通用进销存管理系统软件的财务需求分析

1.3.5 应付款管理
“应付款管理”功能模块用于管理企业的应付款业务，包含的子功能模块如图1.6所示。
图1.6 “应付款管理”功能模块
各子功能模块实现的功能分别为：
“预付款管理”用于管理企业的预付款信息，内容包括供货商号、预付款总额等。填写付款单时可以选择付款的方式，如果是“减预付款”则“预付款”信息表中的“预付总额”自动减少。
“应付款明细”用于查询企业所有的应付款，对应到每一笔进货的明细。
“应付款汇总”用于查询企业所有的应付款，对应到每一个供货商。
“付款单”用于录入企业支付货款的凭证和销应付款，内容包括编号、发票号、填票日期、进货单号、货号、供货商号、数量、进货单价、金额、付款日期、详细说明、进货日期、状态、减预付等。
“已付款明细”用于查询企业历史的所有已经支付的款项。
“历史查询”用于查询付款单历史。
“应付款帐簿”用于查询应付款科目的明细分录，属于财务上的概念。每一笔进货或者付款系统都会在帐簿中自动产生一笔记录，以借方、贷方、余额的形式存在，可以直接将查询的结果输出作为财务软件的凭证。
“应付款帐龄”用于分析应付款的帐龄，即在不同时间段内应付款分部的情况，从而为付款作出依据。

1.3.6 应收款管理
“应收款管理”功能模块用于管理企业的应收款业务，包含的子功能模块如图1.7所示。
各子功能模块实现的功能分别为：
“预收款管理”用于管理企业的预收款信息，内容包括客户编号、预收款总额等。填写收款单时可以选择收款的方式，如果是“减预收款”则“预收款”信息表中的“预收总额”自动减少。
图1.7 “应收款管理”功能模块
“应收款明细”用于查询企业所有的应收款，对应到每一笔销售的明细。
“应收款汇总”用于查询企业所有的应收款，对应到每一个客户。
“收款单”用于录入企业收回货款的凭证和销应收款，内容包括编号、发票号、填票日期、销售单号、货号、客户编号、数量、销售价、金额、收款日期、详细说明、销售日期、状态、减预收等。
“已收款明细”用于查询企业历史的所有已收回的款项。
“历史查询”用于查询收款单历史。
“应收款帐簿”用于查询应收款科目的明细分录，每一笔销售或者收款系统都会在帐簿中自动产生一笔记录，以借方、贷方、余额的形式存在，可以直接将查询的结果输出作为财务软件的凭证。
“应收款帐龄”用于分析应收款的帐龄，即在不同时间段内应收款分部的情况，从而为收款提供依据。

1.3.7 帐务管理
“帐务管理”功能模块用于管理企业的结帐业务，包含的子功能模块如图1.8所示。一般商业企业每个月都要进行一次结帐操作，确定该财务月份所有商品成本的进、销、结存情况，为财务提供数据。
图1.8 “帐务管理”功能模块
各子功能模块实现的功能分别为：
“结帐日期设定”用于设置企业的每月结帐的日期，内容包括月份、全称、结帐日期等。一般商业单位每个月的结帐日期都是固定的，默认为25号。
“模拟结帐”用于进行模拟结帐操作。因为结帐操作不可逆，也就是说正式结帐后商品进销存汇总的数据就无法更改了，因此在正式结帐前往往要进行模拟结帐，以查看结帐数据是否正确。
“正式结帐”用于进行结帐操作，计算进销存汇总报表。
“进销存汇总”用于查询本次结帐的结果，内容包括结帐编号、年月、货号、上期结帐数量、上期结帐金额、借方数量、借方金额、贷方数量、贷方金额、本期结存数量、本期结存金额、备注等。
“历史查询”用于查询历史的结帐结果。

小知识 财务成本核算方法
财务上为了统计企业的经营利润和报税，每个月都要对经营商品的成本进行核算，核算方法一般分为加权平均法和先进先出法(或者后进先出法)，我们举例说明这两种方法的区别。例如1月10号进了100双鞋子，每双进价为50元；1月15号销售了其中的80双；1月20号又进了100双，但进价变为每双40元了。采用加权平均法计算，当月销售的成本为80×(0 ＋ 100×50 ＋ 100×40)/(0＋100＋100)＝ 80×45＝3600元，当月期末余额为120×45＝5400元。其中0表示当月该品种的期初数量和期初金额(上月的期末数量、金额)为0，例如下月计算时取值为5400。由此可见，加权平均法计算公式为：销售成本＝销售数量×(上月期末金额＋本月入库金额)/(上月期末数量＋本月入库数量)。而用先进先出法计算，因为销售的80双鞋属于第一批进货中的，故其真实成本应该是80×50＝4000元。

由此可见两种不同的计算方法所计算出的当月企业利润是不一样的，后一种增加了400元的成本，利润就降低了400元。读者会问，这两种方法有什么区别，最终企业的利润总是一样的，只不过是先算还是后算的问题。首先，先进先出法可以更加准确地反映出企业的实际经营状况；其次，在不同的动机下会产生不同的结果，例如一般商品的价格总是下降的趋势，如果上市公司想增加本年度的利润，采用先进先出法就可以合法提高公司的利润。 需要注意的是，先进先出法需要大量的运算工作，因此在手工的操作模式下是不现实的，这也是加权平均法产生的根源。

1.3.8 统计分析
“统计分析”功能模块用于统计和分析企业的经营数据，供企业决策者作为决策依据。常用的子功能如图1.9所示。
图1.9 “统计分析”功能模块
统计分析的功能就是对企业的历史数据进行统计分析，以直观的形式表现出来，最好可以用图表的形式表现出来，如图1.10和图1.11所示。以上列举的只是一小部分功能，例如还有商品时段销售对比、门市店时段销售对比等。
图1.10 同一商品时段销售对比
图1.11 门市店销售分析对比

小知识 二八(ABC)分析方法
19世纪意大利经济学家帕列托的发现：社会约80%的财富集中在20%的人手中，而80%的人只拥有20%的社会财富。这种统计的不平衡性在社会经济及生活中无处不在，这就是二八法则，即80%的结果(例如，产出、酬劳、销售)，往往源于20%的原因(投入、努力、商品)。对应到流通企业，就是20%的商品(客户)大致产生了80%的销售额和毛利，因此需要找出这些重点品种和重点客户，从而更好的发挥它们的优势。ABC分析和二八分析原理是一致的，只不过ABC分析把结果分为了3个等级，而二八分析只分为两个等级。

1.3.9 零售管理
流通企业可大致分为批发企业和零售企业，零售企业又分为单门店企业和连锁企业。对于零售企业，其自身的特点必然导致进销存系统与批发企业的系统不一致。最大的区别就是零售销售的界面，还有连锁门市店的管理。零售管理包括的子功能模块如图1.12所示。

图1.12 “零售管理”功能模块
各子功能模块实现的功能分别为：
“零售收款”用于门市店的POS收款管理。如前所述，零售企业的销售不管东西卖给了谁，也不会产生应收款。而由于顾客收款排队的原因，需要保证最快的收款速度，因此“零售收款”的功能要简单便捷，通常只需要输入商品的货号、数量和收款的总金额就可以了。

“班次结帐”用于零售企业的结帐管理。零售企业一般都是分班次销售的，一天一个班次或两个班次，班次的人员间交班前需要将收款的金额点清，并和计算机统计的金额一致后，选择“班次结帐”功能，确定并清除该班次的收款信息，将其放入历史，从而实现顺利交班。
“销售日报统计”用于统计零售企业日销售的信息，内容包括日期、部门、组别、收款机号、货号、班次、销售数量、应收金额、实收金额、库存单价等。
“连锁要货申请”用于连锁门市店向配送中心请求配货，内容包括编号、部门、组别、货号、数量、日期、申请人、申请说明、回复等。
“连锁来货入库”用于连锁门市店在接收到配送中心的货物时作入库确认处理。
“会员管理”用于管理企业的会员信息，可以增加新会员、维护现有会员信息、查询会员消费明细、设置会员折扣等。
“数据传输”用于连锁门市店、配送中心和企业总部之间的数据传输，传输的操作应该简单安全。

1.3.10 系统管理
系统管理是每个系统都必须具备的功能，包括的子功能模块如图1.13所示。由于这部分功能比较通用，在后面的实例中我们将不再详细介绍。

图1.13 “系统管理”功能模块
各子功能模块实现的功能分别为：
“参数设置”用于设定系统定义的一些基础参数或开关。
“权限设置”用于设置各操作员使用系统的权限，为了方便设置，一般的应用系统都是可以将操作人员分组的，将通用的权限赋予整个组，个别的权限单独赋予个人，这样可以大大减少权限管理的工作量。
“数据备份”用于备份系统数据库。
“数据恢复”用于恢复系统数据库。
“日志管理”用于维护系统的使用日志。一个好的应用系统会对任何操作员进行的所有操作进行日志记录，“日志管理”可以查询、导出和删除历史的日志。
“更改密码”供用户更改自己的密码。

文章来源：秘奥软件网，中小企业信息化领跑者！全国咨询热线：400-9908-527_www.misall.com