘点数量”有差异的商品自动生成报损或报溢单保存在“业务草稿”中。在用户确认过账后才对账务产生影响。

8.5.3往来对账
图8—35库存自动盘亏盘盈
操作流程如下。
①【查账】l【往来分析】/【往来对账】。
②【查账】I【应收应付】/【往来对账】。
秘奥提供了一种非常实用的“对账”功能:将与某往来单位的所有物流与钱流的往来业务,以清楚而通俗的方式将一笔笔的业务排列出来。然后,打印出来,传真给对方。这是中小企业的典型对账方式,可参见图8-36。请注意:收款[钱流业务]与销售[物流业务]的并存(特别注意第4行,第5行)。这相当于将会计账本与库房账本作大“拼集”,这种功能在目前的所有管账软件中是唯一的。
【往来对账】中提供了收付款结算管理功能:该功能是以“后台”的方式,在【往来对账】中编组。记录每笔款与某笔单据或某件商品的结算对应关系。具体操作方法如下。
①进入【往来对账】报表后,使用【组号设置】为有相关业务关系的单据(或部分单据行)编上同样的组号。例如:一笔销售单与针对该笔销售的收款单编为同样的组号;
②为了更直观地显示已编组的单据,使用【单据重排】,并选择【按组号排序】,之后系统将自动把同一组的单据排列在一起,同时不同组号的单据用不同颜色来区分。

8.5.4往来分析
往来分析可参见图8—37。
(1)账额分析 按应收款及应付款的范围,查询往来单位。了解往来单位的往来账款减少财务风险。可参见图8-38。
①输入应收款或应付款的上下限,系统按此条件查找符合的单位;
②选择筛选的范围【从当前单位中筛选】或【从所有单位中筛选】;
③选择是否【显示应收应付款均为零的单位】。
(2)账龄分析按某段时间是否与我公司发生业务关系,筛选往来单位。账龄分析主要用于分析应收款,分析哪些单位是“活跃的”,那些单位是“不活跃的”,帮助企业关注呆账、死账等。账龄分析为针对某段时间,这里对其他查询条件说明如下。
①【本时间段内无往来关系的单位】:主要用于查看“呆账”,或近期不活跃单位。
②【本时间段内有往来关系的单位】:主要用于查看“近期活跃”的单位。
③“往来关系”的定义:何为有业务往来呢?“有业务往来”只是口头禅,本身没有一个准确的定义。根据对中小企业的特点的分析,发现绝大部分“业务往来”是针对销售、进货、收款等三种业务,所以,基于“针对多数、不要复杂”的原则,本系统向用户提供了几个最常用的选择,如图8-39所示。

8.5.5进货分析
图8—39账龄分析条件
需求背景:许多企业对进货情况非常关注,需要对进货做详细地分析。可参见图8—40。
【进货盘点】将商品进货数量和金额以线性表的方式罗列出来,可以选择罗列所有商品或某类商品。
【进货盘点】可以选择统计所有进货(包括含税和不含税)、含税进货、不含税进货,这样就可将含税和不含税分别统计。
【查询条件】可以以往来单位、仓库、经手人来查询进货,并选择是否包含进货退货及借转进货。可参见图8-41。

8.5.6单品分析
操作步骤:【销售分析】1【月销售状况/销售月报表】中提供了“单品分析”功能。需求背景:比如,对于软件销售店而言,一定非常关心如下数据——杀毒软件销售“KV300”的利润占自己全部软件销售利润的百分之多少?“秘奥”的销售占全部“财务商务管理软件类”销售的百分之多少?秘奥豪华二期新增的商品“单品分析”,就可以告诉我们这些数据。
例图8—42为某商品“任我行进销存管理软件”的销售与利润分析表。其中,“本类商品”指商品“任我行进销存管理软件”的直接上层分类;“全部商品”指整个商品基本信息库中的全部商品。

8.5.7进销存变动表
可参见图8-43。
图8—43商品进销存变动表
“进销存变动表”用于查询任一时间段中“全部仓库”或“某个仓库”所有商品的出入仓库情况,其基本内容有:上期存、本期入库、本期出库、本期存。表格配置:因为商品出入库绝非只有进货或销售,还有很多其他情况。所以,一张完备的商品“进销存变动表”应包括很多详细出入库的项目(见图8-44),秘奥特别提供了用户自己选择显示内容的机会。
经验之谈:对于秘奥软件中“太宽”的表格,可以在“打印”操作时,将表格转存为文本文件或DBF文件,用word或Excel打开文件,再选择“横向”(及旋转90度打印)即可。这样,一张大表格就可以由很多张打印纸拼接出来。
图8—43商品进销存变动表
“进销存变动表”用于查询任一时间段中“全部仓库”或“某个仓库”所有商品的出入仓库情况,其基本内容有:上期存、本期入库、本期出库、本期存。表格配置:因为商品出入库绝非只有进货或销售,还有很多其他情况。所以,一张完备的商品“进销存变动表”应包括很多详细出入库的项目(见图8-44),秘奥特别提供了用户自己选择显示内容的机会。
经验之谈:对于秘奥软件中“太宽”的表格,可以在“打印”操作时,将表格转存为文本文件或DBF文件,用word或Excel打开文件,再选择“横向”(及旋转90度打印)即可。这样,一张大表格就可以由很多张打印纸拼接出来。

8.5.8含税管理
需求背景:对税比较重视的中小企业,想了解含税进货、销售多少,其中税金多少等。含税处理是一个复杂的问题,涉及面较广,下面我们分三个步骤来说明:配置、录入、查询。
关键词:“价税合计”是指不含税金额与税额之和,即含税金额。
(1)配置要进行含税处理,首先要做一些相关配置。进入菜单【系统维护】/【单据格式配置】,可以选择四种单据格式,其中含税的有以下两种。
①【税票格式A】:标准的税票格式。录入商品的数量、单价、金额、税率、税额,并可按标准税票格式打印。
②【税票格式B】:实用的税票格式。在实际业务中,成交金额往往是价税合计,需会计手工反算单价和金额,比较麻烦。本格式提供了一个功能,直接录入价税合计,自动反算单价和金额,减轻了工作量。选择了单据格式后,用户还可以选择每个项目(列)是否显示,点击【修改名称】修改显示内容。如:在服装行业中,往往把“商品规格”改为“颜色”,“商品型号”改为“尺码”。如图8—45所示,在窗口的下面可以设置每张单据的缺省税率。如:增值税设为“17”。
图8—45单据配置
(2)录入设置好【税票格式】单据后,录入进货/销售单时,自动显示出相应的单据格式。其录入细节和【简单格式】单据大同小异,下面就两种税票格式录入的特殊之处做介绍。
①【税票格式A】:标准的税票格式。用户只需录入商品的数量、单价、税率,而金额和税额自动运算出来,且不能修改。它们之间的运算关系如下:
数量×单价=金额
金额×税率%=税额
单据右下角的合计金额一每行金额累计+每行税额累计
②【税票格式B】:实用的税票格式。用户只需录入商品的数量、税率、价税合计,而单价、金额、税额、税后单价自动运算出来,且不能修改。它们之间的运算关系如下:
数量×单价一金额
金额×税率%一税额
金额+税额一价税合计
单据右下角的合计金额一每行含税金额累计
可参见图8—46。
(3)查询对含税进货/销售的查询在两个地方:【进货分析】、【销售排行榜】。
进货分析:参见8.5.5的“进货分析”部分。
销售排行榜:新的销售排行榜增加了税额和价税合计的统计。并添加了【含税条件】选择。
【含税条件】:可以选择统计所有销售(包括含税和不含税)、含税销售、不含税销售。

8.5.9保质期管理
需求背景:如食品、医药等行业都十分需要保质期处理功能。
注意:
①必须选择“手工指定”成本核算法后,才能使用保质期管理;
②必须在期初库存商品中输入保质期,该功能才生效;
③必须在进货时输入商品的保质期,该功能才生效。
(1)配置在【单据格式配置】中选择录入保质期和备注。
(2)录入:
①录入期初时,在保质期栏中输入库存商品保质期到期时间,格式例如:2014-04-10;
②录入单据时,在保质期栏中输入进货商品保质期到期时间,格式例如:2014-04-10。
注意:保质期时间为商品的到期时间而非一般所理解的1年、2年的概念。
其次输入再过我少天就过保持期,如图8-47所示。
图8—47库存商品保质期查询
【筛选商品】:可根据用户的要求筛选表格中的商品,去掉不需要的。
【天数选择】:设置库存商品保质期到期提前报警天数。如:提前报警天数为7,当前日期为2014-04-03,则表示列出所有保质期在2014-04-10到期的库存商品。

8.5.10滞销商品表
需求背景:在关心哪些商品销售得好的同时,也需要了解哪些商品销售得不好,尤其是库存量又比较大的商品,在销售不好时,更需要及时进行处理,以加快资金流通。可参见图8-48。
图8-48滞销商品表
配置:对什么是滞销商品,各个企业的看法不一,系统提供了判断什么样的销售状况算是滞销的四个办法,供用户选择,如图8—49所示。

8.5.11商品销售分布表
需求背景:在查询销售状况时,有时想要查询一个或一类商品在各个仓库里的销售情况,以对各个仓库的销售情况进行比较。
配置:点击【选择仓库】按钮可以配置显示一级仓库还是显示所有子仓库。在增强版中仓库可以分类,显示一级仓库是指只显示这个商品在一级仓库的销售数量,二级、三级仓库就不显示了;而显示所有子仓库则是指显示这个商品在所有子仓库的销售情况,不显示类仓库。可参见图8-50。

8.5.12“万能”单据查询
需求背景:当用户想要查看一类单据,或者是和一个往来单位有关的所有单据,或者是和一个商品有关的所有单据,甚至是用任意条件的组合来查询单据,都可以用这个功能来达到目的。这个功能的另一个用处是当用户想要查看一张单据,而又找不到时,能使用自己所能想起的任何信息来找到它。
如何使用:在“万能查询”中录入过滤信息,其中往来单位、经手人、商品、仓库、单据类型如果没有录入就表示全部,其余的都是模糊查询,见图8—51。

文章来源:秘奥软件网,中小企业信息化领跑者!全国咨询热线:400-9908-527_www.misall.com

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