进销存管理系统功能分析

目前进辅存管理亲统被广泛地宣传,推广,为7开发出完善的进销存管理系统,使该系统被广大户所认可,本文详细阐述一个完善的进关键词;销存;垫查整蕉垄一体中图分类号:319文献栋识码目前,会计电算化软件已由核算型管理型向决策型过渡.会计电算化的深入发展,为企业信息化建设提供了很好的经验,推动了企业管理软件市场的发展.随着这些财务软件公司的用户不断增加,用户除了对会计软件本身功能的需求外,也提出了对进销存,生产计划管理等一系列的需求,所以一个庞大的管理软件市场也就形成了,而在这个庞大的管理软件市场中,进销存管理系统则被更广泛地宣传.

作为完善的进销存系统应该具备哪些功能呢?

一,进销存系统的范围,不仅应该包括商品购销的直接业务,如采购,入库,出库,销售和库存管理,还应包括和购销业务紧密相关的合同管理,客户管理,往来管理和税金管理(主要是指增值税)等.只有这样,进销存系统才是一个完整的,自含的,构成信息循环的整体.缺少其中的任何一环节,都将造成系统内大量效据的重复录入,同时大量管理数据因无法向其它环节传递而无法使用,大大降低系统的管理效率.甚至导致系统无法正常运转.如传统的库存商品核算软件以入库单,出库单为系统的入,出口,只管理库存状态.一方面入,出库单只能靠人工输入,另一方面则根本无法反映进销存系统的核心内容——采购,销售业务过程和状况.因此,进销存系统必须突破单纯的库存管理而向采购,销售的业务环节延伸.企业的购销过程一方面以购销台同为依据或参考,另一方面又和款项收付,往来管理等资金管理业务不可分韵.如果说,购销业务处理缺少合同管理尚且无关紧要,但若设有相关的收付款业务和往来管理,则购销过程中最重要的结算和信用控制将无从谈起,同时,后续的应收,应付明细核算信息都只能重复输入了另外,增值税核算和管理的一切数据都源于购销环节,因此,进铕存系统中应对增值税更进一步的管理.

二,进销存系统应该是"业务,财务一体化"系统,即必须同时反映和处理业务,财务等多种状态.事实上,不仅商品库存有财务库存,业务库存和仓库库存三种状态,商品采购,商品销售,以至于应收帐款,应付帐款等都有业务和财务的不同的状态,反映着截然不同的管理意义,即财务状态反映的是一种静态的结果,这是财务软件处理的唯一对象,而业务状态则反映的是惑的过程,这正是业务软件处理的核心内容.蚶软件址以事后输入为基本特征的,因此仅作为财务软件开发的进销存系统不仅存在因大量业务单据的集中重复输入而带来的"瓶颈难关.更存在由此而产生的数据状态不一致所引收稿日期999一—1作者简升修世军,男,辽宁丹东^,中南财经大学会计系毕业.现为辽宁财政高等专科学技计算机系教师一58,●,研睨●,一1,8才撇谶婶特化出2000年第2期辽宁财专学报第2卷总第8期起的处理结果错误这一难以解决的问题同样一些单纯以业务管理为目标的进销存或类似软件,由于没有必要的财务核算信息,在各业务处理环节也没有为后续的财务核算作好数据准备,无法输出完整,正规的财务核算帐簿,甚至不能为此提供数据接口,同样也不能为企业用户所接受.因此,进销存系统要管好业务,财务的各种状态,关键在"一体化"."业务,财务一体化"的真正内涵是整个系统以业务处理为人口和核心,各种业务在计算机上直接完成,自动产生各种业务单据,自动进行各种业务核算,同时,各种业务数据自动向财务处理环节传送.据以进行相应的财务明细核算和汇总核算

三,进销存系统应该是"多环节一体化"的整体系统.进销存系统的范围如前所述,包括购销业务及相关的各环节.这些环节间数据互为因果,任何环节一方面接受其它环节的数据,一方面也为其它环节提供数据,因此,进销存系统是一个多入口,多出口的网状关联的整体系统如入库单和采购发票就是相互调用的关系,既可以根据采购发票自动产生入库单,也可以根据入库单自动产生采购发票;出库单和销售发票也是互为因果关系,既可以根据出库单自动产生销售发票,也可以根据销售发票自动产生出库单;商品购销和往来管理也是互为因果的关系,一方面往来帐款的当前余额监控购销业务的发生,另一方面购销业务又产生往来核算的明细记录.在软件设计上,任何割裂环节间数据关联的做法,都将使系统的自动化程度和处理效能大打折扣."多环节一体化"的根本在于系统内部的数据关联必须是一个整体,因此,一体化并不影响软件结构上的模块化.进销存系统可以分解为易于维护的多个相对独立,甚至独立运行的子系统,但在内部的数据联系上,则必须是一体的这是进销存系统和单环节,单任务,没有整体处理效应的简单的软件组合体的本质区别.

四,进销存系统必须是一个动态的过程控制系统.进销存系统的主要处理对象是营销业务过程,而业务的发生具有动态,并发,时序的特征.具体表现为:一方面系统的数据和工作状态都处于变化之中,最典型的如库存量的变动,任何入库,出库业务都将改变销售商品的可供量,从而制约着销售业务的发生,因此,这些变动必须得到及时的反映;另一方面,业务发生的时序反映着不同的业务内容,从而具有不同的管理意义,如采购结算和商品入库的不同次序,分别反映着在途商品和到货未付款两种不同的业务进销存系统的根本作用和意义就在于及时反映这种"变化和最新状态.以便操作和管理人员进行业务过程的控制.

进销存系统的动态特征,应该在以下几个方面得到体现:
1.动态处理:包括所有的业务都必须在发生的当时,在计算机上直接得到处理,包括所有的帐簿登记过程都必须在单据确认的同时完成.因此,至少在业务处理环节,不允许出现成批事后登帐的功能.这一点和财务软件的集中过帐处理有着本质的区剐
2.动态控制:即必须保证在业务发生的任何环节,能够取得用于控制,影响或证明该业务发生的合理性,正确性的必要信息.同时,对于当前业务的直接或间接后果给以足够的警示,并允许动态调整干预.
3.动态分析:必须保证随时提供最新的管理所需要的各种核算,统计,分析资料,以备作出更好的预策.

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