文章关键字 ‘库存管理’

秘奥分析企业入库记价法

2011年11月29日,星期二

  对于入库的记价,秘奥软件小编认为中小企业可采用计划成本与实际成本两种方法。

(一)计划成本法的帐务处理

业务处理

  在计划成本法下,材料明细账可以只记录收入、发出和结存的数量,将数量乘以计划单位成本,随时求得材料收、发、存的金额,通过“材料成本差异”科目计算和调整发出和结存材料的实际成本,简便易行。

  计划成本法虽然强调的是“计划”下的成本,但它仍是适时地关注实际成本,与实际成本保持着密切的联系。在取得存货时,将实际成本与计划成本相对比得出存货的“材料成本差异”,表面上看只是一个简单的计算过程,其实质是控制和决策过程。

  在现今日新月异的经济发展浪潮中,企业面临的外界环境越来越复杂,影响企业决策的因素越来越多,并且这些因素的稳定性越来越差。那么企业仓库进销存软件可以将各种变化融入到计划成本中去,年度末结合各种影响因素的变化制定新的更接近于实际的计划成本。而不必为在各种计价方法中做出选择而绞尽脑汁。

  购入材料
  借:材料采购(实际成本)
  应交税费
  贷:银行存款
  验收入库
  借:原材料(计划成本)
  【材料成本差异】…………………………………………实际成本大于计划成本,超支,借记【材料成本差异】,反之,则贷方记
  贷:材料采购(实际成本)
  【材料成本差异】……………………………………………实际成本小于计划成本,节约,贷方记【材料成本差异】
  领料出库
  可以月末一次结转
  借:生产成本
  制造费用
  管理费用
  【材料成本差异】………………………………节约,材料成本差异率为负数(材料成本差异为借方余额,如果节约,采购时放在贷方,而余额在借方,所以
  贷:原材料(计划成本) 材料成本差异率为负数)
  【材料成本差异】………………………………超支,材料成本差异率为正数

(二)实际成本法的帐务处理

业务处理

  1、货到并验收入库,发票等结算凭证已收到,货款已支付。
  借:原材料
  借:应交税费–应交增值税(进项税额)
  贷:银行存款(或库存现金)
  2、货款已付,材料尚未到达
  借:在途物资
  借:应交税费–应交增值税(进项税额)
  贷:银行存款(或库存现金)
  货到验收入库
  借:原材料
  贷:在途物资
  3、货到并验收入库,货款尚未支付
  借:原材料(估价入账)
  贷:应付账款(估价)
  下月初,用红字做同样记账凭证冲回,以便下月付款后,按正常仓库进销存软件程序记账。
  4、采用预付货款方式购货
  (1)预付货款时
  借:预付账款
  贷:银行存款(或库存现金)
  (2)货到验收入库
  借:原材料
  借:应交税费–应交增值税(进项税额)
  贷:预付账款
  (3)预付款项不足,补足上项货款
  借:预付账款
  贷:银行存款
  (4)预付款项多付,退回时
  借:银行存款
  贷:预付账款
  5、领用材料时
  借:生产成本、制造费用、管理费用等相关科目
  贷:原材料

仓库软件物料编码常见的方法

2011年11月15日,星期二

鉴于仓库物料分类的多样性和复杂性,秘奥进销存顾问认为可以对一个公司内部的物料采用不同的编码规则。比如对原材料、半成品、产成品采用不同的分类规则,但要注意不同的分类切忌分类重码和编码重码。物料编码是人机共用的数据,通过编码计算机能够识别物料,通常更多的是业务人员在使用物料编码数据。为了便于业务部门使用,对编码赋予一定的含义,可以有效降低物料管理难度。同时,通过秘奥进销存软件、仓库管理软件物料编码的规范管理,还可以简化管理流程,提高业务运作效率。在能够清晰界定和分类的情况下,所有部门最好采用同样的编码规则:

  1.无意义编码

  物料编码只是作为计算机识别物料的代号,本身并无任何含义,因此采用数字流水号进行编码。这个方法编码简单,易于扩充,不用记忆,使用方便。

  如果企业内部技术管理非常规范,产品数据管理有标准流程控制,建立了完善的技术标准,有相当的技术积累,技术部门与业务部门之间产品数据能保持一致性,在这种情况下,物料编码可以采用无意义编码方法。比如,采用数字流水号对现有物料进行编码。为了管理的方便,可以采用等长的流水号,即所有的物料都用相同的流水号位数,一般用6位或8位数字即可。采用6位数字时,仓库管理软件、进销存软件要注意第一个流水号从100001开始,而不从000001开始。

  2.有意义编码

  物料编码是人机共用的数据,通过编码计算机能够识别物料,通常更多的是业务人员在使用物料编码数据。为了便于业务部门使用,对编码赋予一定的含义,可以有效降低物料管理难度。同时,通过秘奥进销存软件、仓库管理软件物料编码的规范管理,还可以简化管理流程,提高业务运作效率。

  技术管理不规范是目前大多数企业的现实,由于没有流程控制,从研发到业务部门运用,产品数据信息失真,部门之间沟通困难。因此,很多企业希望通过物料编码规范和统一来达到部门之间信息共享的目的。但是,由于物料本身的属性和特征较多,每一种业务都有其特殊的属性,把握不当就会陷入无休止的物料编码分类和属性争论中。这是有意义编码痛遭诟病、推行困难的原因。有的企业花费了数月制定出来编码规则,在具体编码时还是要做较大调整。

  3.实用性编码

  结合有意义编码和无意义编码的优点,根据企业的实际需要进行编码。即以实用性为原则,不过分强调编码的有意义和无意义,灵活处理难于界定的物料分类。在编码时是有意义的,随着时间的推移,原来的规则和含义都会进行调整,有意义的物料编码就变得无意义。业务部门在使用物料编码时,并不关注编码本身的含义,关注的往往是编码对应的描述以及是否是所需要的物料。

  实用性编码一般采用三段式编码规则,即大类、中类(小类)和流水号。把物料的主要属性进行大类划分,在大类里进行中类或者小类划分,非主要属性体现在流水号里。一般采用10位编码,按“334”或者“235”的方式处理(334即大类3位,中类3位,流水号4位;235即大类2位,中类3位,流水号5位)。实用性编码一般采用数字,有时也用字母,几乎不用特殊符号。数字之间紧密相连,不用空格或符号分隔。

  物料分类考虑物料的共性可以从不同的角度对物料进行分类。同一个、同一类物料,从技术、销售、计划、生产、采购、库存、财务和质量等方面进行分类,可以归入不同的类别。正因为这些划分往往存在相互重叠的可能,因此进行物料的类别划分是极为困难的。物料的分类既不能重叠,也不能遗漏,更不能存在歧义。

  鉴于物料分类的多样性和复杂性,秘奥进销存顾问认为可以对一个公司内部的物料采用不同的编码规则。比如对原材料、半成品、产成品采用不同的分类规则,但要注意不同的分类切忌分类重码和编码重码。在能够清晰界定和分类的情况下,所有部门最好采用同样的编码规则。

我国零售服装企业库存管理模式

2011年11月11日,星期五

  (一)传统库存管理模式

  这种模式下,生产企业与零售商的库存管理是各自为政的,供应链中传统库存管理模式是基于交易层次之上的由订单驱动单级管理库存的方式。生产商根据自己对市场的预估,做原料采购、产品生产、储藏、运输等计划,零售商订购一批产品,放入自己的仓库,再组织销售活动,销售产品后,再向生产企业订购商品,以实现循环。在这种模式下,生产企业和零售服装企业的信息都是孤立的,为满足市场都必须承担比较大的库存水平,从而形成“牛鞭效应”。这种秘奥服装进销存模式下,协作缺乏,社会资源效率低下。

  (二)合作库存管理模式

  随着资本力量的壮大,部分生产企业与零售服装企业相互控股,协作发展。在这种服装进销存模式下,双方的信息可以实现充分的共享,这对于生产、销售计划以及促销活动的执行都是非常有利的。

  (三)供应商维护库存模式

  目前,很多的大型商业企业都在逐步实行由供应商管理、维护卖场的库存的模式,在这种服装进销存模式下,零售商负责订货,并对货物拥有所有权,货物款项由零售商与供应商约定在一定的时间定期结算。供应商派促销员到零售服装企业的卖场负责本公司产品的库存维护以及促销的工作,促销员负责对产品盘点,并处理退换货,反馈市场信息等功能,促销员作为零售商与供应商的协调员。

  在这种库存控制策略下,适当允许上游生产商对下游零售商的库存策略、订货策略进行了解或沟通的权力,双方可以协同进行促销活动,以增进销售。最重要的是这种服装进销存模式下,生产企业可以获得零售商的销售信息部分共享,能够比较全面地预计市场状况,对于零售服装企业的生产计划安排非常有利。随着合作的进一步发展,双方信任的增加,这种秘奥服装进销存模式可以获得更大潜力的发展,估计这种模式将成为未来最有代表性的零售商库存管理模式。

从IT技术角度解决库存问题

2011年11月5日,星期六

  1、设置科学的库存管理流程

  存货的种类不同,所涉及的业务环节及它们所组成的业务流程也各有差异。一般而言,存货业务包括到货处理、保管和发放三个主要部分。通畅的业务流程是保障高效库存管理的基础,应具备优化、无冗余、并行作业的基本属性。 

  2、搭建科学的组织结构

  科学的组织结构确保了业务流程的高效执行,明确了工厂(Plants)、存储区域(Storage Locations)、仓库编码(Warehouse Numbers)、仓储种类(Storage Types)以及仓储箱(Storage Bins)之间的合理关系(如图2所示)。

  3、进行物料代码化管理

  物料(包括原材料和产品)种类繁多,在库存管理过程中极易发生混乱的问题。IT技术与层次编码技术的结合为物料的高效管理提供了可能。这种编码技术将所有存货按照层次和类别进行编码的唯一形管理,编码的组成部分包括存货的型号、规格、尺寸等内容。它具有易读和易记的特点,使得进销存管理者只需知道货物的编码,就可以了解该物料的所有信息,以便在每日的烦杂管理中,保持规范、有序的状态。

  4、采取先进的库存管理机制

  采用IT技术(如秘奥进销存系统)可以对不同类别的物料进行区别管理:

  对于标准物料的管理,在收发作业时物流和价值流实施同步管理(如图3所示),而跟踪每种物料的数量和价值。

  对于物料的转储问题,IT技术可以实现多场所(仓库、生产点和分销中心)的库存管理,自动计划物料从一个场所(工厂)转储到另一个工厂,监控这些转储状态,并进行相关的会计事务的过帐。

  而对于特殊的消耗性物料,价值不在库存系统中跟踪,即当接到物料时,消费品直接过帐到工作和成本中心。

  对于寄售库存这种新的管理模式,将采购物料提议的供应计划转换为与供应商之间的业务安排,工作流包括:

  从供应商那里接收发运通知;

  接受物料,放到“特殊库存”的寄售仓库;

  从寄售仓库将物料发给生产订单或维护订单;

  从寄售库存转储为普通的公司库存;

  物料发出时供应商自动发票处理过程开始。

  5、与相关模块集成

  在进销存系统中,库存管理是物料管理模块的一部分,它与整个物流系统集成,包括采购、销售、财务等部门,即:根据物料需求计划(MRP)所确定的物料需求,进行物料的外部或内部采购;到货进入库存管理系统进行管理;尔后,或把物料销售给客户(由销售模块进行管理),或发送到制造系统(由生产模块管理)。

如何做好库存量管理

2011年11月4日,星期五

不管是服装企业,还是鞋业企业,又或者是其它企业,要想做好库存量管理除了要有秘奥进销存管理软件等管理软件外,遵循库存量管理作业细则也是很重要的,特别是以下12条如军规般的准则:

第一条 预估月用量设(修)订
(一)用量稳定的材料由主管人员依据去年的平均月用量,并参酌今年营业的销售目标与生产计划设定,若产销计划有重大变化(如开发或取消某一产品的生产,扩建增产计划等)秘奥进销存管理软件应修订月用量。
(二)季节性与特殊性材料由生产管理人员于每年3、6、9、12月的25日以前,依前三个月及去年同期各月份的耗用数量,并参考市场状况,拟订次季各月份的预计销售量,再乘以各产品的单位用量,而设定预估月用量。

第二条 请购点设定
(一)请购点–采购作业期间的需求量加上安全存量。
(二)采购作业期间的需求量–采购作业期限乘以预估月用量。
(三)安全存量–采购作业期间的需求量乘以25%(差异管理率)加上装船延误日数用量(欧、美地区15天用量,日本与东南亚地区7天用量)

第三条 采购作业期限
由采购人员依采购作业的各阶段所需日数设定,其作业流程及作业日数(公自订)经进销存管理软件主管核准,送相关部门作为请购需求日及采购数量的参考。

第四条 设定请购量
(一)考虑要项:采购作业期间的长短,最小包装量及最小交通量及仓储容量。
(二)设定数量:外购材料的欧美地区每次请购三个月用量,亚洲地区为二个月用量,内购材料则每次请购25天用量。

第五条 存量基准呈准建立
生产管理人员将以上存量管理基准分别填入”存量基准设定表”呈总经理核准,送物料管理建档。

□ 请购作业

第六条 请购单提出时由物料管理单位,利用电脑、利用秘奥进销存管理软件(人工作业)查询在途量、库存量及安全存量填入以利审核,其无误后送采购单位办理采购。

□ 用料差异管理作业

第七条 用料差异管理基准
(一)上旬(1~10日)实际用量超出该旬设定量×%以上者(由公司自订)。
(二)中旬(1~20日)实际用量超出该旬设定量×%以上者(由公司自订)。
(三)下旬(即全月)实际用量超出全月设定量×%以上者(由公司自订)。

第八条 用料差异反应及处理
生产管理人员于每月5日前针对前月开立”用料差异反应表”(附表13.1.6),查明差异原因及拟订处理措施,研判是否修正”预估月量”,如需修订,应于反应表”拟修订月用量”栏内修订,并经进销存管理软件总经理核准后,送物料管理单位以便修改存量基准。库存查询及采取措施

第九条 库存查询
物料管理人员接获核准修订月用量的”用料差异反应表”(附表13.1.6)后应立即查询”库存管理表”(附表13.1.7),查询该等材料的在途量反进度,研判是否需要修改交货期。

第十条 采取措施
物控人员研判需修改交货期时,应填具”交货期变更联络单”(附表13.1.8)送请采购单位采取措施,采购单位应将处理结果于”采购单位答复”栏内填妥,送回物控人员列入管理。

□ 存量管理作业部门及其职责

第十一条 物控人员
为材料存量管理作业中心,负责月使用量基准设(修)订,用料差异分析及采取措施。

第十二条 采购单位
负责各项材料内、外购别的设(修)订,采购作业期限设(修)订及采购进度管理与异常处理。

秘奥详解中小企业管理软件实施顺序

2011年09月23日,星期五

1、MES与进销存软件谁先谁后

  制造执行系统,MES(Manufacturing Execution System),按照美国AMR研究公司对MES的定义:MES是一个工厂层的信息系统,介于企业领导层的计划系统与生产过程的直接工业控制系统之间。它以当前视角向操作人员/管理人员提供生产过程的全部资源(人员、设备、材料、工具和客户要求)的数据和信息。MES在工厂综合自动化系统中起着中间层的作用。在进销存管理系统所产生的长期计划的指导下,MES根据底层控制系统采集的与生产有关的实时数据,对短期生产作业的计划调度、监控、资源配置和生产过程进行优化。MES的功能模块包括工序详细调度、资源分配和状态管理、生产单元分配、过程管理、人力资源管理、维护管理、质量管理、文档控制、产品跟踪和产品清单管理、性能分析和数据采集等模块。在MES下层,是底层生产控制系统,包括DCS、PLC、NC/CNC和SCADA或这几种类型的组合。

  可见,MES是业务计划系统和控制系统的中间环节,什么样的制造业企业有完善的控制系统呢,流程工业和高度数控化的离散制造业,只有这类企业他们才能从底层控制系统中采集生产执行情况的数据,反馈给MES和仓库管理软件。也只有在这种环境下,MES才能显示出它独特的魅力。在这种环境下可以说:没有MES的进销存软件在执行层就像没有触觉和视觉,不能得到及时准确的信息反馈。这类企业上MES是完全必要的。

  然而对于一般的离散制造业,由于设备自动化水平低,底层缺乏甚至根本就没有控制系统,没有办法从底层自动获取生产执行数据,一切生产执行数据都需要人工键入,这时的MES就失去了它的威力。据秘奥软件实施顾问经验来讲这种生产环境下的MES与进销存的车间生严管理系统没有两样,因此也谈不上没有MES的进销存软件是“无本之木”,因此,并非什么企业都需要MES。

2、PDM与进销存软件谁先谁后

  前面的规点,首先从数据流向上看它是对的。没有产品设计,没有零件目录,没有工艺文件和工时定额,生产组织是无法进行的。这无论搞不搞信息化都得如此。但是,就信息集成的角度来讲,必须视企业的情况而定:按定单设计的企业,产品结构频繁变化,生产周期又粮短,这时如果没有CAD和PDM,却要运行库存管理系统,确实是非常困难的,这样的企业我们主张先上CAD和PDM,再上进销存软件。但就一般企业而言,产品结构相对稳定、新老产品都在同时生产,企业就是上了CAD和PDM,设计部门的主要精力肯定还是放在新产品的设计上,无暇顾及老产品的信息化。而生产管理则不同,新老产品都要进行管理,这样,在相当长的一段时间内,即使上了PDM,老产品的物料数据、物料清单、工艺路线及工时定额数还是要靠手工录入,不能依靠PDM的集成。

     一个企业的老总曾经告诉我,他计划进销存的实施要5年。我问他为什么?他说:“我要把主厂的全部产品都用CAD和PDM实现信息化,才能做库存管理系统。”这位老总说这话至今已6年了,他确实在6年前购买了PDM,但是这个立广的老产品至今并没有信息化,时至今日进销存软件还是没有上——这就是将PDM一定要先于进销存软件绝对化了。我们主张:先上PDM还是仓库管理软件,一定要视企业情况而定。按秘奥软件实施顾问多年的实战经验来讲严格按定单生产的企业先上PDM是对的,一般企业必须视企业的需求而定,什么影响企业的生存和发展就先上什么;就是先上了PDM,也不要指望在1~2年内就能从PDM里拿到仓库管理软件想要的全部数据。一是因为老产品一时不能被信息化,还需要人工录入;二是因为何时PDM才能提供符合进销存软件要求的制造物料清单并不确定(提供工程物料清单谁也不怀疑),因为往往PDM提供的物料清单并不能满足生产计划和成本核算的要求,需要修改。

秘奥解析仓管名词:“库存账龄”

2011年09月1日,星期四

1、库存账龄分析的概念

  提到库存账龄,就不得不说到库存周转率。库存周转率是在某特定的周期,销售成本与存货平均余额的比率。用以衡量一定时期内存货资产的周转速度,是反映企业的供应链的整体效率的绩效指标之一,而且很多企业都把它作为整体经营业绩的考核指标之一。

     而库存账龄是在某时间节点,某种或者某类存货的库存时间的加权平均值。很明显,库存周转率越高,库存账龄越低,但是二者又不是反比关系(比较简单的证明就是同样的平均库存,入库时间的不同就会引起库存账龄很大的差异),所以虽然这二者有着千丝万缕的联系,但是企业仓库管理软件不能简单的把库存账龄看成库存周转率的一个衍生指标来对待。

2、库存账龄的计算

    手工计算库存账龄是很困难的。在秘奥仓库管理软件中,库存账龄的计算相当方便。如果要计算某一仓库或者全部存货的库存账龄(虽然该数字可能没有实际的意义),那么公式如下:

   库存账龄=∑(批次入库金额/统计时点库存总额*批次入库时间)。

服装行业热词解释:EOQ

2011年07月11日,星期一

    EOQ即Economic Order Quantity是固定订货批量模型的一种,可以用来确定服装企业一次订货(外购或自制)的数量。当服装企业的服装进销存系统按照经济订货批量来订货时,可实现订货成本和储存成本之和最小化。

    在库存管理中必须作出的基本决定之一就是对照发出重新补充库存的订单的成本平衡库存投资的成本。要回答的问题是,秘奥服装进销存系统应该订多少货。正确的订货数量要使同发出订单的次数有关的成本与同所发订单的订货量有关的成本达到最好的平衡。当这两种成本恰当地平衡时,总成本最小。这时所得的订货量就叫做经济批量或经济订货量(EOQ)。

    EOQ(EconomicOrderQuality)称为经济订购批量,即通过库存成本分析求得在库存总成本为最小时的每次订购批量,用以解决独立需求物品的库存管理问题。

    EOQ库存管理模型中的成本主要包括:

    (1)取得成本。是指为取得某种库存物资而支出的成本,通常用TCa表示,包括订货成本和购置成本。

    (2)储存成本。是指为保持库存而发生的成本,包括库存占用资金应付的利息以及使用仓库、保管货物、货物损坏变质等支出的各项费用,秘奥服装进销存系统通常用TCc来表示。也分为固定成本和变动成本。

    (3)缺货成本。是指由于存货供应不足造成供应中断而造成的损失,如失去销售机会的损失、停工待料的损失以及不能履行合同而缴纳罚款等,服装进销存系统通常用TCs来表示。

服装企业仓库值班室管理制度

2011年06月20日,星期一

        1. 坚守工作岗位,不得擅离职守,不做与值班无关的事项。
  2. 熟悉业务,认真钻研,提高业务水平。文明值班。积极妥善地处理好职责范围内的一切业务。
  3. 重大、紧急和超出职责范围内的业务,应及时地向上级业务指挥部门、公司领导汇报和请示,以便把工作做好。
  4. 加强安全责任,保守机密,不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。
  5. 维护好室内秩序。做到整洁卫生。禁止在工作时间大声喧华。无关人员不得随便进入该室。爱护公物,杜绝浪费。
  6. 坚持批评与自我批评。团结互助,互相尊重。
  7. 遇有特殊情况需换班或代班者必须主管同意,否则责任自负。
  8. 按规定时间交接班,不得迟到早退,并在交班前写好值班记录,以便分清责任。仓库是个储存物料的地方,从供应商进料,把物料发放给生产线都经过仓库。
  仓管员主要就是负责物料的收发,其次则是储位管理(物料的归位,利于存取)和料帐管理(你的秘奥仓库管理软件料帐一定要准确,要不生管和物控就没法作出物料订购计划而影响生产)。
 
  做仓管要注意的事项是:

  1. 料帐要准确(这点是最重要的,生管作出生产计划时不可能每次都会看你有无 实物,他会看你的帐,如果在仓库管理软件中有帐无物的话就会生产因欠料而停产,严重影响成品出货;有物无帐的话则会 造成浪费,物控看你的帐,但他并不知道你有实物,他会继续下单订购)。

  2. 储存位置管理。你的物料摆放要有规律性(按物料的种类或按物料的编号摆放),以便能及时来料的归位和备出物料。如果生产线需要一套机型的物料明天生产,他要求你今天把物料备出来,但你的物料摆放不规范的话,找一种物料都要半天,备出那套都要两天,你就会影响生产进度一天了。
 
  3. 及时跟催欠料。在你秘奥仓库管理软件料帐都准确的情况下并不排除有欠料的情况。因供应商的原因,有些物料不会及时交货,而生产已经进行,那你就要提供备料时的欠料给你的上司让他们去跟催物料了。如果你备料的时候知道欠料了,但你不提供一份明细给你的上司让他去处理,那么责任就落到你头上了

服装企业存量基准设定表

2011年06月16日,星期四

   库存量(stock):是指在某一时点上,存在企业产成品仓库中暂未售出的产品实物数量。

   产品库存量包括以下几个部分:(1)本企业生产的,报告期内经检验合格入库的产品。(2)库存产品虽有销售对象,但尚未发货的。(3)非工业企业和境外订货者来料加工产品尚未拨出的。(4)盘点中的帐外产品。(5)产品入库后发现有质量问题,但未办理退库手续的产品。
   产品库存量不包括以下几个部分: (1)属于提货制销售的产品,已办理货款结算和开出提货单,但用户尚未提走的产品。(2)代外单位保管的产品

存量基准设定表

材料编号 品名 规格 单位 采购区域 去年平均月用量 设定月用量 安全存量 采购

临界点

合计
    合计     合计 天数 数量 天数 数量
                               
                               
                               

物控主管:                                          经办人: