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实物、信息同步入库

在整个作业过程中，实物与信息应该是同步入库的，实物是指企业所采购的原材料或设备等物资，信息指有关账款和动态的库存数据等。如果实物和信息不同步入库，就会有浪费、暗箱操作、数量与需求不符等问题发生。

实现实物和信息同步入库的关键是建立一套完善的采购内控系统， 库存软件为采购人员提供快速而准确的信息，以便供货厂商适时、适量地开立采购单，使商品能在出货前准时入库，无库存不足及积压货太多等情况发生。

完善的采购内控系统包括几个子系统：库存控制系统、供应厂商管理系、电子订货系统、采购跟催系统和入库作业系统。

1．库存控制系统

当库存控制系统建立采购批量及采购时问文件后，库存软件仓管人员检索供应商报价数据、以往交货记录、交货质量等以作为采购参考。系统所提供的报表为商品供货厂商报价分析报表、各供货厂商交货报表。根据上述报表，仓管人员可按采购商品需求向供应商下达采购单，由此，便进入供应厂商管理人员口需求同供应丽下达采购单，由此，库存软件便进入供应厂商管理系统。

2．供应厂商管理系统

进入供应厂商管理系统后，仓管人员需输入商品数据、供应商名称、采购数量、商品等级等数据，并由系统自动获取日期来建立采购数据库。系统可打印出采购单作为配送中心对外采购使用。

3．电子订货系统

通过电子订货系统采购商品时，订货数据输入计算机，即通过计算机通信网络连接的方式将资料传送至供货商或制造商处，系统还需具备计算机网络数据接收、转换与传送功能。电子订货系统在零售商和供应商之间建立起了一条高速通道，库存软件使双方的信息及时得到沟通，使订货过程的周期大大缩短，既保障了商品的及时供应，库存软件又加速了资金的周转，实现了实物与信息的同步化管理。

4．采购跟催系统

当采购单开出之后，在采购人员进货入库跟踪催促的同时，仓管人员即可依据采购单上的预定入库日期，做人库作业排程、入库站台排程，用采购跟催系统打印预定入库报表及已采购未入库报表，库存软件作为商品入库跟催或商品入库H期核准等作业。系统不需输入特殊数据，只需选择欲打印报表名称，由系统根据当H H期与采购数据库进行比较，打印未入库数据。采购系统好具备材料结构数据，在组合产品采购时可据此计算各商品需求量。库存软件采购单可由单笔或多笔商品组成，且允许有不同进货时期。

5．入库作业系统

入库作业处理系统包括预定入库数据处理和实际入库作业。库存软件预定入库数据处理为人库月台调度、入库人力资源及机具设备资源分配提供参考。其数据来自：采购单上的预定入库日期、入库商品、入库数量等；供应商预先通告的进货日期、商品及入库数量。可打印定期入库数据报表。实际入库作业发生在供应商交货之时，库存软件输人数据包括采购单号、供应商名称、商品名称、商品数量等，可输入采购单号来查询商品名称、内容及数量是否符合采购内容并用以确定入库月台，然后由仓库管理人员指定卸货地点及摆放方式并将商品叠放于托盘上，仓库管理人员检验后将修正入库数据输入。

商品入库后有两种处理方式：立即出库或匕架出库。对于立即出库的状况，入库系统需具备待出库数据查询并连接派车计划及出货配送系统，当入库数据输入后即访问订单数据库取出该商品待出货数据，将此数据转入出货配送数据库，并修正库存可调用量。采用上架入库再出库的方式，入库系统需具备货位指定功能或货位管理功能。库存软件货位指定功能是指当入库数据输入时即启动货位指定系统，在入库和出库时，支持手工及自动指定货物储位，以方便仓管人员调整货位，还能根据多个特陛查询入库数据。
采购商品入库后，采购数据即由采购数据库转入应付账款数据库，会计管理人员为供货厂商开立发票及催款单时即可调用此系统，按供货厂商做应付账款统计表作为金额核准之用。账款支付后可由会计人员将付款数据登录，更改应付账款文件内容。高层主管人员可由此系统制作应付账款一览表、应付账款已付款统计报表等。库存软件商品入库后系统可用随即过账的功能，使商品随入库变化过人总账。

采购成本竞争力全面提升攻略

中小企业从原材料的采购到产品的最终售出，都要采取有效的成本控制方法，同时通过改善生产产品的工艺来降低成本。更进一步，中小企业应对“产出”和“投入”，研究成本增减与收益增减的关系，以确定最有利于提高效益的成本控制方案。

被国家经贸委认定，并向全国推广的山东亚星公司的购销比价管理模式(简称亚星模式)，在成本控制方面独具特色。亚星模式就是在满足本企业质量需求的前提下实现低成本采购，库存软件在满足用户质量需求的前提下争取较高价销售。通俗地讲，就是“买得贱，卖得贵，中间环节不浪费”。亚星模式在采购和销售两个环节上采用“价格比较”，把发生在工厂外部所谓“暗箱操作”的购销环节，纳入到企业内部来进行监督控制，从而最大限度地堵住了购销环节的漏洞，节约了资金支出，库存软件提高了企业的经济效益，也使得企业树
立了良好的经营作风，管理得到了加强。

◇制定采购策略，降低成本

在日益激烈的市场竞争中，企业的产品生产周期逐渐缩短，消费者的产品需求多样化，产品技术含量不断提升，企业如无法有效地开源。节流则成为企业应对变局的有效方法之一。库存软件尤其在采购占平均销售金额比重逐渐增加的趋势下，调整采购策略降低成本，是采购部门为企业增加利润的最直接的方式。企业在制定采购策略的时候，要依据以下因素加以制定：

一、依照所采购产品或服务的形态来制定

所采购产品或服务的形态，是属于一次性的采购，还是持续性的采购。这应是采购最基本的认知，如果采购的形态有所转变，策略也必须跟着作出调整，持续性采购对成本分析的要求远高于一次性采购，但一次性采购的金额如果相当庞大，也不可忽视其成本节省的效能。

二、依产品所处的生命周期来制定

采购项目在其产品生命周期的过程中，可以分为下四个时期，各有其适用的手法。

1．导入期(Emergence)

新技术的制样，或产品开发阶段。供应商早期参与、价值分析、目标成本法以及为便利采购而设计都是可以利用的手法。本法以及为便利采购而设计都是可以利用的手法。

2．成长期(Growth)

颓技术正式产品化量产上巾，且产品被市场广泛接受。库存软件采购可以利用需求量大幅成长的优势，进行杠杆采购获得成效。

3．成熟期(Maturity)

生产或技术达到稳定的阶段，产品已稳定地供应到市场上。通过价值工程、标准化的动作可以更进一步地找出不必要的成本，并做到节省成本的目的。

4．衰退期(Decline)

产品或技术即将过时(obsolescence)或将衰退，并有替代产品出现，库存软件因为需求量已在缩减之中，此时再大张旗鼓降低采购成本已无多大意义。

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(一)库存的功能

生产的连续性和供应方生产成批性及运输条件所造成的供应的间断性，形成了供需之间的矛盾。库存便是解决这种供需矛盾的一种方法：在销售方面，库存能保证及时供货，库存软件提高服务水平；在生产方面，库存能防止供应中断，保持生产的稳定。库存具有整合需求和供给，维持各项活动顺畅进行的功能。具体而言，库存具有以下功能。

1．满足不确定性需求

顾客对产品的需求在时间与空间上均有不确定性。顾客可能是从街上走进商场买一套立体音响设备的人，也可能是工具箱或生产制造过程需要工具的机工。库存是为了满足预期平均需求的一种持有，它用以满足随时发生的顾客需求，以防脱销。

2．平滑生产要求

当需求与生产能力不平衡时，企业可以利用库存来调节需求的变化。如对于季节性需求，可以在淡季建立库存，以供旺季时使用，这样通过预设库存使生产能力保持均衡，更好地利用生产能力。

3．分离运作过程

库存可以使生产过程中密切相关的加工阶段或作业活动相对独立，库存软件使生产效率不同的各加工阶段或作业活动可以更独立、经济地运行，而且不会由于生产过程中某一加工阶段或作业活动的中断而使整个生产过程停止。制造企业用库存作缓冲，库存软件以保持生产的连续性，否则就会由于设备故障而陷于混乱，并导致部分业务临时中止。缓冲使得在解决问题时，其他业务不必临时中断。同样地，运用原材料库存的公司使生产过程和来自供应商的运送中断问题隔离开来，制成品库存使销售过程和制造过程分割开来。

4．降低单位订购费用与生产准备费用

订购一批物品或生产一批产品，订购费用及生产准备费用与订购或生产的数量有关，如果大量订购或生产，会使单位物品或产品的订购费用或生产准备费用降低。同时，对生产过程来说，如果大批量生产，还会减少单位产品的生产准备时间，提高生产过程能力的利用程度，对于瓶颈环节更为重要。

5．利用订货周期实现数量折扣

通常供应商为了刺激销售，为达到一定采购量的生产者提供价格优惠，采购量越大优惠幅度越大。采购商保持一定的库存是获取供应商的数量折扣的基础。为使采购和库存成本平衡，某些公司往往一次性地购买超过现有需求的数量，把所购买物品的其中一些或全部储备起来用于后期使用。同样，大批量生产往往也比少量生产经济，而其产出必须进入库存以后再用。因此，保存库存能够使公司以经济批量采购和生产，无须为短期需求与购买或生产的平衡而费心。这就涉及定期订单和订货周期。订货周期并不总是取决于经济订货批量。在有些情况下，集体订货和固定时间订货会更现实或更经济。

6．避免价格上涨

有时公司怀疑实际物价要上涨，为避免增加成本，就会以超过平时正常水平的数量进行采购。储存多余商品的能力也允许公司利用更大订单获取价格折扣。

(二)库存控制

对于库存的原因，其解释有多种。究其根本，所有的理由都是基于库存对供需关系具有缓冲作用的认同。库存的出现，既有利于解决供给和需求之间的变化和不可知性的问题(解决供给的最佳批量和时间与需求的实际批量和时间之间存在差异的矛盾)，又可以降低相邻环节之间的相互关联性(可以在操作中出现问题的情况下，保证运作顺利地进行，解决生产中的“断顿”问题)。

在注意到库存作用的同时，也须小心库存带来弊端。

第一，占用大量资金。库存从价值形态上看是资金的占用，不但使资金暂时不能发挥效用，而且还要因这一笔资金耗费使用费用，即银行利息。

第二，发生库存成本。库存从物质形态上看是一些物品，它们需要占用仓库进行存放，还要花费人力、物力、财力进行入库、出库和储存保管，这些都要发生仓储保管费用和管理费用；库存从风险上看是一种经营风险，库存可能存在因滞销积压、过时报废、保管损耗等风险而造成经济上的损失。所有这些均构成企业为持有库存所需花费的成本。

第三，掩盖企业生产经营中存在的问题。例如，掩盖经常性的产品或零部件的制造质量问题。当废品率和返修率很高时，一种很自然的做法就是加大生产批量和在制品、成品库存，以此掩盖工人的缺勤、技能训练差、劳动纪律松弛和现场管理混乱问题，掩盖供应商的供应质量、交货不及时问题，掩盖企业计划安排不当、生产控制不健全问题等。总之，库存软件生产经营中的诸多问题都有可能用高库存掩盖。正因为如此，在JIT生产方式中，把库存当做“万恶之源”，尽量通过减少库存来暴露生产经营中潜藏着的问题。

如此看来，库存具有二重性。一方面它是企业生产和生活的前提条件，没有库存，企业的生产和生活就不能正常进行；另一方面，库存也是一种负担，它需要占用企业大量的资金，耗费很高的成本。库存量越大，库存时间越长，库存管理费用也就越高。

结合上述两个方面可以看出，企业的库存量不宜太大，太大了会造成沉重的负担；又不宜太小，太小则容易缺货，从而影响企业的正常生产或销售，影响人们正常的生活。库存软件根据企业具体的情况，在理论和实践上，都有一个最佳库存水平。在这个最佳库存水平上，既能够满足物资需求，保障供应，又可以使得库存总费用最省。库存软件因此无论是生产企业，还是流通企业，都在千方百计地为维持这个最佳库存水平而工作。所有这些为追求最佳库存水平而进行的工作，都属于库存控制工作。

所谓库存控制，是指通过对企业生产经营活动所需的各种物料进行预测分析，通过适量采购和存量控制，用最低的存货成本，实现对企业生产经营最佳或经济合理的供应。

科学的库存控制是提高企业经济效益的重要手段。库存控制做得好，可以做到不断料、不待料、不呆料、不滞料、不囤料、不积料。库存控制的中心任务就是做到供应好、周转快、消耗低、费用省，库存软件并保证企业生产经营的持续进行。

三、采购与库存控制的关系

采购最基本的职能是满足需求、保障供应。在企业中，一般的需求表现为两种形态：一是直接需求，二是间接需求。直接需求，即需求点的需求，这时不设仓库库存，采购进来的物资直接用于需求点的消耗。间接需求，即基于库存的需求，这时设有仓库库存，采购进来的物资直接存入仓库，再通过仓库去供应各个直接需求。各个直接需求点都到仓库去获取自己需要的物资，采购不直接与直接需求打交道。这时库存消耗量就是采购的间接需求量。采购管理无论满足哪一种需求形态，都需要进行库存控制。

在直接需求的情况下，采购管理的任务是要维持零库存运行，即把采购进货量控制到刚好能满足生产需要的程度，没有多余的库存。零库存运作需要进行库存控制。采购管理如果不进行库存控制，则这种零库存生产运作就不可能实现。

在间接需求的情况下，采购进来的物资直接用于填充库存，通过仓库去满足间接需求，因而就更需要重视库存控制。库存是采购供应和库存消耗两个方面共同作用的结果，是一个动态变化过程。库存消耗是生产和生活的需要，库存软件是采购管理必须保障和满足的间接需求。因而采购管理的任务，就是要把库存量控制在既能满足间接需求，又不使得库存水平太高的程度。这也必须进行库存控制。如果不控制库存，就不能满足生产生活的需要，或者造成成本太高、负担太重的局面。

所以采购管理应当全部承担起库存控制的任务，应当自觉地把库存控制作为自己的工作准则和基本工作。所谓工作准则，就是制定和实施物资采购工作的基本依据和工作好坏的判别标准。物资采购工作的好坏，库存软件就在于能否实现以最小的库存水平保障企业的物资供应。所谓基本工作，也就是要把物资采购工作的每一个步骤、每一步具体工作都看成是库存控制的具体工作，都要自觉地为库存控制作贡献，把库存控制的思想融化到每一个具体的工作、具体的行动中去。可以说，库存软件物资采购管理部门是企业库存控制的核心，在企业的库存控制中起着决定性的作用。企业库存控制的水平和科学化的程度，主要取决于物资采购管理部门的工作。

采购管理是直接进行物资采购进货与库存管理工作的，由它承担库存控制工作，不但有必要，而且也有可能。库存软件只要在采购管理工作中树立起库存控制的思想，库存软件针对各种具体的需求情况，科学地制定采购策略和采购计划，并在采购工作的各个环节认真实施和控制，就能够达到库存控制的目的。

没有订单的采购，意味着采购回来就是库存；没有订单的生产，就等于制造库存；没有订单的销售，就不外乎是处理库存。因此，库存问题，显然不只是仓库管理问题，也不仅仅是生产问题。库存管理软件当我们以系统思考的方式进行审视时会发现：其实如何让离仓库最“远”的营销部门提高订单准确率，才是控制库存的根本。

库存控制不力会给企业带来高额成本，制造业的企业平均库存成本占库存产品总价值的30％～35％，这个比例是相当高的。而库存形成的核心来源于订单的失真。因此，库存管理软件提高订单的准确性可以为企业削减大量的库存成本，进而起到提高公司利润的目的。

一、订单失真的原因

管理学专家包敦安认为，企业订单失真的原因有以下几个方面。

1．市场变化导致的订单失真

企业将产品生产出来后，在仓库里积压几个月，如果在业绩较好的时候就等于未雨绸缪，否则，一旦市场形势转变为供大于求，企业的高额库存就会像原本处于深水中的石头，随着水位的下降而暴露无遗。2001年，中国空调行业形成的高库存就是这方面的一个真实写照。

2．以销定产导致的订单失真

大量企业的经营理念由“以产定销”转变为按订单生产后，订单失真的现象就更明显了。因为订单是由分公司的销售人员提报的，而订单的准确率又是确保零库存的一个关键因素。

从主观方面分析，分公司的销售人员会将销售业绩作为其主要考核指标，库存管理软件而将订单的提报作为工作中的辅项由销售内勤代填报，但销售内勤不会也不可能将订单填报准确。同时，分公司的销售人员在与经销商沟通时，会将回款以及销售额作为沟通的主要目标，而在订单沟通方面所付出的努力较少。

从客观方面分析，产品的周期越来越短，同时市场的变化越来越快。由下订单到订单的满足，需要有一定的时间差，这就有可能当产品到达时，市场对该产品的需求已经发生了变化。因此，库存管理软件尽管总部在没有接到订单时不生产，保证了总部的零库存，但是分公司的库存却不是零，因此公司仍然达不到零库存。同时，在按订单生产的状况下，总部为了防止订单不准确而导致缺货情况的发生，生产部门、计划部门也会根据历史数据而提前生产部分型号的产品。试想，整天在一线打打杀杀的分公司经理提报的订单都不准确，与市场相距遥远的部门所做的规划，怎么可能不形成库存呢?

3．职能部门之间的壁垒导致的订单失真

《 彼得·圣吉在他的名著榨五项修炼》中一再强调：职能主管在工作中是不可能学会系统知识的。客观上是主管们各有其工作立场，或另外为了领导的要求，往往不得不做出对局部有利而对整体有害的事情。对订单最为关注的人员是销售部门的人员，但是订单的实现却需要生产部门、研发部门、采购部门等的配合，而这些部门在看待订单的问题上与销售部门是不一致的。

生产部门所关注的是总体产量以及生产的平稳性，但目前的薪酬体系加强了部门间的各自为政。对生产部门考核的仍然是以产量为主的指标，在满足销售部门订单的方面并没有太高的要求，生产部门仍然按照总体产量的完成情况来拿薪水。这也就意味着生产部门与销售部门没有形成严格的咬合关系。而同样的，采购部门与生产部门也没有形成咬合关系。导致销售人员下达订单后，或者订单满足的周期过长，或者不能很好地得到满足。长期下去，各部门人员对订单的重视程度不断下降，进而将订单视为一项应付性
的工作，即使销售人员所提报的订单是准确的，也得不到满足，订单依然失真。

二、提高订单准确率的措施

针对上述种种原因，包敦安认为，按订单生产是企业必然的选择。而在按订单生产的状况下，订单应该由各分公司销售人员提报。因此，提高订单准确率所要解决的核心问题，是如何建立一套对分公司销售人员提报订单的准确性进行考核的激励机制，以及建立一套机制使得订单在各个部门传递的过程中得到既快又好的满足。为了做到这两点，可以采取的措施如下：

1．用资源存折法，对分中心经理提报订单进行考核激励

激发员工积极性的根本思路在于将企业的每一位员工转变为在制度约束下、掌握一定资源、能自主经营、自负盈亏的个体，也就是说，只有将员工转变为受制度引导与控制的“利润中心”，才是效率最高的模式。资源存折法正是基于这一点而提出的。

为了完成一定的工作，处于每一个岗位的人员都需要利用一定的资源实现相应的产出。因此，我们可以将资产负债表、现金流量表、损益表三表虚拟整合为对每位员工进行考核的表格，称之为“资源存折”：收入在资源存折上表现为正项，费用、成本等列支为负项，年末正负相抵、扣除所得税后即为该员工的经营业绩，然后该员工可以按照一定的比例进行提成。按照这种思路，我们可以将销售人员实现的销售额作为其收入，而将产品成本、库存费用、运输费用、广告费用、政策费用、工资费用、办公费用、利息费用等作为经营成本，年终正负相抵后的剩余项扣除所得税，就是销售人员经营的成果，并据此按照一定的比例享受相应的利润。

在上述方法下，库存费用被单独列支出来，销售人员为了得到更高的利润，就要提高订单的准确性。如果因为订单不准确而带来高库存，销售人员是要付出高额代价的。因此，销售人员会将订单工作视为一项主要工作，在下订单前，认真地与客户就型号、数量等方面进行沟通，直至达成一致意见并由客户在订单卜签字或交纳一定的准备金。同时，销售人员还要研究当地市场的特点，确定当地的主推产品及卖点，确保产品入库后一个月或更短的时间内被消化掉。另外为了达到高的订单准确率，销售人员还要对行业的发展趋势进行研究，以确定企业未来开发产品的方向。对于企业而言，只有收到销售人员的订单，才能进行生产。因此，资源存折法使企业按订单进行生产，从而有利于企业零库存的形成，降低企业经营风险，提高企业对市场的反应速度。

从上述过程可以看出，资源存折法对销售人员的激励具有双重含义：第

1，自我激励。囚为在资源存折法下，销售人员是作为经营者出现的，作为一名经营者所带来的成就感是任何金钱激励所不能比拟的；第二，利润激励。因为销售人员收入的多少取决于年末存折中的利润情况，因此销售人员会最大限度地少用资源，最大限度地控制库存，保证订单的准确性，从而取得更高的经营业绩。

2．使用市场链机制，确保订单得到及时有效的满足

市场链机制的原理是：打破原有组织的平衡，使各个部门、各个岗位之间形成相互咬合的链条关系。由于每一个岗位都有与其接VI的部门，以此可以形成内部市场机制。市场链条的起始处为销售部门的订单，订单进入生产部门，生产部门紧接着对采购部门下达采购订单。结合资源存折法，生产部门的各个岗位也是利润中心，其收入来源于对销售部门订单的满足情况。采购部门的收入则同样取决于对生产部门订单的满足情况。通过市场链机制，打破部门之问各自为政的局面，使部门之间、同一部门内部各岗位之间形成市场——客户关系。于是，所有部门工作的中心都在订单的满足方面，避免了部门之问各自为政而导致对订单不重视的情形发生。

同时，市场链机制还可以起到过程管理的作用。例如：起初，从销售人员下订单到订单的满足可能需要一个月的时间，为了提高收入，生产部门会尽快满足订单，采购部门也会尽快满足生产部门的需求，从而使订单从下达到满足的时间逐渐缩短，进而使各自岗位的利润得到提高。

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在现金流循环中，库存管理软件通过运用存货管理来加速存货的周转，可以缩短的循环周期，加速回收现金流，从而提高企业的收益率。但是存货不是越快就越好，因为存货每周转一次，就要消耗一定的费用，周转越快，因此消耗的成本也就越多。因此，存货应当保持一定的流通速度和规模能满足企业生产的需要，又能加快现金的流转，满足企业资金的需求此，应重点把握以下关键点：

一、降低存货成本

存货管理的任务在于适当地控制存货水平，库存管理软件在保证销售和耗用正常进行的情况下，尽可能地节约资金、降低存货成本。存货管理中，通常需要考虑降低以下几项成本：

1．采购成本

采购成本是指由购买存货而发生的买价(购买价格或发票价格)和运杂费(运输费用和装卸费用)构成的成本。为了降低采购成本，企业和采购人员可从以下方面努力：

(1)学会核价。不管采购任何一种物料，在采购前都要熟悉它的价格组成，了解你的供应商所生产成品的原料源头价格，为自己的准确核价打下基础。以此为基础有目的地谈判，做到知己知彼，百战百胜。

(2)信息来源要广。现今的社会是一个电子化的时代，采购人员要由不同的方面收集物料的采购信息，消除地域差别等。

(3)选择适合自己公司发展的供应商。中国有旬古话“男怕入错行，女怕嫁错郎”，开发供应商亦如此，一个好的供应商能跟随着你共同发展，为你的发展出谋划策，节约成本，管理起来很省心；不好的供应商则为你的供应商管理带来很多的麻烦。判断一个好的供应商主要从其质量、价格、服务、技术力量、应变能力等多方面综合考虑。

(4)采购人员的谈判技巧也是控制采购成本的一个重要环节。一个好的谈判高手至少会给采购带来5％的利润空间，这亦要需要采购员具有很好的职业道德。

(5)批量采购的重要性。任何人都懂得这个道理，批量越大，所摊销的费用越低。采购计划人员需把好此关。

(6)建立企业的采购信誉。条款必须按合同执行，如付款你可以拖一次、两次，但你绝不能有第三次。失去诚信，别说控制成本，可能货都不会有人给你供。

(7)建立月度供应商评分制度。评分可从质量、价格、服务三方面人手，实行供应商配额制度，会收到意想不到的效果。

(8)建立采购人员的月度绩效评估制度。不但可以激励采购人员的工作积极性，同时也是防止采购员贿赂的一个有效手段．

(9)有效地控制采购库存。库存管理软件避免停转产的风险及积压物资的风险，无形中控制自己企业的采购费用。

2．订货成本

订货成本是指企业为组织进货而开支的各种费用支出，如物资供应人员的办公费、差旅费、邮资、电话电报等支出。这些费用有一部分与订货次数无关，如常设采购机构的房租等基本开支，这类固定性进货费用属于决策的无关成本；另一部分与订货次数有关，如差旅费、邮资、电话电报费等属于决策的相关成本。因此，企业要降低订货成本，就需要减少订货次数，当一定时期进货总量既定的条件下，就意味着需增加存货每次的进货数量。

3．储存成本

储存成本是指为仓储存货而发生的各种费用。储存成本也分为固定成本和变动成本，固定成本与存货数量的多少无关，如立体仓库折旧费、仓库保管人员的固定月工资等，这类成本属于决策的无关成本；变动成本与存货数量有关，库存管理软件属于决策的相关成本，与存货储存数额的增减成正比例变动关系。企业要降低储存成本，就要减少存货的进货数量。

4．缺货成本

缺货成本是指由于存货数量不能及时满足生产和销售的需要而给企业带来的损失。主要包括原材料供应中断造成的停工损失、为补充因原材料短缺的产量而加班加点的损失费、产成品库存缺货造成的延误发货的信誉损失、销售机会的损失、因交货延误而应付的罚金等。若企业不允许发生缺货情形，则缺货成本为零，决策时无须考虑；若企业允许缺货，则缺货成本便与存货数量反向相关，即属于决策相关成本，企业要降低缺货成本，就要增加存货的数量。

二、加快存货周转速度

一般来讲，存货周转速度越快，存货的占用水平越低，流动性越强，存货转换为现金或应收账款的速度越快。因此，库存管理软件提高存货周转率可以加速现金流的回收。

1．计算存货周转速度

存货周转速度是通过存货周转率计算的，存货周转率是衡量和评价企业购入存货、投入生产、销售收回等各环节管理状况的综合性指标。它是销货成本被存货平均余额所除而得到的比率，或叫存货的周转次数，用时间表示的存货周转率就是存货周转天数。存货周转率计量了存货的质量和流动性，也是评价企业购人存货、投人生产、销售收回等环节的管理状况和运营效率的综合性指标。
2．加快存货周转速度

在企业中还应当进一步考察存货的构成，查找出影响存货周转的原因。存货周转率是不同存货类别的不同周转率的混合物，例如，工业企业可将存货按原材料、在产品、低值易耗品和产成品等计算周转率，考察供、产、销不同阶段存货的运营情况。

以下因素有可能引起企业的存货周转率降低：

(1)订货策略的失误和较差的及时控制能力。这种不确定来自订购部门本身。牵涉到是否有合理的订货策略，对上下游企业的供给及需求等信息了解是否准确及时等。

(2)订货周期的不稳定。这主要取决于自己的供货渠道是否单一以及供应商的表现水平是否令人满意。

(3)生产效率低下，导致存货有缓慢的生产量。

(4)企业对信用机制控制不当，如对信用政策控制过严而导致销路不畅。

(5)销售预测不准确，这是影响存货居高不下的主要原因。公众爱好具有易变性，很多因素都会引起不规则的购买倾向，从而导致一般用户和分销商需求也具有很大的不确定性。加之与下游企业的信息沟通不流畅等，都增加了销售预测的难度，导致库存积压。

(6)没有有效地与各个部门沟通，使得库存、在途货物以及需求等基本信息发生偏差。

通过对存货周转率的分析，库存管理软件可以了解企业目前的存货周转情况以及影响存货周转的因素，为企业调整存货周转速度、加快现金流转提供可行的办法。

三、加强存货日常管理

ABC控制法是有效控制存货的一种管理方法。运用ABC法控制存货资金，一般有如下几个步骤：

(1)计算每一种存货在一定时间内(一般为一年)的资金占用额。

(2)计算每一种存货资金占用额占全部资金占用额的百分比，并按大小顺序排列，编成表格。

(3)根据事先测定好的标准，把最重要的存货划为A类，把一般存货划为B类，把不重要的存货划为C类，并画图表示出来。

(4)对A类存货进行重点规划和控制，对B类存货进行次重点管理，对C类存货只进行一般管理。

通过有效加强存货的日常管理，可以提高存货周转的效率，加强存货的成本控制，为加快存货向现金流转化奠定基础。

总之，企业通过加强对存货的管理和控制，在满足企业生产经营需要的基础上，库存管理软件加快存货周转速度，减少在现金流循环过程中存货阶段的滞留时间，将为有效地加速现金流回收提供有利条件。

存货成本控制，击出全垒打

大量积压的存货将增加仓储费用、增加流动资金的要求以及存货毁损、保险、税金及过期报废等成本，因而降低获利能力。因此，对于涉及制造、买卖(或贩售)的行业，存货成本控制常是一重要的管理课题，因为存货往往占资产甚大的比例。
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客户信用风险防范

一个企业最大的财富是它的客户，但同时最大的风险也来自客户。很多企业之所以破产，都是由于其客户倒闭或违约而引起的坏账损失造成的，进出货软件因此要想防范企业危机，客户风险防范必不可少。客户信用风险防范便是通过对客户的财务及非财务信息进行收集、分析，并按客户偿债能力制定信用限额，按照客户的信用等级与信用限额对客户信用进行管理的一种客户风险防范方法。

对客户信用风险的防范，首先需密切关注客户信用的不良征兆，其次则要建立回收风险处理机制。

一、密切关注客户信用的不良征兆

通常情况下，客户发生信用危机之前会有一些不良的征兆，有可能是在组织结构管理、财务调度、经营效益或产业前景等方面产生了不利的因素。因此，企业在与客户往来时，一旦发现异常的情况，进出货软件就应引起高度的重视，对异常现象进行分析和进一步的调查并将其作为企业信用危机预警信号。

下面是企业客户经常出现的几种不良征兆。

1．出售不动产

一般企业除非有特殊原因，否则不会轻易将手中的不动产脱手。经营者在处理其名下的不动产时，大多是因为公司周转困难，借贷无门，为了维持营运，才会以卖产方式解决。遇到此类情况应尽快查明事实真相再做判断。

2．企业及负责人官司缠身，长期诉讼

诉讼是一件耗时又伤财的事，如果企业败诉，有可能会涉及巨额的赔偿；会影响到企业今后的业务发展。

3．企业或负责人有欺骗的行为或企图

信用是企业延续生存的命脉，企业或负责人如果有欠税、逃漏税或是仿冒等记录，进出货软件必将影响企业的信用，增加未来交易中的风险。

4．企业发出或接受的订单量超出正常值

经常往来的客户，除季节性变动外，全年销售额应不会发生很大的变化。如果客户的订货量有异常增减，一定要探究其原因，密切注意该企业的负责人是否有潜逃的意图，或者有囤积商品、转卖、欺诈的可能。当然客户也有可能是接到其他客户的大批订单，对原材料的采购数量也相应大幅度提高，若不查明真相，发货过于保守，就可能损失了一笔大生意。

5．企业临时急于交货，要求提前付款

若经常往来的供货商有固定的交货期，却突然急于交货、取款，这通常是企业资金周转不灵的征兆，可能在财务上出现了困难，应引起高度重视。一般情况下，企业大多注意买方的信用，担心对方是否能够及时付清货款。但是事实上，卖方的交货信用亦应加以留意。因为如果卖方发生财务危机时，可能会倒闭停工，将会连带影响买方的正常作业，也可能因此而延误了买方与下家的合约。

6．企业高价购进原材料

如果排除该项原材料特别紧俏的因素，客户若以高价或现金购买原材料，进出货软件应查明该客户是否因信用不良，导致其供货商不愿再给予赊销。此种举动将造成该客户经营成本上升，增加流动资金支出的压力，容易发生财务周转不灵，与这类客户交往应特别小心。

7．变更付款方式

正常经营的公司对于进货付款都有一定的标准，如果无特殊原因而改变付款方式，应特别注意，对于没有保障的支付方式，要拒绝接受。

客户信用的这些不良征兆可能会引发企业信用危机，因此应严格监视，及时发出警报。

二、建立货款回收风险处理机制

客户大量赊销对企业而言是要冒较大风险的，进出货软件因为一旦应收账款成为呆账，销货就没有了资金流人，这很可能把企业拖垮，而且应收账款不及时收回，也会影响企业的资金周转。

企业加强货款回收的风险控制管理，首要的工作是把“未收款”、  “拖欠款”、  “呆坏账”区别开来。不同性质的款项，采取不同的方法。管理部门严格要求销售人员，关注货款回收的动态。如果发现货款回收有异常情况，或者即将变成呆坏账时，必须迅速做出未收货款异常报告，通知相关人员进行处理，进出货软件至少要及时与主管取得联系，请求帮助。否则，要严肃处理，并进行经济惩罚。尤其要注意的是，业务员在离职或者调职时，必须办理相关的移交手续，如果移交不清，接交人可以拒绝承受“呆账”，并提交相关报告。

1．关于未收款的处理原则

未能按规定期限回收的当月货款，或者超过约定期限的货款，财务部门要出示相关的明细表，交由销售部门核准。销售人员应在未收货款回收期限内负责催收。

2．关于拖欠款的处理原则

销售部门要将财务部门确认为拖欠款的对象进行及时的分析研究，找出货款未能回收的原因，以及下一步的工作方法，形成一定的材料，交由有关部门负责监督，进出货软件促进有关人员进行催收。

3．关于呆坏账的处理原则

一般情况下，呆坏账先由销售部门相关人员进行催收。如果催收没有结果，需要采取法律手段时，就要及时地采取司法行动，绝不能拖拖拉拉，力争减少由于呆坏账造成的损失。进入法律程序处理之前，应按照呆、坏账处理，处理后未能有结果，且认为有依法处理的必要，再移送公司依法处理。

有关责任人应当就应付账款转为呆、坏账的原因进行调查，将调查报告移交公司决策层研究。在整个应收账款回收过程中，应收账款在成为呆坏账之前都有预兆，信用管理人员要及时发现情况异样或有成为呆、坏账的可能，必须迅速做出收款异样报告，通知公司有关法律人员处理，若有“知情不报”或“故意蒙骗”的情况，应当追究当事人的责任。尤其应该强调的是业务员离职或调职，必须办理移交手续，其中结账清单要由有关部门共同会签，直属主管应负责实地监交，若移交不清，接交人可以拒绝承受“呆账”(必须于交接日期起在规定日期内提出书面报告)，否则就应承担移交后的责任。

预防呆账方法之多，不胜枚举。当收款员把调查报告呈到主管人员面前时，其主管应迅速调查、研判此信息的虚实真伪。如其报告明确无误;应立即召开会议，邀约提供信息人士入席说明，进出货软件共同商计，慎重判断，速下结论，并呈请最高负责人决断。

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控制采购成本的实战策略

控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。库存管理软件采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。由于材料成奉占生产成本的比例往往达到50％以上，因此，库存管理软件控制好采购成本并使之不断下降，进销货软件是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。这里介绍j种控制采购成本的实战策略。

一、集中式采购：采购规模优势更大化

集中采购是指中心代理方在每年一定时问内将众多采购方的采购计划进行集中整合形成一个统一的采购计划，由中心代理方与供应商进行洽谈，完成采购方的采购计划。这样集中采购，库存管理软件可以通过以采购数量形式上的增加，提高与供应商洽谈的筹码，形成量多价低的情况。相比随时需要随时购买的“分散采购”模式，库存管理软件集中采购能够有效降低成本。

实际上，从中小企业逐步发展的角度上看，集中采购将逐渐取代分散采购的模式。随着中小企业规模的增长，从规范内部运营流程和节省重复成本的角度上看，都将走向集中采购的模式。库存管理软件集中采购只是把一段时间内的采购需求集中起来进行，并不会妨碍企业的业务运作，业务部门的需求也会得到满足。具体而言，中小企业采取集中式采购制度，在成本控制中有如下优势：

(1)集中采购将平时分散的采购在进行科学合理的调配后，库存管理软件提高了对供货商的谈判筹码，较易获得价格折让与良好的服务。这样做可以通过大批量进货节约成本，还可以通过分析市场来决定是否应储备，从而为自己在以后的竞争中赢得主动。

(2)采购功能相对集中，可以减少人力浪费，便于人才培养与训练；进销货软件推行分工专业化，使采购作业成本降低，效率提高。

(3)集中采购可以最大限度地利用公司的数据库分析和合理预测总进货品种及数量、各个分店的运输量和现金的周转速度等。在统一安排供需数量的情况下，不仅可以简化种类，互通有无，而且可以节省检验工作。这样就避免了各自为政，产生过多的存货，各部门的过剩物资也可相互转用。

(4)集中采购可以通过信息管理系统实现订购、出入库和运输管理的实时|生，提高信息系统对采购决策的支持，避免订购的盲目性和随意性给公司带来的损失。

(5)集中采购使得公司对所有的开支(费用、采购成本、仓储、运输、广告等)一目了然，库存管理软件便于财务管理和资金运用，提高资金的使用效率。

(6)由于集中采购对资金占用状况明确，库存管理软件可以和供应商签署明确的付款条款，有利于保护公司利益。过去，由于拖欠供应商货款现象严重，有些企业为免于供应商的投诉和追债，不与供应商签署明确的合同，用发货通知或订货清单来作为合同，这不仅不能保护公司利益，反而在供应商出现质量问题或由于涨价而将货品囤积到更为赚钱时再销售，库存管理软件无法及时有效地弥补损失。同时由于对赊货不加分析和失去控制，造成对供应商的质量监督、服务问题不能及时指出，更谈不上管理。而最后企业因为质量和服务水平下降，
赊购物品的销售也会大打折扣，企业商誉损失及对供应商的信用损失会远大于占用资金的收益。

总之，采购的集中化，提高了采购管理的效率，而不是像有些人担心的那样降低效率，可以树立公司对供应商的统一形象，统一掌握供应以及价格政策和策略，统一采购人员的管理与绩效考核，库存管理软件统一采购流程和采购制度，加强对采购的监控制度。

在许多行业的采购活动中，库存管理软件都体现了集中采购的优势。比如以钢筋、水泥、混凝土为主要原材料的房地产业，深受原材料价格上涨的拖累，已经开始采取集中采购、集中管理进货的方式。公司统一采购钢材，然后根据各工程的需要统一调配，不仅可以做到大批进货节约成本，更可以通过分析市场趋势决定是否应储备钢材，从而规避价格上涨带来的风险。

集中采购的优势在家电行业同样显现。海尔集团仅是通过对钢板、化工物料、电子零部件等大宗原材料实行集中采购一项，就为公司节省成本达到20％～30％。针对涨价风潮，海尔集团特别提出了“四大”集中采购策略，即“大订单、大客户、大市场和大资源。”

然而，要做到集中采购，说起来容易做起来难，有时不能单单靠公司采购部一个部门完成。海尔集团的成功经验有许多可供借鉴之处。电缆是海尔集团众多产品都要使用的部件，为了做到集中采购，采购部门和产品设计部门通力合作，对空调、洗衣机、电冰箱等产品所用的电缆进行了统一的重新设计，进销货软件能够标准化的标准化，库存管理软件能采用通用部件的尽量使用通用部件。通过这些措施，海尔集团所采购的电缆由原来的几百种减少为十几种。采购产品种类减少，才能顺理成章地实现集中采购。据透露，仅此一项改进，就使得海尔集团在电缆采购上节约了大概20％的成本。

可见，集中采购是一种非常有效的降低成本的方法。进销货软件将各部门的需求集中起来，采购单位便可用较大的采购量作为砝码得到较好的折扣价格。规格标准化后，可取得供应商标准品的优惠价格，库存管理软件库存量可以相对降低。如此，行政费用的支出也会因采购统一作业而减少，采购部便可以有更多的时间将资源用在开发新的供应商上。

让内部牵引为采购把关

一说起成本，似乎只是会计部门和生产部门的事情。这种认识极为有害。现代成本动因的理解是企业战略高度上的，它不仅包括生产过程中的各种有形的物料及人力的消耗，进销存管理软件更应包括企业的规模、市场开拓、企业内部结构调整等无形的成本动因。要对成本进行有效的控制，就要求企业各个部门的协调和共同的努力，进销存管理软件从内部管理与控制的高度为采购把关，从而获得挖掘成本降低和获取效益的潜力。

一、实施严格的请购控制制度

采购环节的第一步骤是要提出对货物或劳务的需要，实行请购制度对采购工作进行管理。进销货软件控制请购可为采购提供一套管理方法，例如，明确权限可以减少采购上的混乱指示和过度采购。请购单比较适用于一般消耗性的物料采购或机器设备的维修。对于机器设备等企业固定资产的采购，必须做好前期的调研，认真分析成本效益。

中小企业实施请购制度时，应由熟悉市场的采购部门人员而不是由使用部门人员来决定货源和发出购货订单，这样可以增强库存软件管理控制力度，并能够形成批量采购的规模经济效应。

请购制度要求采购部门在收到请购单后，对具体订购事宜作出决定：数量、订购物品的供应商、订购时间、订购物品名称。采购的内部控制制度应该为合理地作出这些决定而制定。

1．请购的类别规定

(1)原材料或零配件的请购一般首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产订单提出请购单。

材料保管人员接到请购单后，进销货软件应将材料保管卡上记录的库存数同生产部门需要的数量进行比较。当材料保管员认为生产所需的数量超过库存的数量时，就应签字同意请购。对于从事大批量生产的企业，进销货软件要有预先的采购计划，如规定最低存量，库存软件使材料保管部门可以在库存材料已达到最低存量时就提出请购单。采购计划的制定要非常准确，该进的物料不依时间进来，会造成停工待料，增加管理费用，影响销售和信誉；太早采购囤积物料，库存软件又会造成资金的积压、场地的浪费和物料的变质，所以依据生产计划制定采购计
划，按采购计划适时的进料，既能使生产、销售顺畅，又可以节约成本。

使用者在请购单上一般要对采购需要作出描述，解释其目的和用途。库存软件请购单须由使用部门的主管审批同意，并须经资金预算的负责人员同意签字后，采购部门才能办理采购手续。

(2)临时的采购需要不要求纳入采购计划当中，可由使用部门直接提出。

2．请购单的开立、递送

(1)请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，库存软件并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后依请购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订)，  “请购单(内购)  (外购)”附“请购案件寄送清单”送采购部门。

(2)需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，即一单多品方式，提出请购。

(3)紧急请购时，由请购部门于“请购单”的“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。

(4)材料检验须待试车后方能实施者，库存软件请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。

(5)庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。

(6)免开请购单部分。

①下列总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订。现列举如下：

贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等；

招待用品：饮料、香烟等；

书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等；

打字、刻印、报表等。

②零星采购及小额零星采购材料项目。

(7)请购单位对于所请购材料，库存软件若需要变更规格或数量时，必须立即函洽或电告采购单位；如因已订购或事后变更者，采购单位须即函复已订情形，并洽请购单位设法收受，或由请购单位负责会同采购单位与承售商协调解决，但尽可能避免之。

(8)采购部门在接到请购单时，立即办理询价、议价，收发货管理软件并将议价结果记录于请购单，收发货管理软件然后将请购单第二联呈准，必要时得事先送请购单位签注意见。

(9)请购单呈核后送回采购单位向供应方办理订购，应与供应方订定买卖合约书一式四份，第一份正本存采购单位，第二份正本存供应方，第三份副本存请购单位，第四份副本及暂付款申请书第二联送会计处供整理定金用，如不需支付定金时，第四份副本免填。
3．请购核决权限

(1)内购。

①原材料：

请购金额预估在1万元以下者，由科长核决；

请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决；

请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。

②财产支出：

请购金额预估在2000元以下者，由科长核决；

请购金额预估在2000元至2万元者。由经理核决；

请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。

③总务性用品：

请购金额预估在1000元以下者，由科长核决；

请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决；

请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。

附注：库存软件凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。

附注：库存软件凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。

(2)外购。

①请购金额预估在10万元(含)以下者，由经理核决；

②请购金额预估在10万元以上者。由总经理核决。

小型百货商店组织架构

与小型专卖店不同，小型百货商店的产品线较宽、较深，秘奥百货超市软件因此其组织架构与小型专卖店不一样，小型百货商店的架构存在部门划分与职责分工。

一、职能管理部门与专业零售部门的划分

为了便于管理与提高经营效率，百货商店必然会进行工作分工与管理分工，这样就形成了相应的职能管理部门与专业零售部门，其中每个部门都具有至少一项重要的组织功能，由部门经理负责领导并实现其职能。百货超市软件在职能管理部门里有几个专业零售部门对职责进行进一步分工。在职能管理部门里工作的人通常是决策者，不过大部门专业零售部门也有决策权，一些小型百货商店会在企业架构里增加参谋部门。增加这些参谋部门的唯一目的是给决策者提供帮助，而他们本身并没有决策权。

二、职责分工

职责分工的详细程度取决于小型百货商店的规模及产品组合。百货超市软件在小型专卖店里，员工通常要执行多项任务，而小型百货商店的职员都有一定的分工，仓管人员负责理货及货品上架，导购只需负责货品销售。

在百货商店里，不是由一个经理负责全部的管理工作，而是由许多部门经理分担各项职责。因此会出现部门经理负责各类产品的采购和零售，如男装经理、女装经理、童装经理、化妆品经理、日用品经理等。因为百货商店货品分类较细，因此那些货品知识丰富的员工，将会给公司带来更好的效益。

小型百货商店组织架构图

是一个典型的小型百货商店组织架构图。该架构图被百货商店普遍应用，它兼有职权线职位与参谋职位。在百货超市软件中采购与推广职能管理部门被划分为两个专业零售部门。尽管它们的工作相互关联，但是它们的职责不同，在比较大的百货公司，这两个专业零售部门通常被分成两个职能管理部门。管理部与推广部有各自的部门经理，两个部门有各自职责区域。虽然两个部门相对独立，但是它们要相互合作。管理经理与推广经理需随时把市场信息反馈给总经理，他们的职责就是保证两个部门能够充分合作，秘奥百货超市软件以给公司带来更好的效益。

小型百货商店组织架构图

随着小百货商店规模的扩大，它将增加很多分店和大的零售部门，其组织架构将随着改变。

大型百货商店组织架构

一、百货商店的基本组织架构确定

零售业在20世纪初期取得了很大的成功，小型百货商店逐渐扩大规模，为适应市场变化，很多百货商店都改变了组织架构，一些百货商店从最初的两个部门，扩展成了三个、四个、五个或者更多个部门。当时对什么是最有效的架构没有一个确定的标准，很少有公司能意识到好的架构能带来最高的效益。20世纪30年代，由于欧美的经济衰退，零售业受到了很大的冲击，为此，美国零售权威机构组织了一个委员会专门研究主要百货商店的组织结构，以求可以为百货商店提供一份最好的企业架构，指导大型百货商店向着正确的方向发展。经过一年多的努力，委员会调查了多家不同大小、不同类型的零售店的架构，设计了一个首货商店的基本组织架构。此组织架构分为行政和业务两大体系，这两大体系各有一位副总经理负责，各部门经理向副总经理汇报，职责明确，位置清晰。招聘人员均属于专业人员，各司其职发挥最大效力。体系、部门和人员之间分工明确同时又互相配合，百货超市软件使组织成为一个有机运作整体。

二、组织架构中基本职能部门介绍

(一)采购部

1．采购部职能

在基本组织架构中，最大的部门就是采购部，它负责旗舰店和所有分店的采购和销售工作，该部门由采购部经理负责管理，他监督所有零售店的工作，所以该部门经理被认为是同级当中最有实力的一个。采购部可划分为三个部门：总店及其分店、采购办公室和仓储室。在一些零售组织中，仓储室被单独划分出来，但是根据权威人士的建议，仓储与采购有密切的联系，应放在采购部门。采购职责由几个部门主管分别承担，也就是由各部门采购主任分别负责女装、男装、童装及饰品的采购与零售，这些主任有权支配部门的资金、确定部门的形象、选择和监督采购员以及所辖区域里的所有管理工作。各部门的采购员负责本部门的采购工作，其工作受各区域主任监督。采购员需根据以前的销售记录和未来的销售预测分配资金。

2．采购部人员配置

一些采购部还设置专业人员职位如下。

(1)服装市场参谋：在采购阶段对服装市场进行分析，百货超市软件并提供款式、面料、色彩、价格等预测信息，这样采购员将会有最全、最新的信息决定采购方向，使零售店走在时尚的前列。

(2)竞争货品买手：时常到其他零售店调研商品种类、同类商品的价格以及新商品等，以使自己的零售店可以得到第一手信息，保持强大的竞争力。

(3)检测师：对商品质量进行检测，比如色牢度、水洗牢度、起毛起球和缝线强度等。有些零售商直接利用厂商提供的检测结果。

(4)采购预算师：根据部门的计划来确定预算的合理分配。

(5)采购数据分析师：百货收银软件为每个部门经理准备商品报告和数据分析。

(6)销售情况反馈员：记录每个部门的销售情况，包括颜色、款式、价格、型号等信息。

(二)店务部

1．人事部职能

该部门的职责有员工的选拔、培训、评估、考勤，人员的升调、离职、福利、保险等。人事部是一个职权线职位，因此他们有雇佣的权利，在很多组织架构中，人事部是一个参谋职位，对于雇佣谁只能给出建议而并没有决定权。
2．服务部职能

其在零售组织中最重要的环节是百货收银软件为顾客提供服务，从接待顾客投诉、VIP顾客管理、礼物的包装到服装的修改都要负责服务。

3．运输部职能

商品从生产厂家到销售区域的运输由该部门负责。商品质量和数量检测的精确性以及商品到达是否及时，对公司利润的影响很大。

4．保安部职能

商店的安全对零售商来说是很大的问题，该部门的职责是注意商品的安全性，逮捕扒手以及处理内部的偷盗事件。

5．维护部职能

打扫商店卫生、处理垃圾以及固定设备等任务由该部门负责，从百货收银软件表面看这些工作似乎并不重要，但是它可以给顾客提供一个洁净安全的购物环境。
(三)公关部

1．广告部职能

该部门负责百货商店所有的广告，包括广告活动布置、广告编写、企划以及选择媒体发布广告。

2．展示部职能

最初的货品展示就是橱窗展示。商店会拿出一块很大的地方来设计橱窗，根据里面所展示的商品，顾客可以预先选定自己喜欢的商品。

(四)财务部

1．会计部职能

该部门主要记录公司的支出、存入资金，税金以及其他经济活动。

2．控制部职能

销售额的审核、费用及预算的控制以及百货收银软件一些有关财务报告的准备都是该部门的职责。

　　物流在企业进销存项目中扮演着重要的角色。因为物流在一定程度上对于商品价值的高低有一定因素。如何提高商品物流的效率，如何降低物流成本是企业在流通领域方面谈论较多的话题。因此秘奥软件认为对于企业而言，降低物流中心的营运成本及提高其经营效益是非常重要的。所以物流改革是必须的。对于已经开展进销存项目的企业，应如何引爆这场物流改革呢？

　　首先是信息的共有化。这强调的是流通领域中企业间的进销存信息共有,特别是商品台帐类及零售信息(POS数据)的共有化。

　　其次是跨业界的标准化。在流通领域,这种标准化通常是指各企业所经手的发票如交货/送货单等票据格式或票据内容的统一化。而这种进销存标准化的趋势也将推广至诸如订货单位或包装单位等流通批次的管理上。

　　最后是坚固的同盟关系。今后在物流领域或在流通业的其他领域中,都将强调建立一种与供货商之间坚固而有力的战略同盟关系。为了实现流通库存的最优化,零售企业除了通过特约代理店、特约经销店等举措来进行一系列必要的库存压缩、库存集约外,也可以凭借与生产厂家之间那种坚固而有力的战略同盟关系来尝试不需中间流通环节的“店铺直送”的进销存项目进货形式。

　　秘奥进销存软件是以全方位的客户管理为基础，以简洁扼要的销售管理为核心，实现客户，市场，销售，财务，售后服务协同工作的管理平台，具有强大的客户管理、供应商管理、商品管理、仓库管理、进仓管理、订单管理、销售出仓、销售订单、收款管理、进仓分析、供应商分析、退货处理、销售分销、客户分析、仓库盘点、仓库调拨，商品报溢、商品报损，进销存表，库存查询，库存报警，财务管理，月结，利润表，资产负债表，模糊查询统计，高级查询统计，应收应付等功能。

在库存管理软件中制定新流程的时候，仍然要立足于现有的流程。其实，跟库存管理软件相关的所有领域，无论是库存管理软件设计、开发、实施、培训，还是库存管理软件项目的集成工作，等等，所有都是离不开业务流程的，好比鱼离不开水一样。业务流程是库存管理软件的根源。如果没有业务流程，库存管理软件就好象散了架的链条一样，只是一个个铁环而已。是业务流程将这些铁环连接成环环紧扣的链条。

A、通过流程了解库存管理软件的框架
对于新鲜事物，第一次接触的时候都会有一种无从入手的感觉。对于库存管理软件大多数人也有这种感觉。其实对于这种信息化管理系统，跟普通的应用软件不同。广州秘奥库存管理软件它是一种立足与实务的工具。即只需要了解实务的流程，就能够了解库存管理软件的框架。换言之，通过流程来了解库存管理软件，这是学习、使用库存管理软件的一个捷径。其实 库存管理软件就是按照企业现有的流程来设计的。只是把原先的手工审批的流程，搬到电脑上操作而已。库存管理软件就这么简单。只要员工掌握了库存管理软件的实务流程，那么也就掌握了库存管理软件的框架。

B、制定流程解决库存管理软件的实际问题。
虽然标准流程能够解决企业大多数的业务问题，但是，每个企业都有各自的问题，所以，只有标准流程仍然还不够。为了发挥系统的最大效用，有时候在系统实施的时候，还不得不更改标准流程，或者说制定一些新的流程来满足企业的特殊需要。在大多数库存管理软件中，都会有这方面的功能。由于大多数用户都可能是第一次接触这个库存管理软件，因此，接受起来也会比较慢。

C、通过流程熟悉库存管理软件的控制点
如果是利用库存管理软件来管理业务流程，当然控制点也会在其中体现。而且由于库存管理软件是定死的，因此，这些控制点就会得到不折不扣的执行。如当客户的信用额度已经用到80%的时候，就会自动向销售人员发出警报，通知他们催促客户付款或者拒绝下新的定单等等。要切实的掌握库存管理软件，发挥这个系统的最大效用，那么就必须要对这些控制点有一个非常深刻的认识。因为这些控制点才是库存管理软件的精华所在。但是，这些控制点在系统中十分的多，又十分的零散。如果孤立的去掌握这些控制点，那对于任何人来说，难度都是非常大的。而且也没有多大的使用价值。如果要了解这些控制点，并发挥其自身的作用，就必须先了解流程。用户最终是否需要用到这些控制点，那就要根据他们的实际情况来定了。这样，由于系统中的操作最终跟他们的实际流程对应起来，所以企业用户接受起来会感觉一点都不难。

首次接触库存管理软件的用户都会感到疑惑的问题:究竟秘奥库存管理软件该如何用，也许有人会认为这个问题不好回答，其实不然，无论是企业中的普通用户，还是想进入库存管理软件实施顾问圈子的人，都可以先通过流程为入口，再进入到这一个领域中。