实物、信息同步入库
在整个作业过程中,实物与信息应该是同步入库的,实物是指企业所采购的原材料或设备等物资,信息指有关账款和动态的库存数据等。如果实物和信息不同步入库,就会有浪费、暗箱操作、数量与需求不符等问题发生。
实现实物和信息同步入库的关键是建立一套完善的采购内控系统, 库存软件为采购人员提供快速而准确的信息,以便供货厂商适时、适量地开立采购单,使商品能在出货前准时入库,无库存不足及积压货太多等情况发生。
完善的采购内控系统包括几个子系统:库存控制系统、供应厂商管理系、电子订货系统、采购跟催系统和入库作业系统。
1.库存控制系统
当库存控制系统建立采购批量及采购时问文件后,库存软件仓管人员检索供应商报价数据、以往交货记录、交货质量等以作为采购参考。系统所提供的报表为商品供货厂商报价分析报表、各供货厂商交货报表。根据上述报表,仓管人员可按采购商品需求向供应商下达采购单,由此,便进入供应厂商管理人员口需求同供应丽下达采购单,由此,库存软件便进入供应厂商管理系统。
2.供应厂商管理系统
进入供应厂商管理系统后,仓管人员需输入商品数据、供应商名称、采购数量、商品等级等数据,并由系统自动获取日期来建立采购数据库。系统可打印出采购单作为配送中心对外采购使用。
3.电子订货系统
通过电子订货系统采购商品时,订货数据输入计算机,即通过计算机通信网络连接的方式将资料传送至供货商或制造商处,系统还需具备计算机网络数据接收、转换与传送功能。电子订货系统在零售商和供应商之间建立起了一条高速通道,库存软件使双方的信息及时得到沟通,使订货过程的周期大大缩短,既保障了商品的及时供应,库存软件又加速了资金的周转,实现了实物与信息的同步化管理。
4.采购跟催系统
当采购单开出之后,在采购人员进货入库跟踪催促的同时,仓管人员即可依据采购单上的预定入库日期,做人库作业排程、入库站台排程,用采购跟催系统打印预定入库报表及已采购未入库报表,库存软件作为商品入库跟催或商品入库H期核准等作业。系统不需输入特殊数据,只需选择欲打印报表名称,由系统根据当H H期与采购数据库进行比较,打印未入库数据。采购系统好具备材料结构数据,在组合产品采购时可据此计算各商品需求量。库存软件采购单可由单笔或多笔商品组成,且允许有不同进货时期。
5.入库作业系统
入库作业处理系统包括预定入库数据处理和实际入库作业。库存软件预定入库数据处理为人库月台调度、入库人力资源及机具设备资源分配提供参考。其数据来自:采购单上的预定入库日期、入库商品、入库数量等;供应商预先通告的进货日期、商品及入库数量。可打印定期入库数据报表。实际入库作业发生在供应商交货之时,库存软件输人数据包括采购单号、供应商名称、商品名称、商品数量等,可输入采购单号来查询商品名称、内容及数量是否符合采购内容并用以确定入库月台,然后由仓库管理人员指定卸货地点及摆放方式并将商品叠放于托盘上,仓库管理人员检验后将修正入库数据输入。
商品入库后有两种处理方式:立即出库或匕架出库。对于立即出库的状况,入库系统需具备待出库数据查询并连接派车计划及出货配送系统,当入库数据输入后即访问订单数据库取出该商品待出货数据,将此数据转入出货配送数据库,并修正库存可调用量。采用上架入库再出库的方式,入库系统需具备货位指定功能或货位管理功能。库存软件货位指定功能是指当入库数据输入时即启动货位指定系统,在入库和出库时,支持手工及自动指定货物储位,以方便仓管人员调整货位,还能根据多个特陛查询入库数据。
采购商品入库后,采购数据即由采购数据库转入应付账款数据库,会计管理人员为供货厂商开立发票及催款单时即可调用此系统,按供货厂商做应付账款统计表作为金额核准之用。账款支付后可由会计人员将付款数据登录,更改应付账款文件内容。高层主管人员可由此系统制作应付账款一览表、应付账款已付款统计报表等。库存软件商品入库后系统可用随即过账的功能,使商品随入库变化过人总账。
采购成本竞争力全面提升攻略
中小企业从原材料的采购到产品的最终售出,都要采取有效的成本控制方法,同时通过改善生产产品的工艺来降低成本。更进一步,中小企业应对“产出”和“投入”,研究成本增减与收益增减的关系,以确定最有利于提高效益的成本控制方案。
被国家经贸委认定,并向全国推广的山东亚星公司的购销比价管理模式(简称亚星模式),在成本控制方面独具特色。亚星模式就是在满足本企业质量需求的前提下实现低成本采购,库存软件在满足用户质量需求的前提下争取较高价销售。通俗地讲,就是“买得贱,卖得贵,中间环节不浪费”。亚星模式在采购和销售两个环节上采用“价格比较”,把发生在工厂外部所谓“暗箱操作”的购销环节,纳入到企业内部来进行监督控制,从而最大限度地堵住了购销环节的漏洞,节约了资金支出,库存软件提高了企业的经济效益,也使得企业树
立了良好的经营作风,管理得到了加强。
◇制定采购策略,降低成本
在日益激烈的市场竞争中,企业的产品生产周期逐渐缩短,消费者的产品需求多样化,产品技术含量不断提升,企业如无法有效地开源。节流则成为企业应对变局的有效方法之一。库存软件尤其在采购占平均销售金额比重逐渐增加的趋势下,调整采购策略降低成本,是采购部门为企业增加利润的最直接的方式。企业在制定采购策略的时候,要依据以下因素加以制定:
一、依照所采购产品或服务的形态来制定
所采购产品或服务的形态,是属于一次性的采购,还是持续性的采购。这应是采购最基本的认知,如果采购的形态有所转变,策略也必须跟着作出调整,持续性采购对成本分析的要求远高于一次性采购,但一次性采购的金额如果相当庞大,也不可忽视其成本节省的效能。
二、依产品所处的生命周期来制定
采购项目在其产品生命周期的过程中,可以分为下四个时期,各有其适用的手法。
1.导入期(Emergence)
新技术的制样,或产品开发阶段。供应商早期参与、价值分析、目标成本法以及为便利采购而设计都是可以利用的手法。本法以及为便利采购而设计都是可以利用的手法。
2.成长期(Growth)
颓技术正式产品化量产上巾,且产品被市场广泛接受。库存软件采购可以利用需求量大幅成长的优势,进行杠杆采购获得成效。
3.成熟期(Maturity)
生产或技术达到稳定的阶段,产品已稳定地供应到市场上。通过价值工程、标准化的动作可以更进一步地找出不必要的成本,并做到节省成本的目的。
4.衰退期(Decline)
产品或技术即将过时(obsolescence)或将衰退,并有替代产品出现,库存软件因为需求量已在缩减之中,此时再大张旗鼓降低采购成本已无多大意义。
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