进销存管理信息系统

21世纪是知识经济时代,管理者必须运用科学的管理手段进行企业经营,运用信息化管理手段进行科学管理,方能在激烈的竞争中取胜。如何采用先进的管理模式,很大程度上都必须借助进销存管理信息系统来完成。随着计算机技术、网络技术的发展,计算机大量普及,计算机操作及管理体制日趋简化,管理信息系统大量开发,企业采用管理信息系统管理业务、财务、生产流程等诸多环节已成为各个企业提高管理水平和竞争能力的必然趋势。

随着我国市场经济的蓬勃发展,连锁超市正处于一个高速发展时期,行业的高速发展必然导致竞争的加剧,要想在激烈的市场竞争中谋求发展,争得一席之地,客观上要求企业加强内部管理,提高运营效率。同时,由于超市的产品种类繁多,业务量大,单凭手工记账已很难适应工作的需要。

经调查,某超市主要经营生活用品,原来进货、销售、库存主要采用手工管理,随着超市规模的扩大,经营项目的增加,手工管理已不能满足超市发展的需要。由于每天的销售量增加,进货频繁,进货次数增加,难免在业务上、财务上出现问题,也经常因库存管理及账务管理而“头痛”,为规范企业内部管理,提高企业业务管理水平,更好地服务于顾客,该超市准备采用管理信息系统来管理进销存业务。

进销存是商业企业的重要管理环节,对外直接关系到为顾客服务的水平、商企的合作关系、企业的整体形象,对内影响到企业的经营成果、职员的切身利益。商业计算机管理信息系统是高新技术的产物,它对于提高工作效率、优化业务管理、降低经营成本、减少商品丢失都有明显的作用。更重要的是通过系统的应用,管理者能更迅速准备地对市场化做出商业的应变策略,力求在激烈的竞争中不断创造出更多的经济效益,以立于不败之地。建立进销存管理系统,可使企业管理工作规范化、制度化和程序化,提高信息处理的速度和准确性,理顺企业的信息流程和流向,及时、准确地把握企业内部、市场和其他外部信息,提高领导的决策水平。
(1)技术可行性分析。现行的网络技术和计算机技术完全能满足进销存管理信息系统的功能要求。进销存管理信息系统在国内外是一个技术上成熟的系统,有可行的技术保证。
(2)经济可行性分析。该超市用于系统开发的预算可满足设备的投入和人力投入。
(3)收益可行性分析。进销存管理系统投入使用后能加快资金的周转,提高资金的利用率,提高管理效率,减少人力资源的浪费,降低库存积压资金。实施进销存管理系统后,所产生的直接经济效益体现在采购计划的准确性、市场商情的及时性、库存结构的合理性等方面。所产生的间接效益是多方面的,例如能够实现科学决策,管理方法现代化,以及促进管理体制合理化和管理信息标准化等。
(4)组织管理可行性分析。该超市的领导层准备采用具体的措施落实人员、资金等方面的保证。管理人员已充分认识到对商品进销存实现规范的计算机管理的重要性,企业内部管理机构健全,管理制度比较完善,能保证系统所需要的基础数据准确、真实。
(5)社会可行性分析。系统的开发使用与现行的管理制度没有冲突,而且现有职员通过培训可以很容易掌握和使用系统。 综上所述,该进销存管理信息系统具备可开发的条件,项目可行,建议开始开发。

1.现行系统的业务流程调查与分析

对该超市的各项业务管理工作进行全面、细致而充分的调查研究,在超市进货部门、库房、卖场通过询问、观察、座谈以及直接参与进销存的过程,了解和熟悉了以下情况:
(1)商品入库的过程。当采购的商品到货后,负责采购的人员首先填写入库单,然后与仓库管理人员对商品的质量及数量进行检查,检查商品的质量及外表是否合格,核对这些待入库的商品实物数量是否与入库单上的数量相符,检查合格后方可入库,并更新商品入库流水账。
对于新进货商品,在库存台账中建立该商品的账目,在该商品的账目中填写该商品的商品编号、商品名称、购入单价、销售单价等。
对于不合格的商品和不合格的入库单则拒绝入库,交由采购人员处理。
(2)商品出库管理过程。仓库管理人员根据商品出库单,经核查后发货,同时登记商品出库流水账。
(3)每天下班之前统计分析人员要根据商品入库流水账和商品出库流水账,累计汇总。

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