店开在比勒陀利亚,旧收银系统用了五六年,越来越卡,打算换。别的都还好说,最麻烦的是会员卡:有两百多张卡里还存着钱,少的几十兰特,多的上千。
有人跟我说余额太小的干脆清零算了,客人也不一定记得。我有点犹豫,这样做行吗?要带过去又该怎么带?
余额要原样带过去:在南非这是持卡人的钱,CPA 规定三年内不得作废。关店后导出、核总数、一次补进。
店开在比勒陀利亚,旧收银系统用了五六年,越来越卡,打算换。别的都还好说,最麻烦的是会员卡:有两百多张卡里还存着钱,少的几十兰特,多的上千。
有人跟我说余额太小的干脆清零算了,客人也不一定记得。我有点犹豫,这样做行吗?要带过去又该怎么带?
不能清零,一分都要带过去。
在南非这不只是诚信问题:Consumer Protection Act 第 63 条规定,预付卡、储值卡、购物券这类东西,在余额用完或者发出满三年之前不会过期,没用掉的那部分属于持卡人。换系统不是作废的理由,客人哪天拿卡来,你得认。
建议这么换:
1. 定一个切换日。那天关店后,旧系统停止充值和消费,导出最后一份会员清单:卡号、姓名、电话、余额。积分单独一列——积分规则新旧系统未必一样,可以另算,但余额必须一兰特不差。
2. 先对总数。导出来的表,余额加起来是多少,跟旧系统里显示的储值余额合计对一下,对上了再往下走。
3. 新系统里建卡。卡类型选储值卡,卡号沿用旧卡号,客人不用换卡、不用重新登记。
4. 补余额。余额能不能随会员资料一起导进去,还是要逐张做一笔期初充值,要看你旧系统导出来是什么格式。如果走前台「储值卡充值」来补,千万别在营业班次里做——不然那一班会凭空多出几万兰特的「充值收款」,收银员交班怎么也对不上。
5. 补完再对一次。新系统里余额合计跟第 2 步的数一致,再随手抽十张卡,开门后客人来消费时顺口确认一下余额。
还有两点要心里有数:MISAll 里每张卡的消费总金额和总次数是系统自动累计的、不能手改,所以新系统会从零开始累计,旧的消费历史就留在那份导出表里存档;另外这两百多张卡里的钱,账上是你欠客人的货,不是收入。
旧系统导出来那份表要是看不懂、拿不准对不对得上,可以加微信 18588769116(电话同号)约个关店后的时间,让技术远程连上,切换那晚陪你一起导、一起把总数核平。
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