进销存管理是企业实现信息化成败的关键

伴随着企业的发展扩大，传统的管理方法已经赶不上企业的发展步划，项目数量的不断增加，手工文档管理显得越来越吃紧，不但无法满足日益增长的业务需求，管理层也不能通过数据进行决策。因此，进销存软件孕育而生。那么如何让进销存在企业中真正用起来，成为一套有活力的系统成为信息化成败的关键呢，秘奥软件科技有限公司认为有三个要点需企业密切注意。
保持清醒不盲目
免费进销存软件不是万能的，企业如果盲目引入进销存的话，非但不会产生预期的作用，反而还会使企业蒙受巨大的损失。所以，在上进销存项目之前，必须充分了解清楚自身的业务特点，选择适合企业当前业务和未来发展的系统。
这样就要对企业自身需求进行自我评估。开始，我们将威视定位为一家兼顾内外贸渠道的技工贸一体化企业，不能将眼光仅仅局限于某一方面，而需要满足各方面的要求。为此，我们成立了专门的进销存领导小组，进行了业务和流程咨询。虽然经过了前期的多方准备，但初次上线的效果并不好，如提交的数据纷繁复杂，没有规律性可言，使用的人也不断减少。
那么，为何用不好？究其原因，是由于原来的流程和习惯做法没有和进销存配套，所以项目经理只喜欢用自己熟悉的几个模块，或是只录入最简单的东西，进销存的应用流于形式。为此，我们采用了一个过渡性方法，即在海外办成立了进销存运营小组，由运营小组帮助项目经理对系统数据进行录入，在各项目小组每周的例会上进行确认，我们规定凡是进销存中没有的记录，就认为不存在。用这一方法解决了使用积极性的问题。
因此，只有充分了解了自己的需求和实际情况，这样才能对实施过程的周期进行很好地把握，而相反，若一味地强调快，则可能欲速则不达。
人性化制度
实际上，"制度"不仅仅意味着强迫团体里的成员去服从某一项规定。企业在进行信息化建设时，首先想到的往往是改善现有流程以适应系统的性能，而容易忽视人性化的东西。
秘奥软件科技有限公司认为，系统是服务于工作和业务人员的，那么就应该想方设法创造条件，让这些人员愿意使用这个工具。如威视的业务人员大多数时间在国外出差，有些国家如中东的上网条件相对较差，很多时候无法保证每天都可以上网，而此时用行政命令要求他天天更新数据显然是不现实的，同时也比较容易引发抵触心理。所以，我们单独成立进销存运营小组，目的是为业务人员提供帮助，在此基础上再用制度进行管理，就在整个部门形成了不得不用的趋势。运营小组是一个暂时的过渡性组织，可能在今后条件成熟的时候会被取消，但是人性化管理的思想将始终贯穿进销存的应用中。
合理预期
什么叫做成功的进销存？如何来衡量成功？秘奥软件科技有限公司认为，首先将客户信息完全整合起来，当员工日常所必需用到的客户信息及交往历史记录都必须通过免费进销存软件来查询时，那么进销存就可以说是已经成功一半了。
同时，我们还应该力求将"以客户为中心"的思想体现在免费进销存软件的应用当中，优化销售、服务等各个环节的工作流程，以最快的速度响应客户的请求，这也是我们在国际市场中能够持续获取客户、保有客户的要决。
不过，要求一套免费进销存软件一上线就能满足各个环节、各个部门的所有要求，显然是不现实的。因此，要让系统能够真正用起来，唯一的途径就是循序渐进，逐步深化应用，符合大家的工作习惯。以"工作记录"一项为例，因为涉外合同谈判过程复杂，某一天的工作不是填写一个简单的"客户拜访"就可以的，我们还要求员工要记录各个阶段任务进展的具体情况，同时需要将相关的重要文件以附件的形式挂在相关任务中，以便于员工的上级主管可以随时了解与客户交往的进展情况，给予员工更及时、正确的指导和支持。

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