文章关键字 ‘进销存软件’

秘奥进销存软件,深受业界追捧

2014年10月23日,星期四

在本地拥有三家电脑数码产品经营店的老板小黄遇到了一个难题。因为这个问题,忙得小黄忙上忙下,饭都吃不下。据小黄说,自己是08年在北京朝阳区开了一家专门销售电子数码产品的小店,由于价格合理和服务较好,经过几年的发展,店面扩大许多,并开了分店。以前小店都是自己和一个同学来管理,觉得无论是进货还是销售、库存等都是那么回事,很简单的都办成。可是店面扩大以后发现两个问题越来越凸出,一个是商品种类多了,价格记不清,促销不好搞,凭手工记Excel越管越乱。另一个问题是不敢让店员管钱,记账不严谨漏洞太多,对赊欠的管理也复杂的自己人也理不清。让小黄心疼的是前两天,盘点时候发现肯定丢了货,但实在没办法找到原因,今后的库存管理也没办法加强。
经过这几件事情以后,小黄决定在店里上一套进销存管理系统。但是真正犯愁的事情才刚刚开始,到底哪款进销存管理系统好用呢?这可让小黄犯了难,经过记者几经走访,像小黄这样的个体商铺店主不少都面临小黄一样的进销存管理系统选型难题,不知道自己的店面应该上哪一款软件。后来记者来到一处个体商铺集中的市场,有很多店内都使用了一款由新海科技开发有限公司开发的秘奥进销存软件,据说挺好用,记者给小黄也推荐了一下,结果出乎意料,小黄说这款软件超出自己预想的好用,并且操作起来非常顺手。
两个月以后记者来到小黄店内查看,发现小黄的店员现在已经乐忠于使用这款名为《秘奥进销存》的进销存管理系统,小黄跟记者说:“自从用了这款软件,真的是省了不少心,店员不用像以前那样出单进货都要手工开票,自己月底总账的时候在总机软件上一看就一目了然了”。

采购对物流的影响

2014年09月10日,星期三

采购对物流的影响

随着经济的发展和现代物流业的兴起,采购被赋予了更丰富的内容,进销存软件从物流的角度讲,采购被认为是从供应商到生产企业的物料流动过程,采购引起物料向企业内流动,它是企业与供应商联系的重要环节。

从定义上讲,现代采购和物流有很多共同之处,主要表现在产品的内部流动方面。现代采购过程和企业物流必须协调一致,以确保产品在配送渠道中的连续性。两个过程相辅相成,相互交错。在某个企业中采购是整个物流的一部分,而在另外一些企业中,采购又可能控制和管理着整个企业的物流过程。

采购过程和企业的整个物流过程会涉及很多相关活动:企业内部运输,原材料和零部件的存储,库存控制等。在这些活动中,企业运输活动对企业来讲更为重要些。进销存软件在企业内部物流管理中运输成本往往在整个成本中占了很大的比重。同时,运输对企业给予敏捷制造环境下的及时配送也是很重要的。

2.采购物流的特征与表现

企业物流活动包含许多内容和专业领域。采购物流作为企业综合物流系统中的一部分,必须要体现物流活动的总体要求,具有与生产和销售物流等相似的属性和特征。然而,由于采购本身的特点,采购物流也有一些自身特征。

(1)采购是企业生产经营活动的源头,对最终产品的生产和销售具有重要影响。因此,企业对采购物流的要求较高,在物流的及时性、准确性、经济性和安全性等方面具有特定的标准和要求,采购物流必须按照这些标准和要求,有计划、有组织地开展。

(2)作为生产资料,企业需要采购的物料规模较大、品种复杂、地域分散。这就决定着采购物流活动比较频繁和复杂。采购物流需要针对供应商、地区、物料等各种因素,在运输方式、运输工具、运输路线、运输时间以及各种物流工具等方面做出细致安排。其中,易毁性、易燃性和危险品等物料的采购更加困难。

(3)采购活动发生在企业外部,其物流活动也受到许多外部条件的制约,比如供应商的信誉和组织力、铁路和公路等交通、运输企业、通信状况等。由于受到外部因素的制约,采购物流需要各种社会力量的配合,企业必须基于开放和合作的态度搞好采购物流工作。

(4)采购活动受到企业决策和物料供应市场变化的影响,进销存软件面对着各种竞争对手和风险,这就决定着采购物流具有一定的不确定性,企业在从事采购物流中必须增强风险防范意识,准备多套处理预案,提高采购物流的应变能力。

(5)在考虑采购成本、运输成本和储存成本的基础上,企业各种物流的采购是按照经济批量的原则分期分批进行的,因此可以说采购物流是间断性的,甚至有较长的采购周期,它不像生产物流和销售物流那样是随时的、经常的。

(6)现代企业越来越多的采用新的采购思想与方法,一般不直接掌握物流设备和硬件条件,委托外部物流的情况较多,采购物流业务外包是一个重要趋势。也有些企业自己承担采购职能,而将物流职能委托出去。因此,第三方物流是采购物流重点发展的方向之一。

根据物流作业的类型,采购物流通常包含以下形式:

(1)采购中心和采购基地建设。一些较大的企业为了集中管理和提高规模采购,一般都有自己的采购中心或采购基地,跨国公司甚至在全球建立多家采购中心。采购中心是采购物流计划的制订者、组织者和实施者。

(2)物流装备管理。采购物流装备包括运输车辆、集装箱、自备铁路机车和车皮、吊车、叉车和托盘等物流工具等,这些装备和工具的维护、修理、调试和使用是采购物流作业的重要环节。

(3)物料运输。运输是采购物流作业最主要的形式之一,占物流作业的比重很高。进销存软件根据运输方式的不同,包括铁路运输、公路运输、航空运输、水上运输、管道运输等。

(4)物料装卸。物料从供应商到企业的物流过程中存在大量的装卸作业,首先从供应商环节,物料要装到相应的运输工具上,其次货物到达后企业需要实施卸货作业。卸货作业的方式有四种:一是装卸作业由供应商负责;二是由企业负责;三是由供应商与企业分工负责;四是由专业装卸公司负责。

(5)物料拆卸、分包和组装。一些特殊或大型物料,为了运输等方面的便利需要先行分拆。物料到达以后分拆的物料还需要组装起来。另外,在运输前后还存在分包、整理、标签、记号等具体的物流作业。

(6)验货和保养。在采购物流活动中,围绕着质量、品名、型号、数量等问题,企业需要从事检验、对照工作。在运输、中转等环节为了防止物料的毁坏、丢失以及出现的质量缺陷,需要各种养护和保护工作。

例I:家乐福在北京、天津、大连、青岛、武汉、宁波、厦门、广州和深圳开设了区域性的全球采购中心,总部设在上海,进行集中采购。

例2:跨部门跨企业的采购组织的运用。

日产汽车:“3—3—3推进活动”,采购、研发和零部件厂商三位一体一家汽车制造厂:进销存软件把采购与供应管理人员合并到其产品开发队伍中去.削减部件数量的30%、减少一半的装配程序和原料规格数、把开发时间由数年缩减为数月。

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影响采购计划准确性的因素

2014年09月9日,星期二

影响采购计划准确性的因素

1.年度销售计划。除非市场出现供不应求的状况,否则企业年度的经营计划多以销售计划为起点:而销售计划的拟订,又受到销售预测的影响。销售预测的决定因素,包括外界的不可控制因素,如国内经济发展情况(GDP、失业率、物价、利率)、人口增长、政治体制、文化及社会环境、技术发展、竞争者状况等;进销存软件以及内部的可控制因素,如财务状况、技术水平、厂房设备、原材料供应情况人力资源及企业声誉等。

2.年度生产计划。一般而言,生产计划根源于销售计划,若销售计划过于乐观,将使产量变成存货,造成企业的财务负载;反之,过度保守的销售计划,将使产量不足以供应顾客所需,丧失了创造财富的机会。因此,进销存软件生产计划常常因为销售人员对市场的需求量估计失当,造成生产计划朝令夕改,也使得采购计划与预算常常调整修改,物料供需长期处于失衡状态。

3.库存量管制卡。由于应该采购数量必须扣除库存数量,因此,存管制卡记载是否正确,将是影响采购计划准确性的因素之一。这包括实际物料与账目是否一致,以及物料库存量是否全为优良品。若账目上数量与仓库架台上的数量不符;或存量中并非全数皆为规格正确的材料,这将使仓储的数量低于实际上的可取数量,所以采购计划中的应该采购数量将会偏低。

4.用料清单。企业中,特别是在高科技行业中,产品工程变更层出不穷,致使用料清单难以做出及时的反应与修订,以致根据产量计算出来的物料需求数量,与实际的使用量或规格不尽相符,造成采购数量过或不及,物料规格过时或不易购的。因此采购计划的准确性,必须依赖维持最新、最准确的用料清单。

5.生产效率。生产效率的高低将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。产品的生产效率降低,会使原材料的单位耗用量提高,而使采购计划中数量不能满足生产所需。过低的产出率,也会导致经常进行修改作业从而使得零组件的损耗超出正常需用量。所以,当生产效率有降低趋势时,采购计划必须将此额外的耗用率计算进去,才不会发生原材料的短缺现象。

6.物料标准成本的设定。在编定采购预算时,因对将来拟订采购物料的价格不易预测,故多以标准成本替代。若此标准成本的设定,缺乏以过去的采购资料作为依据,也没有工程人员严密精确的计算其原料、人工及制造费用等组合或生产的总成本,则其正确性不无疑问。因此,标准成本与实际购入价格的差额,即是采购预算正确性的评估指标。

由于影响采购计划的因素很多,故采购计划拟订之后,必须与产销部门保持经常的联系,并针对现实情况作出必要的调整与修订,才能实现维持正常产销活动的目的,并协助财务部门妥善规划资金来源。

2.2采购组织

采购物流涉及诸多内容,需要经过比较复杂的过程,参与作业活动的机构和人员较多,为了保证采购物流目标的完成,提高采购物流的效果,必须建立有效的采购物流组织机构,加强采购物流活动的组织和控制。采购物流组织的建立和运行要受到各种因素的影响,需要将各种资源有效的整合,特别是要加强人力资源的整合,因此,人员管理是必不可少的重要方面。进销存软件为了保证采购物流活动按照计划实施,必须加强控制工作,防止出现各种偏差。
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采购的类别

2014年09月4日,星期四

采购的类别

(1)按照采购方法分类。

①订货点采购。它是根据需求的变化和订货提前期的大小,精确确定订货点、订货批量或订货周期、最高库存水准等,建立起连续的订货启动、操作机制和库存控制机制,进销存软件达到既满足需求又使库存总成本最小的目的。但是由于市场的随机因素多,该方法具有库存量大、市场响应不灵敏的缺陷。

②MRP采购。MRP采购主要应用于生产企业。它是生产企业根据主生产计划和主产品的结构以及库存情况逐步推导出生产主产品所需要的零部件、原材料等的生产计划和采购计划的过程。这个采购计划规定了采购的品种、数量、采购时间,计划比较精细、严格。它也是以需求分析为依据、以满足库存为目的的。进销存软件它的市场响应灵敏度及库存水平较之上述方法有所提高。

③JIT采购。JIT采购也叫准时化采购,是一种完全以满足需求为依据的采购方法。要求供应商恰好在用户需要的时候,将合适品种、合适数量的产品送到用户需求的地点。它以需求为依据,通过改变采购过程和采购方式,使它们完全适合于需求的品种、时间和数量,做到既灵敏响应需求,又形成近乎零库存。这是一种比较科学、比较理想的采购模式。

④供应链采购。它是一种供应链机制下的采购模式。进销存软件在供应链机制下,采购不再由采购者操作,而是由供应商操作。采购者把自己的需求信息及库存信息向供应商连续及时地传递,供应商则根据自己产品的消耗情况及时不断地小批量地补充库存,保证既满足采购者的需要,又使其总库存量最小。供应链采购对信息系统、供应商操作水平要求比较高。

⑤电子商务采购。电子商务采购也就是网上采购,是在电子商务环境下的采购模式。其基本特点是在网上寻找供应商、寻找品种,网上洽谈贸易、网上订货甚至网上支付货款,但是在网下送货、进货。该模式的好处是,扩大了采购市场的范围、缩短了供需距离,简化了采购手续、减少了采购时间,减少了采购成本,提高了工作效率,是一种很有前途的采购模式。但是它依赖于电子商务的发展和物流配送水平的提高,而这两者的提高要取决于整个国民经济水平和科技进步的水平的不断提高。

(2)按采购主体分类。

①政府采购。政府采购不是以盈利为目的,进销存软件它行使着管理人的职能。政府采购的资金来自于税收、捐赠等财政收入,因此,政府采购职能就成为了一个受管制然而透明度高的过程,它会受到无数个法律、规则和条例、司法或行政决定,及政策和程序的限定和控制。

②非政府采购。非政府采购是以盈利为目的的,因此就没有很多限制因素,私营公司的采购部门可以随意将投标机会限制在少数几个供应商之间。

政府采购和非政府采购有一些显著区别,主要体现在以下几个方面:首先,政府采购所支出的资金是公共资金,而不是公司业主或公司法人的资金,因此只能按法律的规定开支。为此,要实施严格的预算限制和公共审计程序。其次,政府采购和分配的物品是为了让几个购买部门或机关使用。通常他们不是用于制造或转售,政府从事和管理采购职能的人员没有公司雇员需要盈利的动机。再次,政府采购程序是严格规定的。公共采购和采购物资的管理者必须在严格的法律和管理条例的限制下操作,与私营企业的采购相比,他们没有多少灵活性。因此,在公共领域,创新相当缓慢。最后,政府采购过程是公开的,所做的任何事情都要做记录,没有秘密可言;并且,政府官员、管理者受到公众和新闻媒体的监督,渎职、失误都要曝光。在私营领域,管理当局没有必要透露采购的要求、规格、来源、招标条款或支付的价款,而且,只有重大的失误或欺诈才被曝光,其他全部内部处理。最后,政府具有很大的采购力,可以左右市场。这些条件使政采购人员具有相当大的影响力,有可能滥用职权。而非政府企业的采购人员则很少有这种影响力。

(3)按价格分类。

①招标采购,是指通过面向社会公开竞争招标或邀请招标采购的一种行为。在招标采购中,其最大的特征在于它的“公开性”。凡是符合资质规定的供应商都有权参加投标。

公开招标采购的优点:一是有利于做到采购工作的“公开、公正、公平”;二是有利于形成符合市场的真实价格;三是有利于提高采购物资的质量;四是有利于采购方建立供应商的信息资源库,增大选择范围;五是有利于降低采购成本。缺点是:一是采购费用较高;二是容易出现供应商合谋或者“抢标”——即过度压低价格而中标,出现偷工减料,以次充好,影响产品质量;三是采购程序复杂,应变性差;四是如果底价泄漏易带来巨大风险。

②询价采购,是指询价小组(由采购人的代表和有关专家共3人以上的奇数组成,其中,专家的人数不得少于成员总数的2/3)根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商向其发出询价单让其报价,由供应商一次报出不得更改的报价,然后询价小组在报价的基础上进行比较,并确定最优供应商的一种采购方式,也就是我们通常所说的货比三家。它是一种相对简单而又快速的采购方式。政府采购法规定实行询价采购方式的,进销存软件应符合采购的货物规格、标准,现货货源充足且价格变化幅
度小的政府采购项目。

③订价采购,指购买之物料数量巨大,实非一两家厂商所能全部提供,如铁路的枕木、烟草专卖的烟叶,或当市面上该项物料匮乏时,则可预定价格以现款收购。

④比价采购,是指在买方市场条件下,在选定两家以上供应商的基础上,由供应商分开报价,最后选择报价最低的企业为供应商的一种采购方式。实质上这是一种供应商在有限条件下的一种招标采购。比价采购作为一种采购制度,包含招标采购,从严格的法律意义上讲,比价采购在签订合同之前的全部操作过程一般不承担法律责任,要约和承诺在签订合同之前的全部操作过程一般也不承担法律责任,因为这些过程是买卖双方的自主企业行为。

这种采购方式的优点体现在以下几个方面:一是节省采购的时间和费用;二是采购的公开性和透明性较高;三是采购过程比较规范。

当然,这种采购方式也有不足之处,表现在:一是在供应商有限情况下,可能出现轮流坐庄的现象;二是可能会出现恶性抢标;三是由于供应品种规格上的差异,可能影响生产效率的提高,并加大消耗。

⑤议价采购,是指由买卖双方直接讨价还价实现交易的一种采购行为。议价采购一般不进行公开竞标,仅向固定的供应商直接采购。议价采购一般分两步进行,第一步由采购商向供应商分发询价表,邀请供应商报价;第二步如果供应商报价基本达到预期价格标准,即可签订采购合同,完成采购活动。议价采购主要适用于需要量大、质量稳定、定期供应的大宗物资的采购。

议价采购可以节省采购费用和采购时间,并且它的灵活性很大,可依据环境变化,对采购规格、数量及价格作灵活的调整。这样,有利于和供应商建立互惠关系,稳定供需关系。当然它也存在着缺点,主要是议购往往价格较高,并且由于缺乏公开性,会导致的信息不对称,容易形成不公平竞争。因此,在议价采购中应准确掌握供应商的信息,以保证企业在采购中处于有利地位。

⑥公开市场采购,亦称为竞争价格采购,适用于采购次数频繁、需要每Et进货的食品原料。进销存软件公开市场采购是采购部通过电话联系可商函,或通过与供货单位直接洽商,取得所需食品原料的报价,一般每种原料至少应取得一个供货单位之报价,分别登记在采购申请单上,经过比质比价,选择其中最好的供货单位。

(4)按采购时间分类。采购可分为长期固定性采购与非固定性采购,计划性采购与紧急采购,预购与现购。长期固定性采购,是指采购行为长期而固定性之采购,而非固定性采购,是指采购行为非固定性,进销存软件需要时就采购。计划性系采购,指根据材料计划或采购计划之采购行为;而紧急采购,系指物料急用时毫无计划性之紧急采购行为。预购系指先将物料买进而后付款之采购行为;现购系指以现金购买物料之采购行为。

(5)按采购订约方式分类。采购可分为订约采购,口头或电话采购,书信或电报采购以及试探性订单采购。订约采购,是指买卖双方根据订约之方式而进行采购的行为。口头或电话采购,是指买卖双方不经过订约之方式而是以口头或电话之洽谈方式而进行采购行为。书信或电报采购,是指买卖双方借自书信或电报之往还而进行采购之行为。试探性订单采购,是指买卖双方在洽谈采购事项时因某种原故不敢大量下订单,先以试探方式下少量订单,进销存软件此试探性订单采购,试探性订单采购进行顺利时,而后才下大量订
单。

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JIT采购

2014年08月29日,星期五

JIT采购

一、JIT采购原理与优点

(一)JIT采购的基本思想和功能

JIT生产方式作为一种管理哲理和管理思想,进销存软件在库存控制中主要应用在订货管理,即采购管理中形成一种先进的采购模式——准时化采购(just in time)。它的基本思想是:在恰当的时间、恰当的地点,进销存软件以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。实际上,超级市场模式就是一种采购供应的模式,有一个供应商、有一个客户,双方形成了一个供需“节”。

在这个供需“节”中,需方是采购方,供应商是供货方。采购方向供应商发出订货,供应商根据需方的订货,送货到需方。具体在超级市场模式下,超级市场是需方,供应商给超级市场进行准时化供货模式。

JIT采购具有以下功能:①采购送货直接送到需求点上;②客户需要什么,就送什么,品种规格符合客户需要;③客户需要什么质量,就送什么质量,品种质量符合客户需要,杜绝次品和废品;④客户需要多少,就送多少,不少送,也不多送;⑤客户什么时候需要,就什么时候送货,不晚送,也不早送,讲求准时;⑥客户在什么地点需要,就送到什么地点。

JIT采购的上述功能既是儿T采购的原理,又是JIT采购的特点。它既做到了很好地满足客户的需求,又使得客户的库存量最小,甚至客户不需要设库存,只在货架上(或在生产线边)有一点临时的存放,一天销售完毕(一天工作完,生产线停止时),这些临时存放就消失,库存完全为零,真正实现了零库存。

(二)JIT采购的优点

1.JIT是一种理想的采购方式

JIT采购设置了一个最高标准,也是一种极限:原材料和外购件库存为零,缺陷为零,实际中的采购活动可以无限地接近这个最高标准。同时,它还提供了一个不断改进的有效途径,即降低原材料和外购件库存一揭露采购问题一解决问题一降低原材料和外购件库存。

2.JIT采购减少并最终消除原材料和外购件库存

企业采购过程中有大量的活动并没有增加产品的价值,如订货、修改订货、收货、开票、转运、送货等。JIT采购的目的就是要消除这些浪费,消除原材料和外购件库存。减少并最终消除原材料和外购件库存,进销存软件不仅取决于企业内部,而且取决于供应商的管理水平,取决于全社会的物资管理水平。也就是说,当全社会的物资管理水平发展到这样的阶段:企业需要什么原材料,市场就可以供应什么样的原材料,什么时间要,就能什么时间供应,需要多少就能供应多少,这样,企业的原材料和外购件库存才有可能降到最低水平。在这个意义上,企业的采购和供应才具有真正的柔性。

3.JIT采购是企业内部JIT系统的延伸

JIT生产方式必须把供应商也纳入到企业整个系统中来。消除原材料和外购件库存,要比消除工序问的在制品库存难得多,因为它不仅取决于企业内部,还取决于供应商和物资部门。而且,企业原材料和外购件占用了大量的资金,有数据表件库存,妥比梢际工序|日J的在制品厍存难得多,因为它不仅取决于企业内部,还取决于供应商和物资部门。而且,进销存软件企业原材料和外购件占用了大量的资金,有数据表明,在汽车产品中购买的原材料和零部件的成本占其总成本的50%、80%,而且30%的质量问题和80%的产品交货期问题是由采购引起的。如果不消除这种浪费,推行JIT生产方式的优势就不可能得到充分的发挥。

二、JIT采购与传统采购的比较

(一)传统的物流采购模式

传统的采购是一种基于库存的采购,进销存软件采购的直接目的是填充库存,再以一定的库存来满足经营者的需求。在这一模式下,经营者主要将注意力集中在控制库存上,即力求使订购点维持在采购成本与存货成本均衡及库存成本与服务目标均衡的水平上,从而避免浪费,提高效率。从经济学的角度来看,这一思想并不属于最优选择,而是属于次优或者是三优选择。事实上,订购点是一个很难量化的变量,与之相关的使用率、定置前置时间及服务水平同样很难确定,不同的经济环境、不同的产品生命周期阶段、不同的消费群体等所确定的以上变量值都是不一样的。

因此在传统模式下,压缩库存的方法往往效果有限,进销存软件特别是在需求急剧变化的情况下,常常导致既有高库存,又有存货短缺的局面,从而影响企业生产,降低了服务水平,浪费了企业资源。

(二)JIT采购与传统采购的区别

1.单渠道采购,单源供应

单渠道采购就是对某一种原材料或外购件从一个供应商处采购或者说对制造商的某一种原材料或外购件的需求由一个供应商供货。多渠道采购就是将某一种原材料或外购件的采购分配给两个或两个以上的供应商。

传统的采购模式一般是多头采购,供应商的数目相对较多。单渠道采购是JIT采购的一个基本思想,最理想的供应商数目是每一种原材料或外购件只有一个供应商,即单源采购。实施单渠道供应采购可以使制造商成为供应商的一个非常重要的客户,因而加强了制造商和供应商之间的关系。

在JIT采购中,供应商与制造商建立了战略合作关系,签订供应合同的手续大大简化,不再需要双方的询价、报价、议价的反复磋商,交易成本也因此大为降低。采用单渠道供应,一方面,管理供应商比较方便,有利于降低采购成本,也有利于供需之间建立长期稳定的合作关系,质量上比较有保证。此外,单渠道采购使供应商获得内部规模和长期订货,可以使得购买的原材料和外购件成本降低。多渠道采购给生产协调和关系建设增加了困难,企业只能使用有限的力量和资源去帮助较少的供应商消除浪费,面对成千个供应商,企业无能为力。

2.供应商的选择标准综合化

要消除采购中的浪费,就应该选择合格的供应商。合格的供应商具有较好的设备、技术条件和较高的管理水平,可以保证及时供货,保证产品的质量。在选择供应商时,进销存软件必须依据一定的标准对供应商进行评价。这些标准包括价格、质量、交货期、批量柔性、交货期与价格的权衡、价格与批量的权衡、地理位置等,而不能仅仅依靠价格标准。在大多数情况下,其他标准较好的供应商,其价格也是相对较低的,即使不是这样,双方建立起长久的合作关系后,企业可以帮助战略供应商寻找降低成本的方法,使价格降下来。

在传统的采购模式中,供应商是通过价格竞争而选择的,供应商与客户的关系是短期的合作关系,当发现供应商不合适时,可以通过市场竞标的方式重新选择供应商。但在JIT采购模式中,由于供应商和客户是长期的合作关系,供应商的合作能力将影响到客户的长期经济利益,因此对供应商的要求就比较高。在选择供应商时,需要对供应商进行综合的评估,价格不是评价供应商的主要因素,质量是最重要的标准。这里,质量不单指产品的质量,还包括工作质量、交货质量、技术质量等多方面内容。高质量的供应商有利于建立长期的合作关系。

3.对客户需求的响应时间大大缩短

在同步化供应链计划的协调下,采购物资直接进入制造部门,减少采购部门的工作压力和不增加价值的活动过程,制造计划、采购计划和供应计划能够一并进行,缩短了客户响应时间,实现了供应链的同步化运作。采购与供应的重点在于协调各种计划的执行。

4.信息传递方式发生了变化

在传统的采购方式中,供应商对制造过程不了解,也无须关心制造商的生产活动。在JIT采购方式下,要求供应商和制造商之间进行有效的信息交换,双方的信息要高度共享,进销存软件保证供应与需求信息的准确性和实时性。由于双方的战略合作关系,企业在生产计划、库存、质量等各方面的信息都可以及时进行交流,以便出现问题时能够及时处理。可靠而快速的信息交换才能保证准时、按量供应所需的原材料和外购件。

信息交换的内容包括生产作业计划、产品设计、工程数据、质量和交货问题、成本等。充分的信息交换可以增强供应商对变化的响应性。信息交换的手段包括电报、电话、传真、函件、卫星通信、电子数据交换(EDl)等。

5.对交货准时性的要求不同

JiT采购的一个重要特点是要求交货准时,这是实施精细生产的前提条件。交货准时取决于供应商的生产与运输条件。作为供应商,要使交货准时,可以从以

下几个方面着手。

JIT不断改进生产水平,提高生产的可靠性和稳定性,减少延迟交货或误点现象。作为准时制供应链管理的一部分,供应商同样应该采用准时制的生产管理模式,以提高生产过程的准时性。另一方面,进销存软件为了提高交货准时性,运输问题不可忽视。在采购管理中,运输问题是一个很重要的问题。特别是全球的供应链系统,运输过程长,而且可能要经过不同的运输工具,需要中转运输等,因此要进行有效的运输计划与管理,使运输过程准确无误。

JIT采购实现了面向生产的作业管理模式的转变。订单驱动的采购方式简化了采购工作流程,采购部门的作用主要是沟通供应商与制造部门之间的联系,协调供应与制造的关系,为实现精细生产提供基础保障。

JIT采购消除了原材料和外构件的缓冲库存,供应商交货的失误或送货的延误必然将导致企业生产线的停产。因此可靠的送货是JIT采购的保证。可靠的送货通常取决于供应商的生产能力和运输条件,而一些不可预测的因素,如交通拥挤、恶劣的天气条件、运输工具的故障等都可能导致送货延迟。最理想的送货是直接将货运到生产线。

JIT采购对原材料和外构件的包装有特定的要求。良好的包装不仅可以减少装货、卸货对人力的需求,而且使原材料和外购件的运输和接受更为方便。对每一种原材料和外购件使用标准的、可重复使用的容器清点则更容易更准确。在包装技术上,JIT采购根据不同原材料和外购件的要求,分别使用耐用性包装、非耐用性包装、标签包装等包装技术。

6.制定采购策略不同

小批量购买是JIT采购的一个基本特征。进销存软件由于企业生产对原材料和外购件的需求是不确定的。而JIT采购又旨在消除原材料库存。为了保证准时、按量供应所需的原材料和外购件,购买必然是小批量的。JIT采购和传统采购模式的一个重要不同之处在于,准时制生产需要减少生产批量,因此采购物资也应采用小批量办法.

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采购预算的编制

2014年08月22日,星期五

采购预算的编制

一、采购预算的含义

预算是一种用金额表示的计划,采购预算是采购部门根据采购计划所制定的采购频率以金额来表现的形式。进销存软件采购预算是依据销售预算和生产预算制定的,并考虑资金周转速度等因素,当然也要受企业整个年度资金预算的约束。

预算过程从审查采购目标开始,然后分解为实现这些目标所要完成的具体工作计划和预测所需的各种资源,进销存软件最后根据这些资源来确定采购预算。采购预算的制定与采购调查、采购计划密切相关,因此,采购预算的时间范围应与采购计划期保持一致,不能过长或过短。长于计划期的预算没有实际意义,会造成人力、物力和财力的浪费;而过短的预算又不能保证采购计划的顺利执行。

二、采购预算的作用

第一,促进采购计划的顺利执行,减小企业的经营风险与财务风险。采购预算的基础是采购计划,采购预算能促使采购经理提前制订采购计划,避免盲目采购,避免不必要的经营风险和财务风险。

第二,便于各部门之间的协调,利于企业总体目标的实现。企业可通过编制采购业务预算,为采购部门和其他职能部门在计划期间的工作分别制定目标,进销存软件明确各个部门的权利、责任和义务;各部门通过执行预算,可明确自己在整个企业所处的地位与作用,使各部门在工作时能从全局出发,协调合作,以利于企业总体经营目标的实现。

第三,有利于部门之间合理安排有限资源,保证资源分配的效率。受到各种条件的限制,企业所获得的可分配的资源和资金是有限的,企业通过编制采购预算和其他业务预算,能够充分考虑各部门的资源需求,并合理安排,保证资源得到最充分的利用,实现以最少的投入获得尽可能多的经济效益。

第四,有利于企业对采购成本进行监督、控制。业务预算是分析、控制各项经济活动的工具。采购部门认真编制切实可行的采购预算,并严格执行,可以避免不必要的开支,降低采购成本。

三、采购预算的类型

采购部门中主要有四个领域受到预算控制,即原料采购,维护、修理和运营(MRO),资产及采购运作预算。

(一)原料采购预算

原料采购预算就是确定用于生产既定数量的产品或者提供既定水平的服务所需要的原材料的数量和成本。通过它可以推断出用于原料采购所需要的资金,这对原料的投资很关键。预算的金额是根据生产或销售的预期水平及计划期的原料估计价格来确定的,所以,进销存软件需求量的预期与价格的预测的准确性直接关系到原料采购预算金额的准确性。

在一般情况下,原料的预算期是1年以内或更短,但那些耗费资金多、生产周期长的产品,如飞机或变电站,需要的预算期就要长些。

原料采购预算的主要作用表现为如下几个方面:①有利于采购部门确立采购计划以确保物料需要能及时得到满足;②帮助分析现金流动情况,以提前发现问题;③促使采购人员去寻找合适的替代品;④为供应商提供物料需求信息和进度.使供应商早做准备。

(二)MRO物品预算

MRO,即维护、维修和运营(maintenance,repair,operation,MRO)。MRO物品一般指不进入最终产品的零件和用品的间接材料,包括办公用品、实验用品、润滑油、小工具、机器修理等。MRO物品预算为所有的维护、修理和运营用料提供采购计划,一般预算期为1年。

MRO的项目通常很大,所以一般情况下并不是对每一种物品都进行精确的预算,而是参考过去的比率来确定,然后根据库存和价格水平的预期对它进行调整。

在过去很长时间里,MRO的采购一直被采购部门所忽视,而现在人们逐渐认识到MRO是采购和供应管理中有潜在改进机会的一个领域。因为有的企业MRO物品的购买支出成本可能会高于进行这项采购的管理成本,改善MRO供应管理是节约采购成本的重要途径之一。

改善MR0供应管理的一个成功的方法被称为“高绩效企业流程的重新设计”。这个方法一般包括以下四个步骤:①把MR0采购细分为合理的商品小组,并对每个商品小组采用具体的细分战略;②合并需求并大规模减少供应商数量,以获得规模经济;③与供应商建立长期稳定的合作伙伴关系;④减少以交易为核心的活动以减少管理性成本。

(三)资产预算

资产预算是指确定企业固定资产的采购数量及其成本。因为固定资产的采购通常是企业支出中较大的部分,所以固定资产采购成本的高低对于企业采购成本的高低有着重大影响,而严格、准确的固定资产预算是确保固定资产采购成本降低的基础。

(四)采购运作预算

采购运作预算是指对采购运作过程中发生的所有费用进行确定。运作费用包括工资,供热费,电费,电话费,传真费,邮费,电子数据处理成本,购置办公设施、办公用品的费用,旅游与招待费用,参加研讨会和专业会议的人员的教育费用,商业杂志订阅费等。进销存软件在制定运作费用预算时要以下一个会计年度的预期业务和行政工作量为基础,同时参考过去的运作费用支出情况。

采购部门除了确定运作费用的预算外,还应对运作预算的执行情况进行评估,定期对比计划与实际支出情况,以便于控制费用并及时发现问题。

四、制定采购预算的依据

采购预算是采购计划顺利实施的保证,制定采购预算的依据有以下两方面。

(一)物料标准成本

在制定采购预算时,由于难以准确预测计划采购物料的价格,一般以标准成本代替计划采购物料的价格。标准成本是指在正常和高效率的运转情况下制造产品的成本,而不是指实际发生的成本。标准成本可以根据过去的采购资料来确定,或者由工程技术人员根据生产流程严密精确地计算。企业可以用标准成本来对实际成本加以控制。

(二)价格预期

虽然对预购物料的价格进行预测难度很大,但企业仍需从影响价格变动的因素入手,尽可能准确地对物料价格进行预测。

影响价格变动的因素有很多,包括生产物料所用的投入品的价格、该物料的市场供求状况、国家的经济形势、汇率变化等因素。采购人员应认真分析,力求把握准确的价格预期。价格预期判断不准确,会造成采购预算的偏差。

五、采购预算的编制

(一)采购预算的编制方法

编制采购预算的方法多种多样,有固定预算、滚动预算、弹性预算、零基预算和概率预算等。各种方法的编制原理都不一样,各有不同的特点。

1.固定预算

固定预算又称“静态预算”,是指企业按照预算期内预定的经营活动水平,不考虑预算期内经营活动水平可能发生的变动而编制的一种预算。因此,当经营活动水平变动时,如不重新编制固定预算,就不能将实际数与预算数对比;而重编预算,工作量又很大。所以这种预算,一般只能用来考核非营利组织和经营活动水平较为稳定的企业。另外,用这种预算控制企业固定费用,也比较适宜。

2.滚动预算

滚动预算,又称永续预算或连续预算,是指在预算的执行过程中自动延伸,使预算期永远保持在一定时期(一般为1年),每过1个月(或季度),就根据新的情况调整和修订稍后几个月(或季度)的预算。

滚动预算要求一年中,头几个月的预算要详细完整,后几个月可略粗一些。随着时间的推移,原来较粗的预算逐渐由粗变细,后面随之又补充新的较粗的预算。以此往复,不断滚动。

滚动预算的突出特点是:预算期与会计年度相脱节,始终保持12个月或4个季度的预算。

滚动预算的编制程序为:凡预算执行过1个月后,即根据前1个月的经营成果,结合执行中发生的变化等信息,对剩余的11个月的预算加以修订,并自动后续1个月,重新编制1年的预算。这样逐期向后滚动,连续不断地以预算的形式规划未来的经营活动。

滚动预算

滚动预算的优点有以下几方面。①可以保持预算的连续性与完整性,使采购人员能从动态的预算中把握企业的未来,以了解企业的总体规划和近期目标。②可以根据前期预算的执行结果,结合各种新的变化信息,不断调整或修订预算,从而使预算与实际采购工作相适应,进销存软件有利于充分发挥预算的指导和控制作用,确保企业各项工作有条不紊地进行。

滚动预算的不足之处是编制工作量较大。为克服滚动预算的不足,宜适当地简化预算的编制工作,可采用按季度滚动来编制预算,而在执行预算的那个季度里,再具体地编制各月份的预算。

3.弹性预算

所谓弹性预算,是指在编制预算时,考虑到计划期间采购业务量可能发生的变化,根据固定成本、变动成本与经营活动水平的关系而编制出一套能适应多种采购业务量的财务预算,以便分别反映各业务量的费用水平。由于这种预算是随着业务量的变化进行机动调整,具有一定的弹性,故称为弹性预算。弹性预算适用于业务量经常变动的企业。

弹性预算的编制原理是以成本性态分析为基础,将成本区分为固定成本和变动成本两部分,某一项目的预算数按下式确定弹性预算法有以下主要特点。①能够适应不同经营活动情况的变化。弹性预算是为一系列业务量水平而编制的,当某一预算项目的实际业务量达到某水平时(必须在选择的业务量范围之内),都有适用的一套控制标准。它能更好地发挥预算的控制作用,避免只要实际情况发生变化,就要重编预算或作修改的问题。②由于预算是按各项成本的性态分别列示的,因而可以方便地计算出在任何实际业务量水平下的预测成本,进销存软件从而为管理人员在事前严格控制费用开支提供方便,也有利于在事后细致分析各项费用节约或超支的原因,及时解决所发生的问题。

4.零基预算

零基预算是指不考虑过去的预算项目和收支水平,以零为基点编制的预算。

零基预算的基本特征是不受以往预算安排和预算执行情况的影响,一切预算收支都建立在成本效益分析的基础上,根据需要和可能来编制预算。它能克服我国长期沿用的“基数加增长”预算编制方式的不足,不受既成事实的影响,一切都从合理性和可能性出发。

零基预算编制方法的具体步骤有以下几点。①采购部门根据企业的经营目标,说明每项采购业务的性质、目的,详细提出各项业务的支出。②由预算主管对各部门提出的预算方案进行成本效益分析和审查。审查时要考虑该项工作是否有必要,能否精简;如有必要,是否可不设专管部门或专职人员;如果必须专设部门或专人去完成,能否进一步改进方法,提高工作效率。然后权衡每项工作轻重缓急和成本效益,以及所需经费的多少,进行顺序排列。③根据生产经营实际需要和资金供应的可能,落实预算。

零基预算不但能压缩经费开支,把有限的经费用到最需要的地方去,而且能够发挥各级管理人员的积极性和创造性,促使各级预算部门精打细算,量力而行,合理使用资金,提高经济效益。但由于一切开支都要从头进行分析研究,因而编制零基预算的工作量较大,费用较高。

针对零基预算的缺陷与不足,合理的解决办法是:每3~5年编制一次零基预

5.概率预算

概率预算是在识别企业预算期内各预算项目不确定的基础上,结合它可能发生的概率,分别计算其期望值后所编制的一种预算。

在编制概率预算过程中,涉及的变量很多,如业务量、价格、成本等。在生产和销售正常的情况下,这些变量的预计可能是一个定值;但在市场供需变动较大的情况下,这些变量的定值就难以确定了。这就需要根据客观条件,对有关变量做一些近似的估计,估计它可能变动的范围,分析它在该范围内出现的可能性——概率,然后根据概率计算期望值、编制预算。

概率预算是弹性预算的修正和发展,由于它充分考虑了各项变量可能发生的概率,因此所编制预算比较接近实际。

上述几种方法各有不同特点,企业应根据自身的条件及所处的外部环境选择合适的预算编制方法。如果企业处于初创期或成长期,市场份额和产品市场价格不稳定,应选择弹性预算;反之,对于市场稳定的企业,采用固定预算法更适宜。如果企业预算水平较高,应选择较为复杂的预算方法,如滚动预算或零基预算;反之,如果企业预算水平偏低,则应选择比较简单的预算方法,如固定预算等。

(二)编制采购预算的步骤

1.明确企业及部门的战略目标

预算的最终目的是为了保证企业目标的实现,采购部门在编制预算前首先要了解企业总的发展目标和本部门的目标,以确保两者之间相互协调,保证采购部门设立的预算标准能够很好地体现企业目标的要求。

2.制订详细的工作计划

采购部门要根据本部门的目标制订出具体的工作计划,列出在未来计划期内详细的工作计划表,将其作为制定预算明细的依据。

3.确定所需的资源

根据详细的工作计划表,采购部门就可以对所需支出进行估计,确定为完成这些具体工作所需要的人力、物力和财力资源。

4.提出准确的预算数

这一步是预算编制的重点,也是预算编制的难点之一,因为确定采购预算要面临大量的不确定因素。采购预算的数量可以依据以往的经验来判断,也可以借助数学工具和统计资料通过科学分析来预测。目前,企业普遍的做法是将采购目标与历史数据相结合来确定预算数,即通过对过去历史数据和未来目标逐项分析,使收入和成本费用等各项预算合理并切实可行。

5.汇总

最初的预算来自各个分单元或各个岗位,需要把这些最基层的预算数字层层汇总,形成总体预算。

6.提交预算

将编制好的预算提交企业负责人审批。

7.修改预算

采购预算是关于预计支出的动态模型,它反映的是未来的采购支出。由于企业外在环境总是处于不断变化之中,因此,采购部门需要根据实际情况的变化不断修改采购预算,以确保预算能最大限度地反映实际的支出情况。

由于预算总是或多或少地与实际有一定的误差,因此,采购部门有必要根据实际情况选定一个偏差范围。偏差范围的确定可以根据行业平均水平,也可以根据企业的经验数据,但经验数据的主观性较强。设定了偏差范围之后,采购部门就应该了解实际支出和预算的差距,以便控制业务活动的进展,尽量将实际支出与估计值的差异控制在偏差范围之内。如果实际支出与估计值的差异达到或超过了允许的范围,就需要对预算进行修订。

(三)编制采购预算应注意的问题

编制采购预算的目的是增强采购的科学性,提高企业经济效益。为了实现这一目标,在编制采购预算时,要注意下述基本问题。

1.预算编制以深入的市场调研为基础

编制预算前要进行深入的市场调研,广泛收集相关信息,包括采购品的价格、该采购品的市场供求状况、国家的经济形势、汇率变化、费用限额等。还要对这些信息进行必要的加工整理,作为编制预算的参考。只有如此,才能保证预算指标富有弹性,灵活应对市场的变化,使采购预算能够切实发挥其控制作用。

2.制定切实可行的预算编制制度

应制定切实可行的预算编制流程、修改预算的方法及预算执行情况的分析监管办法等,以提高采购预算编制的科学性。

3.合理预设预算假定

设定必要的假定,使预算指标建立在一些未知而又合理的假定因素的基础之上,以利于采购预算编制工作的顺利进行。预算编制中的一个难点是预算编制不可避免地要面对一些不确定因素,也不得不预设一些预算指标之间的关系。如在确定采购预算的现金支出时,必须预先假定各种商品价格的未来走向。为此,进销存软件在编制预算时,一方面要对历史数据进行充分分析,另一方面要对未来的判断设定合理的假定,这样才能保证采购预算的合理性和可行性。

4.每项预算应尽量具体化、数量化

在编制采购预算时,每一项支出都要尽可能地具体详细,对每一项采购都要注明具体的数量和价格。这样做既有利于对预算编制的准确性进行审核,又有利于采购部门发现能节约开支的环节。

5.应鼓励各方积极参与采购预算编制工作

采购预算是采购部门为配合企业的总体生产经营预测,进销存软件对所需要采购的商品数量按成本进行的估计,它涉及企业各个方面,采购预算如果由采购部门单独编制,会缺乏实际的应用价值。因此,采购预算的编制需要其他部门的配合,这样利于各部门的沟通,进销存软件有利于提高采购预算的科学性和可行性。

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采购计划

2014年08月20日,星期三

采购计划

能运用所学理论知识确定采购需求量,分析企业采购计划的合理性。

计划是管理人员对未来应采取的行动所做的谋划和安排。采购活动的第一位工作即为采购计划工作,进销存软件编制采购计划是整个采购管理的开始,采购计划制订得是否合理、完善,直接关系整个采购运作的成败。

采购计划的制订以对采购需求的正确分析为基础,经过严密的计划安排,最终以采购预算的形式确定下来。

第一  采购需求分析

制订采购计划的传统做法是让企业各个部门层层上交“物料采购需求计划表”和“请购单”,采购部门再把所有需要采购的物料分类整理统计出来,确定采购什么、采购多少和采购时间。这种方法的弊端是兴师动众,耗费大;只要有部门的“物料采购需求计划表”迟报,就会影响汇总工作和采购工作;且交上来的采购表格往往不准确、不可靠,影响采购工作效果。现在很多企业已不用这种方法,改用需求分析法。

一、采购需求分析的含义及其重要性

(一)采购需求分析的含义

采购需求分析是指采购部门为最终得到一份确实可靠、科学合理的采购任务清单,进销存软件在全面了解采购单位全部需求特征的基础上,分析和确定采购内容、采购数量、采购时间及采购方式的过程。

通过采购需求分析,采购部门找寻出采购单位的需求规律,据此预测采购单位下一个周期的需求品种和需求量,就可以明确应当采购什么、采购多少、什么时候采购及怎样采购的问题,从而制订采购计划,主动订货。

采购需求分析的最终目的在于要得到一份可靠且科学合理的采购清单,为选择采购方法、制订采购计划、分派采购任务提供决策支持。

(二)采购需求分析的重要性

采购需求分析是制订采购计划的基础和前提,进销存软件采购需求分析结果的正确与否直接制约着采购工作质量的高低,并最终影响企业的经营效益。

在单次、单一品种需求的情况下,需要什么、需要多少、什么时候需要都非常明确,不需要进行复杂的需求分析。采购活动中,有一部分是属于这种情况。

对比较复杂的多品种、多批次采购的情况,就必须进行需求分析。例如,汽车制造企业生产的汽车由一万多个零部件组成,由多个车间、多个工序配合生产,企业每个车间、每个工序生产这些零部件,都需要原材料、燃料、辅料、设备、配件、办公用品、劳动保护用品及其他物资,且在各个不同时间需求各个不同的品种。如此多的零部件,什么时候需要什么材料、需要多少,哪些品种要单独采购、哪些品种要联合采购、哪些品种先采购、哪些品种后采购、采购多少等,若不进行认真的分析研究,就难以进行科学的采购工作。因此,采购前必须进行需求分析。

采购需求分析是一项重要而且复杂的工作。它涉及企业各个部门、各道工序和各种物资。其中最重要的是生产所需的原材料,它需求量大、持续时间长,直接影响生产的正常进行。做好需求分析,需要依靠企业各个部门互相配合,并提供相关资料。

二、采购需求的特性

(一)需求的时间性和空间性

需求的时间性是指需求随着时间的推移而发生变化,在企业中,这一变化往往反映为不同时期销售的波动。造成这种波动的原因很多,既有外部经济环境的变化、政府政策的调整、科学技术的进步、消费人群习惯的改变、外来竞争者的加入等,也有企业内在因素作用的结果,如营销策略的改变、物流战略的调整等。这种波动可能是长期的,也可能是短期的。

需求的空间性则是指在某一时间需求的地域分布,进销存软件可以显示企业目标市场的分散程度。

一般来说,企业生产部门较多地利用需求的时间特性,进销存软件根据产品总的需求做出下一阶段总的生产计划,而企业采购部门不仅需要考虑需求的时间特性,还需要考虑需求的地域分布,即不仅要知道需求在什么时间发生,还要知道需求发生的地点,这样才能够制订出相应的库存分布计划、车辆调度计划和运输安排等。

(二)需求的规律性

如果将需求的历史数据在平面坐标中按时间进行排列(时间序列),就会呈现出一定的形状或模型。如果这种模型有规律可循,则该需求就是规律性的需求。在现实生活中,大多数需求都属于规律性的需求。如果需求断断续续且总体需求量低,需求时间和需求水平非常不确定,则该需求就是无规律的需求。维修部门对已停产产品的零配件的需求就属于无规律的需求。

对于规律性的需求,总可以找到描述这种规律的模型。个别数据可能不完全遵循该模型,但基本上是围绕该模型上下波动。对数据的进一步分析又可以找出其发展趋势、周期性和随机因素三个特征。

其中,发展趋势是指需求呈现出随时间推移逐渐稳定增加或者稳定减少或者水平不变的走势,包括线性发展趋势和指数发展趋势等。周期性是指需求呈现出波浪形发展特征,如果这种周期性以年为基础发生,通常称为需求的季节性。零售行业就经常遇到销售量随一年中气候、节假日等波动的情况。周期性波动也可能在一周甚至一天内发生。例如,餐馆在一天内的不同时点需求就相差很大,超市的销售量在一周以内的不同日子也会发生波动。此外,需求的变化还会受到随机因素的影响,即发生在非特定时间的特殊事件所导致的需求变化。

(三)需求的稳定性

某些产品或服务的需求会随时间的变化而变化,而某些产品或服务可能在相当长的时间内需求保持不变。前者被称为动态需求,而后者被称为稳定需求。需求的动态变化可能影响需求的发展趋势、周期性或随机因素变动的幅度。一般来讲,进销存软件需求越稳定,就越容易预测。

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降低库存的策略

2014年08月19日,星期二

降低库存的策略

在高库存的情况下,中小企业常常会采取很多办法,如加大促销力度,降价销售,或是继续库存,同时在财务上提取库存跌价损失准备金,并且支付储存费用。实际上,市场的竞争就像生命一样持续不断,当这个企业处理库存的时候,竞争对手却在不停地销售新品获取超额利润,当企业把库存处理完的时候,新的产品又成了过时的库存。这就好比为了不扔掉苹果,每次总是吃快要坏掉的苹果,结果永远都是吃快要坏掉的苹果。这是一个恶性循环,需要通过降低库存来解决。

为此,不少企业提出零库存的目标,其实这也仅仅是一个努力的方向,要想真正地做到这一点并不容易。企业要想降低库存,可以通过不同的途径来实现。简单来说有以下几种策略。

一、降低周转库存

周转库存是由采购批量或生产批量的周期性形成的。采购批量或生产批量越大,单位采购成本和生产成本就越低。由于周转库存的大小与订货频率成反比,所以有的企业在降低周转库存时,进销存软件采取了很简单的策略,即减小订货批量,增加订货频率。现在有一些日本企业可以做到周转库存只相当于几个小时的需求量,而对于大多数企业来说,至少是几周,甚至几个月。

但是,单纯地减小订货批量而不在其他方面作相应的变化将是很危险的,有可能带来严重的后果,例如,订货成本或作业交换成本有可能急剧上升。因此进销存软件需要在库存成本和订货成本之间进行权衡选择。具体可以通过降低订货费用、缩短作业交换时间和利用“相似性”增大生产批量的方法降低周转库存成本。在这方面,日本企业有很多成功的经验,如“快速换模法”等。利用一人多机、成组技术或柔性制造技术,即尽量利用“相似性”来增大生产批量、减少作业交换是另一种可以考虑的途径。此外,还可尽量采用
通用零件等。

二、降低安全库存

安全库存是为了防止意外情况发生而比需要的时间提前订货,或订货量大于需求量而产生的。因此,进销存软件降低这种库存的策略是:订货时间尽量接近于需求时间,订货量尽量接近于需求量。具体可以通过改善需求预测、缩短生产周期与订货周期、减少供应的不稳定性来解决。这样,至少有4种具体措施可以考虑使用。

1.改善需求预测

预测越准,意外需求发生的可能性就越小。还可以采取一些方法鼓励用户提前订货。

2.缩短订货周期与生产周期

这一周期越短,在该期间内发生意外的可能性也越小。

3.减少供应的不稳定性

其中途径之一是让供应商知道你的生产计划,以便他们能够及早作出安排。另一种途径是改善现场管理,减少废品或返修品的数量,从而减少由于这种原因造成的不能按时按量供应。还有一种途径是加强设备的预防维修.以减少由于设备故障而引发的供应中断或延迟。

4.增加设备、人员的柔性

这种方法通过生产运作能力的缓冲、培养多面手人员等方法来实现。这种方法更多地用于非制造业,因为对于非制造业来说,服务无法预先储存。

三、降低调节库存

调节库存是为调节市场需求或供应的不均衡、生产速度与供应速度不均衡、各个生产阶段的产出不均衡而设置的。因此,降低这种库存的策略是:尽量“拉平”市场需求,或在需求淡季通过价格折扣等开展促销活动。

四、降低在途库存

影响在途库存的变量有两个:需求和生产一配送周期。由于企业难以控制需求,因此,降低这种库存的策略是:缩短生产和配送周期。可以通过选择良好的供应商和运输商,或者通过电脑网络来缩短不同存放地的运输和存储时间,减少在途库存。此外,进销存软件还可以通过减少订货批量来降低在途库存,因为订货批量越小,生产周期越短。具体说来,有以下几种方法。

1.缩短交货运输时间

从供应商到企业的这段距离的运输时间应尽可能的缩短,首先需要根据产品的特性(价格、体积、重量等)选择合适的运输方式,对这段时间的管理会大大影响企业的在途库存量。一般来说,价格高而且体积重量较小的产品会优先选择空运,反之则海运为常用的运输方式。但是合适的运输方式是要通过仔细比较运输时间的缩短对库存乃至库存成本的影响以及运输费用的影响而做出选择的,否则将不能达到整体优化的目的。

2.选择合适的交货和付款方式

通过与供应商的谈判,选择对企业最有利的交货方式,也是降低库存成本的一个重要方面,尤其是在国际采购中.从货物离开供应商的工厂.到实际抵达企业的仓库,需要经过较长的时间和不同的场所,在这个过程中,货物的所有权越晚交于企业,付款的期限越长,则企业所需承担的风险和费用也就越小。

3.选择正确的厂址

企业离开供应商或者客户的距离会影响其库存的水平,距离越短,交货时间越短,库存量相应也可以降低。这也是为什么通用汽车的供应商会随着通用公司在上海设厂而纷纷将其工厂移至上海,进销存软件其目的就是为了加快供应时间,降低库存。

从上面可以看出,这4种库存的不同降低策略实际上是相互关联、相互作用的。因此在实际的库存管理中需要全盘统筹,综合考虑。

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采购的职能与作用

2014年08月16日,星期六

采购的职能与作用

(一)采购的基本职能

1.保障供应

采购的首要职能就是要实现对整个企业的物资供应,进销存软件以保障企业生产和生活的正常进行。企业生产需要原材料、零配件、机器设备和工具,生产线一开动,这些东西必须样样到位,缺少哪一样,生产线都开动不起来。企业办公需要办公用具,企业生产需要生活物资,所有这些都需要采购管理有计划地安排好采购,只有这样才能保障企业生产和生活的正常进行。

保障供应不应当只是物资的品种数量,还应当包括物资的质量。所采购物资的质量,直接决定着企业的生产质量和产品的质量,也关系着企业对产品消费者的服务质量,从而关系着企业在市场上的竞争力和生命力。所以,进销存软件采购管理保障供应,一定要以把好物资质量关作为自己的重要职能。

2.供应链管理

传统的采购管理观念,一般把保障供应看成是采购的唯一职能。但是随着社会的发展,特别是20世纪90年代供应链思想出现以后,人们对采购的职能有了进一步的认识,即认为采购应当还有第二个重要职能,那就是供应链管理,特别是上游供应链的管理。

在市场竞争越来越激烈的社会,企业之间的竞争实际上就是供应链之间的竞争。企业为了最有效率地进行生产和销售,需要有一大批供应商的鼎力相助,相互之间进行最好的协调配合。采购管理是直接和供应商打交道的,建立起和供应商的协调合作关系,对于采购管理来说,既有必要又有可能。一方面,只有把供应商组织起来,进销存软件建立一个完整的供应链系统,才能够形成一个友好的协调配合的采购环境,保证采购供应工作的高效顺利进行;另一方面,企业采购管理部门与供应商打交道的机会最多,只有他们最有可能通过自己耐心细致的工作,通过与供应商的沟通、协调和采购供应操作,建立起友好协调的供应商关系,从而建立起供应链,并进行供应链运作和管理。

3.资源市场信息管理

采购的第三个职能,就是资源市场的信息管理。在企业中,只有采购部门经常与资源市场打交道,采购部门除了是企业和资源市场的物资输入窗口外,也是企业和资源市场的信息接口。所以,采购除了保障物资供应、建立起友好的供应商关系之外,还要随时掌握资源市场信息,并反馈到企业管理层,为企业的经营决策提供及时有力的支持。

采购的这一职能很容易被一般人所忽略。这是因为长期以来,我国在计划经济模式下,市场竞争不太激烈,人们不太重视信息的作用。而在市场竞争十分激烈的市场经济模式下,商战实际上就是信息战,谁抢先掌握市场信息,及时进行经营决策,谁就能够抓住商机,抢占竞争的优势地位,获得发展机遇。

采购经常与资源市场打交道,应当随时掌握资源市场的信息,一并及时反馈到企业管理层,为企业改进产品、改进采购、开发新产品、开发新的供应商提供决策支持。所以,进销存软件采购管理应当把资源市场信息管理作为自己的重要职能。在某种意义上-采购管理的信息管理职能比保障物资供应的职能更重要。

(二)采购的作用

作为采购人员,很重要的一点就是要认识到机会来源于两个方面:一是准确把握采购活动在帮助组织实现总体客户满意的过程中的重要作用;二是正确理解组织的战略目标和发展方向,以便通过采购活动支持组织战略目标的实现。

1.采购在总体客户满意中的作用

企业生存的主要目标就是要为所有者创造价值。许多管理者越来越意识到,要想成功地实现这一目标,只有通过为客户提供满意的服务。如果企业由于没有满足客户的某些需求而不能很好地为客户提供服务的话,那么企业就不能继续生存下去。这并不是营销理念的变化,而是对这一理念的重要补充。

过去,人们常把采购活动与企业的最终客户分开来看。然而,以合理的成本及时地为客户提供高质量的、可靠的产品和服务会直接影响客户的满意水平。企业提供给客户的产品质量不可能比它从供应商那儿采购的产品质量高。企业的任何一个上游供应商的运输延迟或质量问题,都可能影响企业对下游客户提供的产品(或服务)的质量和及时性,进销存软件除非企业日常持有相当高的库存水平。这样一来,供应商就增加了产品或服务的总成本。

对于采购人员来说,很好地理解客户的需求是很重要的。这种理解有助于采购人员做出正确的决策。采购人员所需要的技巧和所担任的工作,在零售业、制造业、政府部门和服务业中都是很相似的。

2.采购的战略作用

采购的战略作用表现为通过实施与供应源相关的活动来支持组织总体目标的实现。通过组织与外部的连接,采购活动对组织成功地实现总体发展战略会起到重要作用。

1)接触外部市场

通过与供应市场的外部联系,采购能获得许多重要的市场信息,如新技术、潜在的新材料或服务、新的供应源及市场条件的变化等。通过从外界获取这些有价的信息,采购有助于组织修改总体发展战略,充分利用市场机会。

2)开发供应商,进行关系管理

采购通过识别和开发一些新的或既有的供应商,支持组织的战略取得成功。在开发新产品或服务及提升现有产品质量时,如果能使供应商在早期介入,就能大大缩短时间,而这种缩短时间使产品迅速投入市场的行为,将对树立组织在市场中的领导者或革新者的地位起到很大的作用。

影响组织实现总体目标的主要采购活动包括供应商选择、供应商评估和管理、全面质量管理及采购规划和研究。

事实上组织内部的每个职能都在信息或支持等方面不同程度地依靠采购职能。进销存软件采购本身能为组织内部其他职能提供价值,因而组织内许多重要的决策都应有采购人员参与,至少应该参与那些对采购有影响的决策。良好的信息沟通能使采购活动为其他职能提供更好的支持,而这种支持反过来又能带来采购人员更深入的参与。

三、采购的分类

企业采购是一项复杂的活动,依据不同的标准对它进行科学的分类有助予企业根据自身的需要和采购的特点,合理选择恰当的采购方式,确保物资的有效供应。

(一)按供应商的来源分类

采购按供应商的来源不同可分为国内市场采购和国际市场采购两种。

1.国内市场采购

国内市场采购,又称为国内采购是指在国内市场上向国内供应商进行的采购,但采购的物资并不一定都是国内企业生产的,也可以是通过国外企业设在国内的代理机构来购买所需物资,但只能以本国货币来结算支付货款。国内采购又可以分为本地市场采购和外地市场采购两种具体形式。

国内采购的优势主要表现在以下方面。首先,国内采购不会遇到商业沟通的困难。供应商与购买商有共同的文化背景、道德观念及商业组织,这样有利于维系良好的商业关系。双方都可减少耗费资源。其次,与国际采购不同,国内采购不存在国际贸易运输、定价的问题。国内采购因为是国内贸易,故运输距离较短,省却了在国际贸易中洽商运费、保险、交货付款条件等问题。国内采购不需额外的通信费用、进口关税及评选合格供应商的费用,使国内采购的费用低于国际采购。再次,国内采购一般需时较短。而国际采购常常要面临运输时间的不确定性,无法预估不同活动所需时间,如恶劣的天气、罢工等突发事件等。此外,对于品质标准的认定不同,也为国际采购造成了困难。如果是国内采购,进销存软件供应商和采购商都执行统一的标准;而在国际采购中,各国执行不同标准,国外供应商对于必要的设计改变的弹性不如国内供应商。所以,采购商在购人产品时必须对产品的这些风险进行控制。要实行必要的控制,就增加了品质管理的工作,还要考虑退货成本等因素,而且由于国际采购运输时间长,采购商要相应增加存货数量,这无疑又增加了成本。

2.国际市场采购

国际市场采购又称为国外采购或全球采购,是指国内企业直接向国外供应商采购所需物资的一种行为。国际采购一般通过向境外厂家咨询,或者向国外企业设在本国的代理机构咨询来进行采购,国际采购的对象多为单位价值比较高的生产资料或资本品、公共物品,例如生产线设备、大型机床、系统软件、通信设备等。

国际采购的优势主要表现在以下方面。首先,企业,尤其是大型跨国公司,对品质有严格要求,国际采购扩大了供应商的范围,使得采购者有可能得到合乎要求的标准品质。从事国际贸易的厂商通常具备较高的生产水平,所以采购者可以在国际采购中满足这一要求。其次,每个采购商都希望降低采购成本,而国际采购中国外有竞争力的供应商通常能提供比国内供应商低很多的价格。这样一来,虽然由于运输、保险、汇率、通信等增加了成本,但采购商在支付总价款时,往往会比国内采购节约采购成本。再次,国际供应商一般都具备即时交货的可靠性。虽然在评选合格供应商及与供应商建立商业关系时耗费了时间,但在以后的采购交易中,采购商会从即时交货中得到补偿。由于国际供应商都在努力改善生产系统,严格管制生产计划,提供持续的、更符合要求的服务,使得他们在时间方面与国内供应商越来越具有竞争优势。最后,国际采购可以使采购商有了更多的选择,扩大了供应基础。

国际采购也有一定的缺点:①由于是跨国交易,要面对不同的经济体制与政策制度不同的国家,所以影响交易的因素较多;②无法全面掌握供应商的信息资料,交易风险较大,一旦发生纠纷需索赔,追索起来相对比较困难;③汇率变动频繁,增加了交易结算的风险。国际采购要用外汇结算,而许多国家的外汇体制实行的是不同程度的浮动汇率制,这就给采购结算带来了一定的风险。

一般情况下,采购首选国内市场,以节约运输与仓储费用,缩短物流时间,也比较容易搜集供应商的信息资料,易于控制货源组织的进度。在国内市场不能满足采购需求的情况下,采购人员再考虑从国际市场采购。

(二)按采购对象的形态分类

采购按采购对象的形态不同可分为有形产品采购和无形产品采购两种。

1.有形产品采购

有形产品采购是指以具有实物形态的产品为采购对象的采购活动。企业有形产品采购一般包括固定资产、原材料、低值易耗品和办公用品等物品。

固定资产采购是采购企业生产经营所需的机器设备。其特点是采购次数少,每次采购金额大,采购计划时间长。对于科技含量比较高、技术先进的机器设备,当国内采购无法满足需求时,往往需要从国际市场采购。

原材料采购指的是生产中所用的主料、辅料和半成品等物品采购。主料使用量大,是原材料采购的重点;辅料在生产过程中需求量不大;半成品的采购一般面向协作单位采购。

低值易耗品采购是指采购价值较低且在生产过程中容易损坏消耗的物品,如磨损性大的生产工具、包装材料等。

办公用品采购包括对非生产人员使用的设施及文具、纸张、桌椅、电脑、账册、打印机、卫生清洁用品等物品的采购。

2.无形产品采购

无形产品采购是指以不具有实物形态的产品为采购对象的采购活动,主要包括劳务采购和一些专有技术采购等。

劳务采购主要包括企业对服务业的采购,如聘请专业机构提供会计服务、管理咨询、法律咨询、程序设计等服务。此类采购的技术含量高,采购人员需针对企业的不同需求,选择在特定方面有优势的专业服务供应商。此外,对劳务的采购还包括售前和售后服务,即在机器设备采购前后,供应商所需提供的必要的技术咨询、产品说明、操作示范和讲解、设备安装调试、设备的维护和保养及人员的培训等。此类采购一般不单独进行,而是随有形产品采购而发生。无形产品采购还包括对专有技术的采购。专有技术是指操作或使用机器设备所需的专业知识,或能提高产品质量、改良生产工艺、增加花色品种的专门技术。

与有形产品采购不同,无形产品在被购买之前是看不见、摸不着的,进销存软件为降低无形产品采购的不确定性,采购过程应积极寻求服务质量的标志或证据,从可以看得到的如产品生产经营的场地、人员、设备、供应材料、品牌象征和价格等,对无形产品的质量作出判断。

(三)按采购主体分类

采购按采购主体不同可将采购分为个人采购和组织采购两种。

1.个人采购

个人采购是指消费者为满足自身需要而发生的购买消费品的行为,如购买生活必需品、耐用品等。个人采购实质上是一种购买(习惯上)活动,购买对象主要为生活资料,其特点为单次、单品种、单一决策,购买过程相对简单。

2.组织采购

组织采购是为实现组织目标而发生的采购行为。组织可以按不同标准进行分类,但从组织的经济活动,特别是从采购的角度,一般可将组织采购分为家庭采购、政府采购、事业单位采购、军队采购、企业采购等。家庭通常以生活资料的购买为主;政府、事业单位、军队通常按照国家相关的法律、法规,在一定价值以上实行招标采购;企业是社会经济的主体部分,因而企业采购也就成为组织采购的重点。

企业采购一般分为生产企业采购和流通企业采购。生产企业采购是为了生产而采购,是一种生产性消费,因而,采购对象以生产资料为主;流通企业采购是为了销售而采购,是一种生活消费,采购对象为生活资料。当然,流通企业除了商业流通企业外,还有生产资料流通企业、粮食流通企业、外贸流通企业等。这些企业又可分为批发企业、零售企业等。

(四)按采购行为的组织方式分类

采购按采购行为的组织方式不同可分为分权式采购和集权式采购两种。

1.分权式采购

分权式的组织方式是指采购过程中不同的工作和职责分别授予不同部门,各部门互相监督,以提高内部控制的效果。如采购计划和采购工作由不同的部门操作,而验收、储存、保管等工作也由销售部门、制造部门、物料储存部门分别执行。这种采购组织方式使得采购行为分散化管理,有利于互相监督,提高采购的透明度。但随之而来的问题也非常突出,将采购权利分割,使采购时间拉长,对各部门协调工作的要求很高。如达不到要求,采购工作就显得杂乱无章,而且容易产生工作职责不清、互相推诿的情况。另外,不同的部门容易由于采购目标的不同而产生冲突,如采购计划部门追求的是效益最大化而使采购数量增加,而采购储存保管部
门为节省库存成本则要求采购数量减少。这样产生的矛盾在两个不同部门之间是很难协调的。如果为了解决矛盾而互相了解对方的目标又会耗用大量的人力物力,造成资源的浪费。

2.集权式采购

采用集权式组织方式是指将与采购相关的职责全部授予一个部门完成。这样从采购计划、采购执行到物料接收、绩效衡量都由一个部门完成,就大大降低了采购管理成本。节省了人力资源,缩短了采购时间。进销存软件统一化管理使采购协调性增强,可以降低管理费用,对于采购绩效的评定也大大简化。对于从原材料投入到生产加工,直到销售的整个过程,企业不能明确界定时,采用集权式组织方式进行采购较为合适。如采用分权式的组织方式则会浪费大量的人力物力资源去重复某些过程。而集权式的采购组织方式则将整个采购职责全部赋予一个部门,这就要求采购部门的管理水平较高,内部监控的能力较强,而且对采购流程的设计要格外重视,使整个部门为共同的采购目标而组织采购工作。

四、采购的基本流程

对于企业采购来讲,也许单个企业之间的采购会略显差异,但大体上来讲都有一个共同的模式,一个完整的采购流程大致包括以下几个步骤。

(一)需求分析与资源市场分析

需求分析,就是要弄清楚企业什么时候需要什么品种的物品、需要多少等问题。这种需求可以由企业内部任何一个职能部门来确认,甚至可以由企业外部的某个人(如消费者)来确认。一旦需要被确认,采购活动就开始了。采购人员将客户的需求传递给潜在的供应商,从而为制订科学合理的采购计划做准备。

资源市场分析,就是根据企业所需求的物资品种,分析资源市场的情况,包括对资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况、交通运输情况等。资源市场分析的重点是供应商分析和品种分析。资源市场分析有助于采购人员确定市场上供应商的数量、权限与依存性的平衡点,以及何种购买方法(协商谈判、公开招标等)才是最有效的。

(二)制订采购计划

制订采购计划,要求根据需求品种情况和供应商的情况,制订出切实可行的采购订货计划,包括选择供应商、供应品种、具体的订货策略、运输进货策略及具体的实施进度计划等,具体解决什么时候订货、订购什么、订多少、向谁订、怎样订、怎样进货、怎样支付等具体的计划问题。为整个采购计划绘制蓝图。

(三)选择采购模型

选择满足客户需要的采购类型也就同时决定了采购过程所需要的时间及该过程的复杂程度。当采购战略及计划确定以后,采购模式的选择就显得格外重要。它决定着企业能否有效地组织、控制物品资源,以保证其正常的生产和经营及较大利润空间的实现。在采购实践中,采购主体应根据企业制度、资源和环境状况、专业水准、资金情况以及储运水平等因素选择合适的采购模式。

(四)选择、确认供应商

在采购的前期,最重要的事情就是从能满足客户需求的所有可能的供应商中选择最好的供应商。在这个阶段,找到那些采购企业以前没有合作过但今后可能合作的供应商是很重要的。而且,识别所有可能的供应商也是一个挑战,并且还要对其进行调查,特别是在如今全球化的环境下。

当将可能的供应商减少到足以满足客户需求的时候,就可以确定哪一个或哪些供应商可以更好地满足客户的需求。如果采购项目相当简单或者比较标准,并且有足够多的供应商,那么这项活动可以通过公开招标来完成。如果这些条件不存在,那么就有必要进行较为精细的评估,需要进行技术检验或者终端使用状况模拟。

对供应商选择的同时也决定了采购企业和供应企业之间的关系,以及这种关系的结构是如何构建和实现的。这一活动也决定了如何与那些未被选择的供应商保持关系。

(五)洽谈合同

当确定了供应商之后,采购部门要与供应商进行反复的谈判和磋商,进销存软件以确定采购价格及其他采购条件,如质量、运输、服务、风险赔付等,最后以书面合同的形式确定下来。

(六)采购评估

采购评估,就是在一次采购完成以后对本次采购的评估,或月末、季末、年末对一定时期内的采购活动的总结评估。主要在于评估采购活动的效果,总结经验教训,找出存在的问题,提出改进方法等。通过总结评估,可以肯定成绩,发现问题,制定措施,改进工作,提高采购管理水平。

(七)采购监控

采购监控,是指对采购活动进行的监控活动。包括对采购的有关人员、采购资金、采购事务活动的监控。

采购部门有责任督促供应商按时送货。采购员要督促、监督进货过程,确保按时到货。一旦发现问题,必须及时采取行动。采购部门还负责就任何关于送货要求的改变与供应商进行协商。

到货后,采购员要督促有关人员验收、入库,进销存软件以确保所收到货物的质量、数量与订购要求相符,必要时要确定货物的破损情况。然后通知结算部门进行货款结算。

以上只是一个大概的采购流程,不同类型的企业在采购时有不同的特点,因而具体的步骤和内容会有所不同。

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管理库存就意味着管理手边的资金

2014年08月15日,星期五

管理库存就意味着管理手边的资金

任何一个企业或集团,都是为了满足市场或顾客需求而生产、促销其产品,但因为公司运作及行销手段上的差异,多多少少都有库存存在。即使是丰田看板式的存货管理号称零库存、JIT(Just—in—time),仍然有所谓的线上存货存在。根据调查,某些特殊的工业,其存货成本甚至可能高达公司总资产的一半以上。可是存货有其存货成本,进销存软件包含了各项物料成本、制造或外制成本、人工成本、运输费用、仓储管理费用、保险费用、过时淘汰以及机会成本等。甚至若公司产品为对时间相当敏感的生鲜食物(如超级市场)或是高科技产品,例如计算机或计算机周边产品,因过时淘汰所带来的成本则更为惊人。

有句话说的很好,  “库存乃万恶之源”,存货过多可能造成资金积压,且存货如果不能售出获取利润,企业就根本无法生存,但是存货不足可能造成生产的中断、服务水准的降低。也会引起企业的危机。库存献像县一杷刀的两个面,如何拿捏费人思量。所以存货管理对整个企业发展的重要性不言而喻。

解析库存管理

库存管理又称存货管理或在库管理,是在库存论的指导下,在经济、合理或某些特定的前提下,建立库存数量的界限,即库存理、库存水平、订量等数据界限。简单地说,库存管理主要是对企业经营者何时补充订货、补充多少以及库存系统的安全库存量、平均库存量、周转率、缺货次数各是多少等问题所采取的方法。

库存管理的目的就是要确定一个资金占用少、费用省、既足够又是最低限度的最优储备量,进销存软件使库存系统有效地保证生产消费的需要并获得最好的经济效益。衡量库存管理的指标应该反映这一基本要求,体现出库存管理的水平,为此,应确定以下主要指标:

为了提高库存资金周转率,企业应当正确地掌握供求规律,确定合理的储备金额,处理积压,提高服务水平。

二、服务水平

一般用供应量占需求量的百分比大小来衡量:

对于一个库存系统来说,为了保证供应,提高服务水平,必须设置一定的安全库存量(保险储备),以防止由于某些突发性事故而造成生产和供应系统的中断,防止因缺货造成的损失。对于某些受季节性波动影响的生产和供应,进销存软件则更应该确定合理的库存量,从而保证生产和供应的均衡性和连续性。因此,提高服务水平是库存系统追求的又一个重要指标。

三、缺货率

缺货率是从另一个不同的角度衡量服务水平高低的一个指标,分别以对所供席的企业数、物资数的缺货程度来反映这个指标。

四、平均供应费用

即反映为供应每单位库存物资所消耗的活劳动和物化劳动的水平。

平均供应费用=库存系统年总费用/年全部供应额以上主要指标是相互联系而又相互制约的。库存管理的任务就在于测情度势,权衡轻重,分清主次,全面考虑,做出最佳的决策。

库存成本的构成

库存水平太高,将导致库存成本增加,进而引起商品价格的增加,供应链整体绩效不佳。成功管理库存并合理控制其成本的首要一点,是对库存及其成本构成正确且全面的认识。因为库存成本的隐蔽性,进销存软件使得管理人员对其认识总是片面的,常常会忽略一些重要的方面。库存成本主要由库存持有成本、库存获得成本及缺货成本三方面内容构成。

一、库存持有成本

即为保有和管理库存而需承担的费用开支。具体可分为运行成本、机会成本和风险成本三个方面。

1.运行成本

主要指仓储成本,自营型的仓库体现为建造仓库的固定投资的摊销费用,外包型的仓库则体现为仓库的租金,库存越高,仓储面积越大,仓储成本也越高。此外,运行成本还包括仓库中的设备投资成本和日常运作费用(水、电、人工等)。

2.机会成本

主要是库存占用的资金所带来的收益,库存作为企业的资产是通过占用企业的流动资金而获得的,而任何企业都有其一定的资金投资回报率,即库存占用的资金如果不用于库存而去经营其他投资所能获得的平均收益,这一比例因行业和企业的不同而有所不同,一般为10%~16%之间。企业因为要持有一定的库存而丧失了流动资金所能带来的投资收益,即为库存的机会成本。有时企业通过借款来获得库存,这时的机会成本还应包括借款的利息支出。

3.风险成本

顾名思义则是从风险的角度出发来考虑的,首先是保险费用,进销存软件为了减少库存的损失,大多数企业会为其库存的安全保险,其费用就是库存成本。同时企业可能会因为库存的不合理存放而造成损耗或报废,例如食品过期、存放过程中破损、产品滞销、失窃等等,这些损失同样是库存的风险成本。

二、库存获得成本

库存的获得成本是指企业为了得到库存而需承担的费用。抛开库存的本身价值,如果库存是企业自己生产的,则获得成本体现为生产准备成本,即企业为生产一批货物而进行的生产线改线的费用;如果库存是企业直接通过购买而获得,则获得成本体现为订货成本,即从需求的确认到最终的到货,通过采购或其他途径获得物品或原材料的时候发生的费用。

订货成本包括提出订货申请单、分析货源、填写采购订货单、来料验收、跟踪订货等各项费用。主要包括两方面因素:一是内部各部门人员的费用,如采购、财务、原材料控制与仓库管理人员的工资等;二是管理费用,如办公用品、电话、计算机系统的费用。

需要说明的是:

(1)订购成本的主要特征是和采购次数直接有关,而与订货量的大小几乎无关。因为不论订购1吨货物还是订购100吨货物,都要发生订货申请单、分析货源、填写采购订货单、来料验收、跟踪订货等各项成本。订购次数越多,发生的订购成本就越高。

(2)不同公司的平均订购成本相差很大,有的企业平均订购成本较低,而有的企业平均订购成本较高。

(3)确定订购成本并不是一件容易的事情。由于订购成本涉及的因素较多,有时需要利用大量的历史统计数据来计算。在实际中,可以用估算的方法来确定订购成本,即采购部门的总成本除以每年订货的次数,就得到了采购部门订购成本的估算值。

三、库存缺货成本

简而言之就是由于库存供应中断而造成的损失。包括原材料供应中断造成的停工损失、产成品库存缺货造成的延迟发货损失和销售机会丧失带来的损失、企业采用紧急采购来解决库存的中断而承担的紧急额外采购成本等等。

当企业的用户得不到他们的全部订货时,叫做外部缺货;而当企业内部某一个班组或一个部门得不到它的全部订货时,叫做内部缺货。外部缺货可导致延期付货成本、当前利润损失和未来利润损失。内部缺货则可能导致停工待料损失和完工日期的延误。

缺货成本的大小取决于用户对缺货状况的反应,如果当某项物品缺货时,则经济损失要根据这种缺货是延期付货、用其他替代物品来补偿还是取消订货而定。如果是延期付货的情况,进销存软件通常企业会加速运货以送达该物品,从而导致加速费(如从铁路运输改为航空运输,虽然运输时间得到节省,但运输费用就会增加很多)、手续费和专门的装运和包装费等。而在脱销的情况下,进销存软件用户可能转向其他货源而使其需求得到满足,在这种情况下,缺货成本包括销售利润的损失以及难以估量的商誉损失。商誉损失对于零售企业来说,将导致用户以后不再来购买该企业的其他物品。对于制造企业而言,如果某项物品内部缺货引起生产线的停工,这时缺货成本就可能很高。显然,用户的反应和企业内部所采取的策略对物品的缺货成本有很大影响。